Робота з конвертами сервісу WhiteDoc ################################################################### .. есть картинки с главной инструкции сервиса .. |structed| image:: pics_Work_with_WD/Work_with_WD_039.png .. |external| image:: pics_Work_with_WD/Work_with_WD_038.png .. |clock| image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_010.png .. |comment| image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_011.png .. |arrow| image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_015.png .. |stamp| image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_016.png .. |link| image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_021.png .. |roll_back| image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_020.png .. |print| image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_028.png .. role:: red .. role:: underline .. contents:: Зміст: :depth: 7 --------- Вхід ================================================ WEB сервісом підтримуються **Google Chrome** та **Safari** браузери тому для роботи з документами рекомендовано використовувати саме їх. Для входу до сервісу платформи необхідно перейти за посиланням https://edo.whitedoc.ua/login . При переході за вказаним посиланням відкриється вікно авторизації. Необхідно ввести Вашу електронну пошту, пароль користувача і натиснути **"Увійти"**: .. image:: pics_Work_with_WD/Work_with_WD_002.png :align: center За проставленої відмітки **"Запам'ятати мене"** вводити дані наступного разу самостійно вже не буде потреби (браузер це зробить автоматично). .. hint:: Нові користувачі можуть самостійно пройти "Реєстрацію" і долучитись до сервісу (детальніше в нашій `інструкції `__). .. _envelope-statuses: **1 Статуси конвертів** ================================================ В сервісі WhiteDoc для конвертів передбачені наступні статуси: * **Чернетка** - створений, але ще не відправлений конверт (доступний до редагування); * **В обробці** - відправлений конверт, що ще чекає на дії заповнення/підписання зі сторони контрагентів-учасників; * **Очікує на вас** - відправлений конверт, очікує на дії заповнення/підписання з Вашої сторони; * **Завершено** - кінцевий статус конверта; усі дії з документами (заповнення/підписання) виконано; * **Скасовано** - кінцевий статус конверта; один з контрагентів-учасників відхилив конверт; * **Прострочено** - кінцевий статус конверта; сплинув строк чинності конверта (налаштування шаблону). .. _create-envelope: **2 Формування та відправка конверта** ================================================ Для створення конверта потрібно мати підготовлений шаблон згідно якого і буде створено конверт. .. tip:: Перед початком роботи з конвертами рекомендовано ознайомитись з інструкцією по роботі з `шаблонами `__. Створюється конверт за допомогою кнопки **"Новий конверт"** (відображається в правому верхньому куті у всіх основних розділах сервісу): .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_001.png :align: center Після чого в попап вікні потрібно обрати шаблон в зручний для Вас спосіб: * з нещодавно використаних; .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_002.png :align: center * за номером UUID: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_003.gif :align: center * з бібліотеки шаблонів: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_004.png :align: center .. image:: pics_Work_with_WD/Work_with_WD_204.png :align: center Після чого згідно шаблону автоматично створюється конверт (чернетка) разом з документами і відкривається форма для його заповнення (можуть бути випадки, коли створений конверт не потребує заповнення зі сторони відправника): .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_029.png :align: center Форма конверта складається з деталей конверта та самих документів (2), що створюються згідно шаблону. В лівій частині екрану є зручний показчик перебування (1). Конверт-чернетку можливо **"Закрити"** в будь-який момент чи **"Зберегти"** (3), якщо в нього заповнені поля "Тема" та "Повідомлення". Після збереження чернетки з'являється кнопка для її видалення (**"Видалити"**). .. hint:: В збереженій чернетці можливо обмінюватись коментарями |comment| (`детальніше про функціонал Коментарів `__) В правому нижньому куті відображається кнопка (4) (**"Далі"** чи **"Відправити"**), що одночасно інформує про заповненість конверта (готовність до відправки) та є підказкою, що вказує на необхідність заповнення конкретних полів в документах конверта. В сервісі є два типи документів: **структуровані** [2]_ та **зовнішні** [1]_. Робота з наповненням **структурованого документа** [2]_ базується на: 1) роботі з текстом / таблицями / зображеннями за допомогою панелі візуального редактора - незмінна частина; 2) додаванні `Полів `__, що повинні чи можуть бути заповнені учасниками документообігу. .. image:: pics_Work_with_WD/Work_with_WD_225.png :align: center .. important:: До **зовнішнього документа** [1]_, що вже містить область для додавання файлу можливо додати лише такі `Поля `__, як **Підпис** та **ЕЦП**. Сильна сторона **зовнішнього документа** [1]_ - це простота! .. image:: pics_Work_with_WD/Work_with_WD_226.png :align: center Після того, як всі обов'язкові поля будуть заповнені і конверт буде готовий до відправки кнопка **"Далі"** міняється на **"Відправити"**: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_007.png :align: center При натисканні на **"Відправити"** потрібно підтвердити дію відправки: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_008.png :align: center Відправлений конверт змінює свій статус на "В обробці", показується наступний порядок обробки конверта, а також є можливість одразу начіпити на конверт **"Новий ярлик"**: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_009.png :align: center Також у формі відправленого конверта можливо ознайомитись і експортувати в PDF **"Протокол подій"** (|clock|) - усіх дій, виконаних контрагентами з цим конвертом: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_012.png :align: center Після того, як документообіг **"Завершено"** (статус конверта) в формі перегляду конверта відображається кнопка |arrow| **"Завантажити конверт"**. .. _work-with-inbox: **3 Робота з вхідними конвертами** ================================================ Для Учасника документообігу, що на даному етапі обробки конверта виконує дію, конверт відображається в статусі "Очікує на вас": .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_030.png :align: center В залежності від назначеної на Учасника `Ролі `__, у відкритому конверті Учаснику будуть підсвічені червоні поля для Заповнення чи `Підписання `__: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_031.png :align: center Або ж потреба в **Погодженні** / **Відхиленні** конверта: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_032.png :align: center Конверт, що потребує **Погодження** при позитивному рішенні (**"Погодити"**) потрапляє на наступний етап обробки або переходить в статус "Завершено". **Делегування** - функція, що дозволяє передати назначену відправником дію на іншого контрагента. Для використання цієї функції в шаблоні, за яким створювався конверт, мають бути вимкнені налаштування **"Заборонити делегування"** (детальніше про `налаштування шаблонів `__). Учасник, що має "активну" роль, на своєму етапі обробки може **"Делегувати"** свою дію на іншого Учасника: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_033.png :align: center Для цього потрібно вказати назву чи UUID мейлбокса: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_034.png :align: center При цьому в шаблоні ствоюється помітка: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_035.png :align: center Тепер цю дію в цьому конверті має виконати новий вказаний Учасник (отримує конверт у "Вхідні"). Поки ця дія не виконана Учасник, який делегував цю дію, може **"Відмінити"** делегування. .. _template-reject: **3.1 Відхилення конверта** ----------------------------------------------- Відправлений конверт в статусі "В обробці" чи "Очікує на вас" (на стороні поточного заповнювача/підписанта) можливо **"Відхилити"**: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_013.png :align: center Для відхилення конверта обов'язково потрібно вказати причину відхилення і підтвердити відхилення: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_014.png :align: center Після чого документ змінює свій статус на "Скасовано", а причина відхилення відображається учасникам в детялях конверта: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_026.png :align: center Документообіг завершено. .. _envelope-download: **4 Завантаження конвертів** ================================================ .. attention:: **"Завантажити конверти чи окремі документи"** можливо лише після завершення документообігу! Завантажити чи розрукувати окремі документи можливо при перегляді конверта (кнопки |arrow| та |print|): .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_027.png :align: center доступне масове завантаження конвертів з журналу документів. Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку **"Завантажити"**: .. image:: pics_Work_with_WD/Work_with_WD_141.png :align: center Конверти завантажуються у вигляді zip-архівів (найменування архіву = Темі конверта). Кожен з архівів містить каталоги (найменування=назві документа) для кожного документа, а також протокол подій конверта (AuditTrail.pdf). * Кожен каталог стуктурованого документа |structed| містить: * Якщо документ не потребував підпису: * оригінал документа в xml форматі ({назва документа}.xml); * оригінал документа в pdf форматі ({назва документа}.pdf). * Якщо документ підписувався (ЕЦП чи електронно-чорнильним підписом): * оригінал документа в xml форматі ({назва документа}.xml); * оригінал документа в pdf форматі ({назва документа}.pdf); * сертифікат підписання документа ({назва документа}.підписи.pdf). Сертифікат містить детальну інформацію по електронному документу (ідентифікатори шаблону, конверта, документа, назви, кількість підписантів, дату, посилання на електронну версію документа) та дані про всі підписи і всіх підписантів; * форма для друку, що включає в себе оригінал документа + сертифікат підписання цього документа ({назва документа}.форма для друку.pdf). Якщо документ підписувався ЕЦП, то друкований макет додатково містить візуалізацію до всіх підписів в вигляді печаток на документі: |stamp|; * підписаний xml-документ ({назва документа}.xml.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів; * підписаний pdf-документ ({назва документа}.pdf.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів. * Кожен каталог зовнішнього документа |external| містить: * Якщо документ не потребував підпису: * оригінал документа-вкладення. * Якщо документ підписувався ЕЦП: * оригінал документа-вкладення; * сертифікат підписання документа ({назва документа}.підписи.pdf). Сертифікат містить детальну інформацію по електронному документу (ідентифікатори шаблону, конверта, документа, назви, кількість підписантів, дату, посилання на електронну версію документа) та дані про всі підписи і всіх підписантів; * підписаний документ-вкладення ({назва документа}.{формат вкладення}.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів. .. _comments: **5 Коментарі** ================================================ Функціонал дозволяє обмінюватись контрагентам повідомленнями, відповідати на уточнюючі питання, прикріпляючи коментарі до конкретної частини документа. Відкрити/закрити панель коментарів можливо за допомогою кнопки |comment| при перегляді конверта: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_017.png :align: center Для того аби додати коментар потрібно виділити частину відкритого документа і правою кнопкою миші натиснути **"Коментувати"**: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_022.gif :align: center Коментар потрапляє у вкладку "Відкриті", де лише у його створювача є можливість його відредагувати / видалити / вирішити (коментар потрапляє у вкладку "Вирішених" питань): .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_018.png :align: center У кожного коментаря є прив'язка - посилання на абзац (кнопка |link|), за допомогою якого легко знайти частину потрібного документа, до якого був зроблений коментар: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_023.gif :align: center Учасники контрагенти можуть відповідати на коментарі за допомогою кнопки **"Відповісти"** та **"Зберегти"**. При цьому всі "відповіді" зберігаються під коментарем, до якого вони були сформовані в хронологічному порядку: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_024.png :align: center Для того аби була можливість переглянути всю переписку до конкретного коментаря чи згорнути її можливо скористатись відповідними кнопками **"Показати більше"** / **"Показати менше"**. Коментар потрапляє у "Вирішені" разом з усіма "відповідями" до нього. У створювача початкового вирішеного коментаря є можливість перенести коментар з відповідями з "Вирішених" у "Відкриті" кнопкою |roll_back| **"Відкрити знову"**: .. image:: pics_Work_with_Envelope/Work_with_Envelope_019.png :align: center ------------------------------ .. [#] Зовнішній документ призначений для внесення файлу одним з учасників документообігу. Допускається додавання файлу-вкладення в форматі pdf, doc, docx, xls, xlsx, xml, dbf, txt, rtf, png, jpg, jpeg, zip не більше 5МБ (загальний розмір конверта при цьому не повинен перевищувати 25 МБ). В зовнішній документ можливо додати поля "ЕЦП" (інші поля не підтримуються). .. [#] Структурований документ може включати в себе текст та `стандартні поля WhiteDoc `__ (детальніше за посиланням). ------------------------------ .. include:: /_constant/kontakti.rst