Формування Комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)


Вступ

Дана інструкція описує порядок формування, підписання та відправки Комерційного документа «Видаткова накладна».

Важливо

Увага! Для коректного формування документа Видаткова накладна (Comdoc), необхідно заповнити Товарний довідник. Ви можете переглянути Інструкцію щодо заповнення довідника.

Видаткова накладна (Comdoc)

Перед початком роботи з «Видатковою накладною» необхідно заповнити всі реквізити, які будуть відображатися в документі з боку постачальника.

Далі, перейдіть в розділ «Налаштування» (у правому верхньому куті):

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_01.png

Натисніть на закладку «Мої компанії» і виберіть GLN, з якого буде відбуватись відправка документів.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_02.png

У вікні з’явиться Форма для заповнення необхідних реквізитів документа. Всі поля, позначені червоною зірочкою * є обов’язковими для заповнення.

Важливо

Увага! Зверніть увагу, що реквізити заповнюються українською мовою і повинні відповідати інформації в реєстраційних документах компанії.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_03.png

Формування документа Видаткова накладна

Створити видаткову накладну можливо трьома способами:

  1. На підставі Замовлення (ORDERS)

  2. На підставі Повідомлення про відвантаження (DESADV)

  3. На підставі Повідомлення про прийом (RECADV)

*Рекомендується формувати документ «Видаткова накладна» (COMDOC) на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV).*

Нижче наведено приклад формування Витратною накладної на підставі відправленого документа, Повідомлення про відвантаження (DESADV).

Для формування документа Видаткова накладна, необхідно перейти в розділ “Відправлені”.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_04.png

Відкрити документ «Повідомлення про відвантаження» і натиснути кнопку «Сформувати», потім вибрати зі списку документ “Видаткова накладна

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_05.png

Заповнення документа Видаткова накладна

У відкритому документі, необхідно заповнити обов’язкові дані, позначені червоною зірочкою * , в кожному з блоків.

Перший блок містить інформацію про номер Комерційного документа, дату його складання і деталі договору.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_06.png

Другий блок містить інформацію про: тип документа, який свідчить про співпрацю (договір); дату складання; його номер.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_07.png

Третій блок містить інформацію про одержувача Комерційного документа, дані заповнюються автоматично з документа підстави.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_08.png

Четвертий блок містить інформацію про відправника Комерційного документа, дані заповнюються автоматично на підставі даних компанії в налаштуваннях.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_09.png

Дев’ятий блок містить інформацію про товарні позиції, які поставляються.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_10.png

Даний блок містить такі колонки:

  • Найменування – дані заповнюються автоматично з документа підстави

  • Штрихкод - дані заповнюються автоматично з документа підстави

  • Код УКТЗЕД - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

  • Кількість - дані заповнюються автоматично з документа підстави

  • Од. Вим. - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

  • Ціна без ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

  • Ціна з ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

  • Артикул покупця - дані заповнюються автоматично з документа підстави

  • Артикул продавця- дані заповнюються автоматично з товарного довідника

Після внесення всіх даних в документ, переконайтеся в їх коректності та натисніть кнопку “Зберегти”.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_11.png

Підписання документа Видаткова Накладна

Після Збереження документа, його необхідно підписати Електронно-Цифровим підписом (ЕЦП).

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_12.png

Для первинного налаштування ЕЦП, дочекайтесь завантаження сторінки, а потім натисніть кнопку “Зчитати ключ”.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_13.png

Потім, в блоці налаштування ЕЦП, натисніть на зображення ключа і виберіть з каталогу, де зберігаються Ваші секретні ключі, відповідний файл.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_14.png

Види файлів електронно-цифрового підпису

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_15.png

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секрентних ключів мають розширення .jks:

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_16.png

Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секрентних ключів мають найменування Key-6.dat:

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_17.png

Після вибору секретних ключів, введіть паролі під кожним з них, а потім натисніть кнопку “Зчитати ключі

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_18.png

При коректному зчитуванні ключів, в блоці “ЕЦП” з’явиться інформація про власників ключів. Після перевірки інформації натисніть кнопку “Підписати”.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_19.png

Після підписання натисніть на кнопку “Відправити”.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_20.png

Статуси відправлених документів

Після відправки відповідних документів, торговельна мережа обробляє їх і присвоює їм статуси. Статуси відображаються в розділі «Відправлені», навпроти кожного документа.

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_21.png

Якщо документ коректний, навпроти нього, буде зображений статус у вигляді іконки иконка-инфо (знак інфо).

Якщо в документі були допущені помилки, навпроти нього буде зображений статус у вигляді іконки иконка-статус-1 (знак оклику).

Детальну інформацію про статус документа, можна дізнатися, клікнувши на іконку, після чого, з’явиться інформаційне вікно з текстом статусу.

Приклад коректного статусу:

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_22.png

Приклад некоректного статусу:

../_images/formirovanie_Rashodnoj_nakladnoj_23.png

Отримавши такий статус, необхідно виправити помилки, зазначені в повідомленні і відправити документ повторно.

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua