Документообіг з мережею «АТБ» на платформі EDI Network 2.0: «Міжнародні перевезення»

Зміст:

• Документообіг з мережею «АТБ» на платформі EDI Network 2.0: «Міжнародні перевезення»

  • Вступ

  • 1 Формування «Замовлення» (ORDER). Сторона мережі «АТБ»

  • 2 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDER). Сторона Постачальника

  • 3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Сторона Постачальника

  • 4 Формування «Універсального документа» (CONDRA). Сторона Постачальника

  • 5 Формування «Універсального документа» (CONDRA). Сторона: мережа «АТБ»

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «АТБ» на платформі EDI Network 2.0 за схемою передбаченою для міжнародних перевезень. В документообігу приймають участь наступні документи:

• Замовлення

• Підтвердження замовлення

• Повідомлення про відвантаження

• Універсальний документ

Загальна схема документообігу:

1 Формування «Замовлення» (ORDER). Сторона мережі «АТБ»

Для формування «Замовлення» (ORDER) користувачу мережі «АТБ» в меню сервісу потрібно натиснути кнопку «Створити» та обрати документ «Замовлення» (для зручності можливо скористатись пошуком за назвою документа):

У відкритій формі документа всі обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *.

1. Відправник - дані відправника документу (мережі) - заповнюються автоматично; не підлягають редагуванню;

2. Одержувач - дані одержувача (постачальника), для зручного пошуку контрагента натисніть на кнопку з іконкою лупи ;

3. Тип документа - поле для вибору типу: Оригінал замовлення, Заміна, Видалення, Фіктивність замовлення, Передзамовлення, Замовлення на послугу/маркетинг;

4. № - номер замовлення;

5. від - дата підтвердження, за замовчуванням вказана поточна дата;

6. Постачальник - заповнюється за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

7. Покупець - заповнюється за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

8. Місце доставки - заповнюється за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

9. Поставка відбудеться - дата та час доставки;

10. За договором на поставку № - номер договору на поставку.

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Позиції можна заповнити вручну (кнопка «+Додати») або «Завантажити позиції з Excel» файлу.

При ручному введенні через форму через кнопку «+Додати» товарні позиції заповнюються з товарного довідника (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Завантажити позиції списком можливо за допомогою .XLS файлу Excel. Для коректного заповнення таблиці можливо скористатись шаблоном (кнопка «Зберегти шаблон Excel» для скачування шаблону у форматі .xls). Відкрийте та заповніть файл Excel. Колонки виділенні зеленим кольором - обов’язкові для заповнення! Деякі стовпці мають підказки до заповнення - наведіть курсор у верхній куток назви стовпця для відображення підказки:

Для завантаження заповненого файлу на платформу натисніть на кнопку «Завантажити позиції з Excel» та виберіть у новому вікні збережений файл.

При необхідності змінити чи доповнити дані по позиціям, змініть данні у файлі .XLS та завантажке на платформу повторно. Позиції оновляться відповідно до файлу.

Важливо

У разі неправильного заповнення .XLS файлу Excel, при завантаженні з’явиться повідомлення про помилку з указанням рядка, який необхідно відкоригувати. При додаванні позиції, яка вже була додана, також зявиться попередження з указанням штрихкоду позиції.

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ потрапляє в папку «Чернетки»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані»:

2 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDER). Сторона Постачальника

Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження. Документ відображається у «Вхідних» (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів для мережі «АТБ» за допомогою кнопки «Створити документ» (документ створиться автоматично):

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

1. Одержувач - дані одержувача (мережі), не підлягають редагуванню

2. Підтвердження замовлення - поле для вибору типу: Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення;

3. № - номер підтвердження замовлення;

4. від - дата підтвердження замовлення, за замовчуванням вказана поточна дата;

5. Покупець - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

6. Постачальник - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

7. Місце доставки - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ().

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Товарні позиції переносяться з Замовлення: їх можна додати, змінити, підтвердити/відхилити чи видалити.

Всі зміни за позиціями тільки після узгодження з мережею!

Після того, як товарні позиції будуть обрані (відмічені чекером) над ними доступні наступні «Дії над вибраними» : Буде доставлено або Відмовлено. У колонці Дії - відображається статус дії в обраній позиції. Можливі наступні статуси: Буде доставлено, Зміни кількості, або Відмовлено.

Постачальник може редагувати позиції, наприклад, у випадку коли необхідно змінити кількість підтвердженого товару. Для цього внесіть кількість товару, що підтверджується в колонці Підтверджена кількість. Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити».

Увага

Підтверджена кількість товарних позицій не може перевищувати зазначену в «Замовленні»!

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2).

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням».

3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Сторона Постачальника

Для формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), за яким потрібно зробити відвантаження (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів для мережі «АТБ» за допомогою кнопки «Створити документ» (документ створиться автоматично):

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Примітка

Документ «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) підтримує версійність (на рівні одного ланцюжка документів). Якщо мережа відхиляє сформовану ТТН, необхідно переробити весь ланцюжок документів, починаючи з «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). При заміні документа (номер документа зберігається) потрібно збільшувати значення «Версії» документа на одиницю (n+1).

1. Одержувач - дані одержувача (мережі), компанія;

2. Повідомлення про відвантаження № - номер «Повідомлення про відвантаження»;

3. від - дата «Повідомлення про відвантаження», за замовчуванням вказана поточна дата;

4. Доставка буде проведена - дата і час доставки;

5. Версія - версія документа. Числове значення вказується автоматично і не може бути меншим за версію попередніх «Повідомлень про відвантаження» (DESADV) в ланцюжку документів;

6. Постачальник - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

7. Покупець - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

8. Місце доставки - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

9. Повідомлення на замовлення № / від - номер/дата «Замовлення» в ланцюжку документів;

10. За накладною № / від - номер/дата накладної. Номер «первинного» документа на паперовому носії повинен співпадати з номером накладної!

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

Важливо

Увага! Номер вказаної накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Також повинні збігатись перелік товарних позицій (які були замовлені), їх кількість, що постачається. Система автоматично заповнює значення за позиціями з раніше відправленого документа «Підтвердження замовлення», на основі якого був створений документ «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Можливо вносити зміни в кількість і ціну позицій.

Всі зміни за позиціями тільки після узгодження з мережею!

Важливо

Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Увага

Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в «Замовленні»!

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити».

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2).

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із «Замовленням» і «Підтвердженням замовлення».

---

Якщо у користувача (Постачальника) є доступ до сервісу «ЕТТН», то за допомогою вже відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) можливо створити та відправити в Мережу документ «ТТН»:

Примітка

Якщо у Вас до цього не була створена компанія, то Ви отримаєте сповіщення «Необхідно створити компанію» та система автоматично відкриє сторінку створення нової компанії в «Особистому кабінеті» платформи (Налаштування / Компанії) - детальніше в інструкції.

Увага

Для формування ТТН поля Номер і Дата «Замовлення» (ORDER), Номер і Дата «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) є обовʼязковими до заповнення (в ТТН -> блок «Додаткові дані» -> Тип). Для формування нової ТТН: відповідні поля Номер і Дата документів «Замовлення» (ORDER) і «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) повинні відрізнятись між собою згідно налаштувань Вантажоодержувача.

При цьому деякі поля створюваного документа автоматично заповнюються полями з документа підстави («Повідомлення про відвантаження» (DESADV)):

Кількість створених ТТН на підставі одного DESADV необмежено. Детальніше про створення ТТН за посиланням.

Важливо

Вимоги для використання функціоналу створення ЕТТН на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV):

• для акаунта відправника DESADV підв’язана компанія-вантажовідправник, в якій заповнені місто та адреса;

• поточний користувач підв’язаний під знайдену компанію-вантажовідправника;

• для GLN-ів з DESADV заповнено ЄДРПОУ (varEdrpouCode) / ИНН (varInnCode);

• в знайденій компанії-вантажоотримувача заповнені місто та адреса;

• GLN з DESADV відноситься до адреси знайденої компанії-вантажоотримувача;

• в знайденій адресі компанії-вантажоодержувача заповнені місто, вулиця, код КОАТУУ (заповнюється автоматично при наявності адреси компанії).

4 Формування «Універсального документа» (CONDRA). Сторона Постачальника

Для формування «Універсального документа» (CONDRA) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) лівою кнопкою миші та створити «Універсальний документ» (CONDRA) в блоці ланцюжка документів для мережі «АТБ» за допомогою кнопки «Створити документ» (документ створиться автоматично):

У відкритій формі «Універсального документа» (CONDRA) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

1. Одержувач - дані одержувача (мережі), компанія;

2. Універсальний документ № - номер «Універсального документа»;

3. від - дата «Універсального документа», за замовчуванням вказана поточна дата;

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

Для зручності комунікації, вкажіть Тип документа, вибравши його зі списку.

Через кнопку «Оберіть файл» можливо обрати та додати файл (наприклад, сертифікат) з вашого з локального носія:

Примітка

Увага! Додати можливо будь-який 1 файл розміром до 5 МБ!

Після вибору й завантаження файлу, біля кнопки відобразиться назва файлу у вигляді посилання, по якому можливо скачати файл для перегляду.

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2) без підписання.

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку разом із пов’язаними документами.

5 Формування «Універсального документа» (CONDRA). Сторона: мережа «АТБ»

За потреби мережа «АТБ» може зформувати у відповідь «Універсальний документ» (CONDRA) разом з запропонованими правками і коментарями.

Підказка

Процес формування документа не відрізняється і описаний в розділі вище .

---

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua