Инструкция по работе с документами на web-платформе для Modern-Expo

1 Введение

Данная инструкция описывает порядок ведения полного документооборота с сетью Modern Expo.

2 Формирование Предзаказа

Что бы сформировать документ «ПредЗаказ», перейдите в раздел Создать — Заказ. В созданном документе укажите Тип документа — Предзаказ.

../_images/modern_expo_instruction_01.png ../_images/modern_expo_instruction_02.png

В открытой форме, все поля обозначенные красной звёздочкой * обязательны для заполнения.

  1. Номер заказа — указывается номер документа.

  2. Дата заказа - дата заказа, автоматически указана текущая дата.

  3. Дата доставки — необходимо указать желаемую дату доставки товара.

  4. № договора — договор основание.

  5. Валюта — валюта, в которой будет воспроизведен расчет.

  6. Получатель — информация, кто является получателе документа.

  7. Покупатель — информация, кто является покупателем товара.

  8. Место доставки — информация, куда необходимо доставить товар.

  9. Поставщик — выбрать контрагента, кто является поставщиком.

После того, как все обязательные поля заполнены, необходимо Сохранить документ.

../_images/modern_expo_instruction_03.png

После сохранения документа, появляется возможность внизу документа добавить товарные позиции.

../_images/modern_expo_instruction_04.png

Нажмите кнопку «Добавить позицию». Откроется окно «Выбор позиции», который доступен с товарного справочника (необходимо, что бы он был заполнен). Для документа можно добавлять неограниченное количество товарных позиций.

../_images/modern_expo_instruction_05.png

Так же присутствует возможность загрузить данные по товарным позиция с шаблона. Для этого необходимо скачать шаблон, его заполнить и загрузить в систему.

../_images/modern_expo_instruction_06.png

Обязательными полями в шаблоне являются поля, выделенные зеленым цветом, как на примере ниже.

../_images/modern_expo_instruction_07.png

После того, как все данные в документ внесены, его необходимо Сохранить. После сохранения появится кнопка Отправить, при нажатии на которою выполняется отправка заказа контрагенту.

После того, как документ будет отправлен, он будет обработан поставщиком. В ответ на него поставщик сформирует документ: - Подтверждение заказа - ordrsp, - Уведомление об отгрузке — desadv. Все полученные документы на платформе будут отображаться в одной цепочке, как на изображении ниже.

../_images/modern_expo_instruction_08.png

Необходимо создать, подписать и отправить Поставщику Товарную спецификацию.

3 Товарная спецификация

Следующим этапом является создание и отправка коммерческого документа Товарная спецификация, для его создания зайдите в ранее отправленный документ «Подтверждение заказа». В открывшемся документе нажмите «Сформировать» - «Товарная спецификация»

../_images/modern_expo_postavschuk_instruction_08.png

В созданном документе «Товарная спецификация» основные данные подтянутся из документа основания. Обязательные для заполнения поля будут подсвечены красной звездочкой *.

../_images/modern_expo_postavschuk_instruction_09.png

После заполнения всех обязательных полей нажмите «Сохранить».

Обратите внимание, если какое-то обязательное поле будет незаполнено, то возле этого поля отобразится уведомление.

../_images/modern_expo_postavschuk_instruction_10.png

Заполните данное поле, после чего нажмите повторно «Сохранить». Так как данный документ является юридически значимым перед его отправкой на него необходимо наложить электронно цифровую подпись. Ознакомится с инструкцией по подписанию документа Вы можете по ссылке . Далее данный документ Товарная спецификация со своей стороны должен подписать Ваш контрагент-Поставщик.

После этого на основании документа «Уведомление об отгрузке» (desadv) необходимо сформировать документ «Уведомление о приеме» (recadv).

4 Уведомление о приеме (recadv)

Для формирования «Уведомление о приеме» (recadv) необходимо открыть документ-основание «Уведомление об отгрузке» (desadv) и нажать кнопку Сформировать — «Уведомление о приеме».

../_images/modern_expo_instruction_09.png

Если товар был принят не в полном объеме, Вы формируете коммерческий документ «Акт про виявлені недоліки» (документ формируется на основании Уведомления о приеме). Для этого зайдите в отправленный документ, нажмите Сформировать — Акт о выявленных недостатках. После заполнения его обязательно необходимо подписать ЭЦП и отправить на подпись поставщику. Завершающим этапом в электронном документообороте является формирование и отправка поставщиком документа Товарная накладная .

Важно

Внимание! При необходимости Вы можете передать поставщику документ с вложением. Для этого зайдите в отправленный ранее документ и нажмите сформировать — Универсальный документ.

../_images/modern_expo_instruction_10.png

Заполните обязательные поля, отмечены красной звездочкой *.

../_images/modern_expo_instruction_11.png

После чего загрузите необходимый файл и выполните отправку документа. Данный документ можно отправить как не подписанным, так и с наложенными ЭЦП.

../_images/modern_expo_instruction_12.png