Інструкція по роботі з комерційними документами (налаштування підписання)

Для налаштування підпису окремої процедури проводити не потрібно. Усі налаштування та додавання файлового ключа здійснюються при першому підписанні.

1 Створення та відправка комерційного документа

Розглянемо приклад створення комерційного документу на web-платформі (його можливо створити «з нуля» або на підставі іншого документу):

  • Для створення комерційного документу «з нуля» потрібно натиснути кнопку «Створити» та вибрати зі списку комерційний документ, наприклад «Видаткову накладну»

../_images/dodavannyu_klyuchiv024.png

  • Для створення комерційного документу на підставі іншого документу потрібно перейти в документ-підставу, при перегляді якого в верхній частині єкрану буде представлений запропонований перелік документів, які можливо створити на основі розглядаємого документу

../_images/dodavannyu_klyuchiv025.png

Розглянемо приклад на основі «Видаткової накладної»

  1. Для відправки комерційного документа необхідно створити комерційний документ: відкрийте необхідний документ та в доступному списку документів для створення натисніть “Видаткова накладна”:

../_images/dodavannyu_klyuchiv6.png

  1. Заповнити всі обовʼязкові поля комерційного документа, які позначені червоною зірочкою *, наприклад «Номер документа» є обов’язковим полем:

../_images/dodavannyu_klyuchiv026.png

  1. Обовʼязково «Зберегти» необхідний документ

  2. Натиснути кнопку «Підписати»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_07n.png

Далі у модальному вікні потрібно обрати файл (2) і ввести пароль (1):

../_images/dodavannyu_klyuchiv_01n.png

Після чого натиснути кнопку «Додати»:

../_images/dodavannyu_klyuchiv_02n.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться вибрана особа, від імені якої буде здійснено підписання (кнопка «Підписати»):

../_images/dodavannyu_klyuchiv_03n.png

Якщо у користувача додано кілька ключів, можливо здійснювати вибір ключа для підписання лівою кнопкою миші:

../_images/dodavannyu_klyuchiv_19n.png

Важливо

Підписання «Комерційних документів» (COMDOC), «Товарних накладних» (DOCUMENTINVOICE) та «Коригувань до товарних накладних» (DOCCORINVOICE) можливо здійснювати необмеженою кількістю ключів, однак документ не може бути підписаний одним підписом/печаткою більше одного разу

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/dodavannyu_klyuchiv_04n.png

Після підписання документу інформація щодо підписанта відображається в блоці «Дані про підписантів». Для відправки документу необхідно натинути на кнопку «Відправити».

../_images/dodavannyu_klyuchiv_05n.png ../_images/dodavannyu_klyuchiv_06n.png

Комерційний документ додається в папку «Вихідні»:

../_images/dodavannyu_klyuchiv023.png

2 Робота з вхідним комерційним документом

2.1 Підписання

Одержувачу необхідно:

  1. Відкрити папку «Вхідні»

  2. Вибрати необхідний документ

../_images/dodavannyu_klyuchiv_11n.png

Вхідний документ потребує підписання (при перегляді документу тікети на схемі — «не активні»)

../_images/dodavannyu_klyuchiv_12n.png

  1. Натиснути кнопку «Підписати і відправити у відповідь»

  2. Додати ключ для підписання (за необхідністю)

  3. Вибрати ключ для підписання та натиснути кнопку «Підписати» комерційний документ

../_images/dodavannyu_klyuchiv_03n.png

Важливо

Після натискання кнопки «Підписати та відправити у відповідь» комерційний документ відразу відправляється одержувачу без можливості редагування документа

Після відправки наступний тікет в схемі документообігу стане «активним», користувачу стає доступна функція створення «Запиту на анулювання».

../_images/dodavannyu_klyuchiv_13n.png

2.2 Відмова від підписання

Для відмови від підписання комерційного документа необхідно:

  1. Відкрити папку «Вхідні»

  2. Вибрати необхідний документ

  3. Натиснути — «Відмова від підписання»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_08n.png

  1. Додати ключ для підписання (за необхідністю)

  2. Ввести текст відмови, вибрати необхідний ключ та натиснути — «Підписати»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_09n.png

Після підписання документообіг завершено, про що свідчить червоний колір тікета:

../_images/dodavannyu_klyuchiv_10n.png

Важливо

Після відмови від підписання комерційний документ відразу відправляється одержувачу без можливості редагування підпису

2.3 Анулювання

Для подачі запиту на анулювання підписаного комерційного документа необхідно:

  1. Відкрити папку «Вхідні» або «Вихідні»

  2. Вибрати необхідний документ

Важливо

Для подачі запиту на анулювання комерційний документ повинен бути підписаний (другий тікет в схемі документообігу — «активний»)

../_images/dodavannyu_klyuchiv_13n.png

  1. Натиснути — «Запит на анулювання»

  2. Додати ключ для підписання (за необхідністю)

  3. Ввести текст анулювання, вибрати необхідний ключ та натиснути — «Підписати»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_14n.png

Запит на анулювання відправлено, про що свідчить жовтий колір наступного тікета в ланцюжку.

../_images/dodavannyu_klyuchiv_15n.png

2.4 Підтвердження

Важливо

Підтвердження запиту на анулювання комерційного документа формується на основі Запиту на анулювання

Для підтвердження запиту на анулювання підписаного комерційного документа необхідно:

  1. Відкрити документ у «Надісланих»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_16n.png

  1. Натиснути — «Підтвердження запиту на анулювання»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_17n.png

  1. Додати ключ для підписання (за необхідністю)

  2. Вибрати необхідний ключ та натиснути — «Підписати»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_03n.png

Запиту на анулювання підтверджено, документообіг завершено (останній тікет на схемі стане жовтого кольору):

../_images/dodavannyu_klyuchiv_18n.png

Служба Технічної Підтримки