Документообіг за схемою «Епіцентр Online» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція Постачальника

Зміст:

• Документообіг за схемою «Епіцентр Online» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція Постачальника

  • Вступ

  • 1 Вхід на платформу

  • 2 Обробка вхідного «Резерву товару» (PRDRSRVN) Постачальником

  • 3 Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

  • 4 Створення та відправка «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

  • 5 Створення та відправка «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE_DRN) на підставі надісланого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

    • 5.1 Підписання та відправка «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN)

  • 6 Створення та відправка «е-ТТН» на підставі надісланої «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE_DRN)

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу за схемою «Епіцентр Online» на платформі EDI Network 2.0. В типовому документообігу приймають участь наступні документи:

• Резерв товару (PRDRSRVN)

• Замовлення (ORDER)

• Підтвердження замовлення (ORDRSP)

• Повідомлення про відвантаження (DESADV)

• Видаткова накладна (DOCUMENTINVOICE_DRN)

• Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН)

• Повідомлення про прийом (RECADV)

• Акт розбіжностей (DOCCORINVOICE)

• Накладна на повернення (DOCUMENTINVOICE_NP)

Документообіг здійснюється між трьома Учасниками, де ініціатором виступає Покупець-Вантажоодержувач (Мережа «Епіцентр»).

Загальна схема документообігу:

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі за допомогою Email. Змінити пароль, електронну пошту чи інші Ваші особисті дані можливо в Вашому «Профілі користувача».

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

2 Обробка вхідного «Резерву товару» (PRDRSRVN) Постачальником

Розглянемо обробку вхідного «Резерву товару» (PRDRSRVN) з боку Постачальника в сервісі «EDI Network». Для цього потрібно перейти у «Вхідні» та вибрати «Резерву товару» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку):

Після ознайомлення з документом Ви можете відправити у відповідь транзакцію, попередньо вказавши кількості за позиціями в табличній частині документа (колонка «Підтверджена кількість»):

Підказка

На формі перегляду можливо одразу виконати типові для сервісу дії з документом.

Також за допомогою кнопки «Дії над вибраними» можливо обрати (відмітити чекером) позиції, за якими можливо Прийняти всю кількість (Підтверджена кількість = Кількість на резерві) або Відхилити позиції (Підтверджена кількість =0):

Підказка

В табличній частині при натисканні на піктограми ^ / ˅ в колонці номера позиції, то у Вас відкриється детальна інформація про позицію.

Після заповнення колонки «Кількість на резерв» можливо «Відправити» транзакцію:

Після відправки кожної транзакції в документі відображається історія змін за документом, де вказується тип події (детальніше за посиланням):

За вказаними значеннями в «Резерві товару» (PRDRSRVN) Мережа формує та відправляє «Замовлення» (ORDER).

3 Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

Щоб сформувати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі «Замовлення» (ORDER) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Вхідні» і обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника та Одержувача - це Ваші дані та дані Вашого Контрагента, що заповнюються з документа підстави автоматично і не підлягають редагуванню.

За замовчуванням Тип документа зазначається як «Підтвердження замовлення»; за потреби Тип документа можливо переобрати з випадаючого списку: Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення:

Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача.

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), на базі якого був створений даний документ.

Блоки Додаткова інформація та Рампи (інформація про умови та час відвантаження) є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Ціна без ПДВ та Підтверджена кількість товару прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

При редагуванні Підтвердженої кількості позиції (Замовлена кількість та Підтверджена кількість відрізняються) її статус автоматично змінюється на «Зміна кількості»:

За замовчуванням всі табличні позиції «Будуть доставлені» (колонка Дія). Для зміни даних підтвердження поставки потрібно обрати (відмітити галочкою) позиції в таблиці та в «Дії над вибраними» обрати: «Буде доставлено» або «Відмовлено»:

Після чого Підтверджена кількість за «Відмовленими» позиціями буде рівною нулю. В колонці Дії - буде відображатись поточний статус дії за позиціями. Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:

4 Створення та відправка «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» ().

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), як початкового документа.

За накладною № - номер накладної.

Важливо

Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

Важливо

Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із попередніми документами:

5 Створення та відправка «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE_DRN) на підставі надісланого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

«Видаткова накладна» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) може бути сформована на підставі надісланого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Для формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) потрібно перейти в папку «Надіслані» та обрати документ-підставу (для зручності можливо скористатись пошуком):

Для формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) натисніть «Створити документ» в блоці ланцюжка документів:

При цьому автоматично відкривається форма «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN):

У відкритій формі «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) майже всі поля документа можуть бути заповнені автоматично з пов’язаного документа-підстави та Товарного довідника (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *).

Підказка

Номер контракту / Дата контракту - поля, що заповнюється автоматично з документа-підстави («Повідомлення про відвантаження» (DESADV) / «Замовлення» (ORDERS) / «Повідомлення про прийом» (RECADV)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору поставки» з цим контрагентом (Довідники-> Довідник договорів) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):

Також можливо «Додати» новий договір (після відправки документа дані договору зберігаються автоматично):

Про необхідність заповнення та інші помилки в табличній частині документа Ви будете проінформовані (вказується номер позиції та невідповідність), а також рядок позиції виділяється помаранчевим кольором:

Підказка

Табличне значення поля «Код категорії ПДВ» залежить від «Ставки ПДВ»:

• якщо «Ставка ПДВ»= 20 / 19 / 16 / 14 / 7 / 2 %, то «Код категорії ПДВ»=Стандартний;

• якщо «Ставка ПДВ»= 0%, то «Код категорії ПДВ»=Нульовий або Звільнений (від податку).

Для внесення змін (коригування) в позиції потрібно натиснути на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити» (повернути видалені позиції можливо за допомогою кнопки «+Додати»):

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого можливо «Підписати» (2):

5.1 Підписання та відправка «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN)

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Після підписання «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. «Гіпермаркет» Епіцентр зі своєї сторони переглядає та підписує документ.

6 Створення та відправка «е-ТТН» на підставі надісланої «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE_DRN)

Для створення «е-ТТН» на підставі «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE_DRN) в сервісі «EDI Network» Вантажовідправнику потрібно перейти у «Надіслані» та вибрати «Видаткову накладну» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку):

Підказка

Також доступне створення «Електронної товарно-транспортної накладної» (е-ТТН) на підставі кількох (1-100) надісланих «Видаткових накладних» від одного контрагента.

У відкритому документі натисніть «Створити документ» в блоці ланцюжка документів «Товарно-транспортна накладна» (ETTN):

Після чого відкриється форма редагування документа «е-ТТН», що вже буде містити дані з обраної «Видаткової накладної» (дані майбутнього Вантажоодержувача (контрагента), пункт розвантаження, перелік супровідних документів на вантаж, відомості про вантаж):

Документ готовий до доповнення/редагування (логіка наповнення форми ідентична до процесу заповнення/редагування даних чернетки «е-ТТН», створеної з «нуля»).

Після того, як Ви доповните/відредагуєте форму «е-ТТН» документ можливо «Зберегти», «Підписати» та «Надіслати».

Важливо

Під час життєвого циклу «е-ТТН» може виникнути необхідність обробки супутнього «Акту розбіжності про вантаж». Після того, як «Епіцентр Online» НЕ знайде відміностей між фактичною поставкою та значеннями, вказаними в надісланій «Видатковій накладній» (DOCUMENTINVOICE_DRN) Мережа підписує «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE_DRN) та формує й відправляє «Повідомлення про прийом» (RECADV). Після цього документообіг вважається завершеним!

Попередження

Якщо «Епіцентр Online» помічає відмінності між фактичною поставкою та значеннями, вказаними в надісланій «Видатковій накладній» (DOCUMENTINVOICE_DRN), то Мережа НЕ підписує «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE_DRN), а відправляє «Акт розбіжностей до ВН» (DOCCORINVOICE_CVN), що потребує підписання з Вашої сторони. Після того, як Ви підпишете «Акт розбіжностей до ВН» (DOCCORINVOICE_CVN) «Епіцентр Online» підписує зі своєї сторони «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE_DRN) та створює, підписує і відправляє «Накладну на повернення» (DOCUMENTINVOICE_NP). «Накладна на повернення» (DOCUMENTINVOICE_NP) також потребує підписання з Вашої сторони. Документообіг завершується «Повідомленням про прийом» (RECADV) від «Епіцентр Online».

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua