Інструкція по роботі з сервісом «Є-Товар»



Вступ

«Є-Товар» - це комплексне електронне рішення, орієнтоване в першу чергу на швидкий пошук товарів та зручне створення електронних замовлень.

Сервіс «Є-Товар» дозволяє контрагентам виступати в якості Покупця (Дистиб’ютора) та Продавця (Виробника) в залежності від дій в сервісі. Дана інструкція описує порядок створення власного «Прайс-листа» (PRICAT) та формування «Замовлення» (ORDERS) на підставі «Прайс-листів» (PRICAT) інших користувачів сервісу «Є-Товар».

Примітка

Всі дані, наведені в Інструкції - фіктивні, використовуються тільки в якості прикладу.

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

../../_images/rabota_s_platformoj_06n.png

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі.

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс Є-Товар:

../../_images/Openprice_instruction_005.png

Бокове меню сервісу «Є-Товар» містить наступні розділи:

../../_images/Openprice_instruction_006.png
  • Доступні прайс-листи - розділ, в якому відображаються всі доступні прайс-листи користувачів сервісу «Є-Товар»;

  • Мій прайс-лист - розділ, в якому відображається Ваш (поточного GLN) «Прайс-лист» (PRICAT);

  • Масове завантаження - функціонал масового завантаження товарів в Ваш «Прайс-лист» (PRICAT);

  • Вхідні - всі вхідні документи для організації від контрагентів;

  • Надіслані - всі відправлені документи для організації до контрагентів;

  • Чернетки - всі документи які були створені, але не відправлені;

  • Архів - всі оброблені і архівні документи (перенесені в архів).

Окремо винесені фільтри документів по даті («Сьогодні», «Вчора»), а останній введений пошук зберігається платформою автоматично і при натисканні кнопки «Останній фільтр» він виконується повторно в тій папці («Вхідні» / «Надіслані» / «Архів» / «Рахунки» / «Договори/ДУ з КЕП»), в якій він був виконаний останнього разу (Вас буде переадресовано).

2 Робота з Покупцями (продаж)

Для того аби почати роботу з Вашими контагентами-Покупцями потрібно подати Ваш «Прайс-лист» (PRICAT): перейдіть у розділ «Масове завантаження» і ознайомтесь із правилами по створенню Вашого прайс-листа шляхом завантаження його в .xls форматі:

../../_images/Openprice_instruction_029.png

Додати власний прайс-лист можливо за допомогою кнопки «Завантажити з Excel» (2). Для коректного формування прайс-листа для початку завантажте шаблон за допомогою кнопки «Скачати шаблон Excel» (1). Автоматично почнеться скачування шаблону у форматі .xls

Важливо

Зверніть увагу! Видаляти, міняти місцями колонки в шаблоні не можна. Ви можете не заповнювати не обовязкові стовпці, але не видаляйте їх.

Відкрийте та заповніть файл Excel. Колонки виділенні зеленим кольором - обов’язкові для заповнення! Деякі стовпці мають підказки до заповнення - наведіть курсор на назву комірки для відображення підказки:

../../_images/Openprice_instruction_030.png

В шапці таблиці присутні фільтри, що дозволяють відібрати відображаємі значення.

Підказка

Значення комірок Категорія -> Група -> Підгрупа обираються послідовно з багаторівневого випадаючого списку:

../../_images/Openprice_instruction_048n.png

Обовязкові для заповнення в шаблоні дані:

  • Країна наявності товару

  • Категорія найменувань

  • Група

  • Підгрупа

  • Артикул

  • Найменування товару

  • Штрихкод

  • Одиниць в коробці

  • Ціна/од. без ПДВ, грн.

Підказка

Квота на замовлення - обмеження кількості одиниць певного товару, що може бути вказана при формуванні «Замовлення».

Після заповнення шаблону, збережіть його! Для завантаження прайс-листа на платформу натисніть на кнопку «Завантажити з Excel» та виберіть у новому вікні збережений файл.

Примітка

Якщо у користувача в акаунті не вказано контактної особи з типом «Відповідальний за прайс-лист», то у цього користувачач спочатку з’являється модальне вікно по додаванню контактної особи.

Якщо якусь з колонок заповнено некоректно, позиція зафарбується помаранчевим кольором, та з’явиться повідомлення про помилку, у якій буде вказано який саме стовбець потрібно виправити:

../../_images/Openprice_instruction_031.png

Якщо всі дані заповнено вірно, перед вами відобразиться список доданих товарів. Відмітьте чекером усі товари які ви хочете додати. Навіть якщо деякі позиції додані неправильно, ви все одно можете додати позиції без помилок:

../../_images/Openprice_instruction_032.png

Обрані позиції можливо «Опублікувати» - товари автоматично додаються до Вашого прайс-листа (розділ «Мій прайс-лист») поточного GLN.

Примітка

Зверніть увагу, що перш ніж «Опублікувати», ви можете перевірити та редагувати (pencil) дані кожної завантаженої позиції:

../../_images/Openprice_instruction_033.png

Підказка

«Країну наявності товару» можливо обрати зі списку, а заповнення опціонального поля «Область наявності товару» доступне лише за «Країна наявності товару»=Україна:

../../_images/Openprice_instruction_050.gif

Опубліковані позиції одразу відображаються у всіх Покупців та будуть діяти при формуванні «Замовлень». Про публікацію нових товарів відправляється повідомлення на e-mail з основними критеріями товарів та посиланням на прайс-лист компанії.

2.1 Перегляд та редагування Вашого «Прайс-листа»

Ваш «Прайс-лист» (PRICAT) поточного GLN з усіма діючими позиціями знаходиться в розділі «Мій прайс-лист». При переході в розділ відкривається нове вікно прайс-листа з усіма доданими позиціями, згрупованими за наступною ієрархією: Категорія -> Група -> Підгрупа продукції:

../../_images/Openprice_instruction_036.gif

Кожен зцих трьох рівнів натиснувши на назву можливо приховувати/відкривати для більш зручного перегляду / редагування / видалення. Для колонки «Назва» передбачене сортування значень за зростанням згідно правила: пустоти, числа (від 0 до 9), пробіли, спецсимволи, букви від А до Z, букви від А до Я та за зменшенням в оберненому порядку:

../../_images/Openprice_instruction_035.gif

Також за допомогою зручного рядка Пошуку (в верхній частині екрану) можливо відфільтрувати список товарів.

Для відображеня детальної інформації про товар натисніть на кнопку біля Артикула позиції:

../../_images/Openprice_instruction_037.png

Для редагування даних позиції потрібно натиснути мишкою на її назву, після чого відкриється модальне вікно з Даними позиції (поля відмічені червоною зірочкою * обовязкові до заповнення):

../../_images/Openprice_instruction_038.png

Підказка

«Країну наявності товару» можливо обрати зі списку, а заповнення опціонального поля «Область наявності товару» доступне лише за «Країна наявності товару»=Україна:

../../_images/Openprice_instruction_050.gif

Можливо видалити конкретні позиції (кнопка смітник) чи повністю «Видалити» прайс-лист (дії потребують підтвердження):

../../_images/Openprice_instruction_034.png ../../_images/Openprice_instruction_041.png

За допомогою кнопки «Моя контактна особа» можливо додати новий чи відредагувати вже існуючий контакт з типом «Відповідальний за прайс-лист», що буде відображатись контрагентам при перегляді Вашого «Прайс-листа» (всі Ваші контакти можливо переглянути/відредагувати/видалити в акаунті):

../../_images/Openprice_instruction_045.png

В викикаючому pop-up вікні обов’язково потрібно вказати ПІБ контакту (ввести вручну та «Застосувати введене значення» чи обрати зі списку користувачів (працює пошук)), мобільний номер телефону, обрати зі списку посаду та «Зберегти» контакт.

Якщо контакт з типом «Відповідальний за прайс-лист» вже існує, то при натисканні на кнопку «Моя контактна особа» відкривається вже заповнене pop-up вікно для редагування:

../../_images/Openprice_instruction_046.png

3 Робота з Продавцями (купівля)

Після вибору сервісу автоматично відображається сторінка з усіма доступними «Прайс-листами» (PRICAT) в сервісі «Є-Товар» («Доступні прайс-листи»):

../../_images/Openprice_instruction_007.png

У таблиці відображається коротка інформація про Продавця (Назва, ЄДРПОУ, GLN), вказується область чи країна наявності товару, Група товару.

За допомогою зручного рядка Пошуку (в верхній частині екрану) можливо відфільтрувати потрібних контрагентів за назвою/ЄДРПОУ/GLN компанії, країною/областю доступності товару чи ієрархією товару (Категорія -> Група -> Підгрупа):

../../_images/Openprice_instruction_049.gif

Увага

Для пошуку/фільтрації можливо вказати лише один параметр. Для того аби «Скинути відібрані Прайс-листи» потрібно натиснути на кнопку non в пощуковому рядку.

Для більш детального ознайомлення зі змістом будь-якого документа в журналі можливо скористатись кнопкою «Переглянути прайс-лист» у відповідній колонці навпроти обраного Продавця:

../../_images/Openprice_instruction_012.png

Відкриється нове вікно прайс-листа з усіма доданими позиціями, згрупованими за наступною ієрархією: Категорія -> Група -> Підгрупа продукції:

../../_images/Openprice_instruction_013.gif

Кожен зцих трьох рівнів натиснувши на назву можливо приховувати/відкривати для більш зручного перегляду і подальшого формування «Замовлення» (ORDERS). Для колонки «Назва» передбачене сортування значень за зростанням згідно правила: пустоти, числа (від 0 до 9), пробіли, спецсимволи, букви від А до Z, букви від А до Я та за зменшенням в оберненому порядку:

../../_images/Openprice_instruction_014.gif

Також за допомогою зручного рядка Пошуку (в верхній частині екрану) можливо відфільтрувати список товарів.

При натисканні на кнопку «Контакти продавця» можливо переглянути контактні дані відповідальної особи:

../../_images/Openprice_instruction_047.png

Для відображеня детальної інформації про товар натисніть на дані позиції:

../../_images/Openprice_instruction_017.gif

Якщо Продавець повідомляє своїх Покупців про залишки на складі, тобто відправляє в Прайс-листі свої дані про залишки продукції, то ці значення відображаються в бланку в колонці Залишок. Неможливо оформити більшу кількість товару, ніж Залишок, навіть якщо не встановлена Квота на замовлення (максимальна кількість товару в одному замовленні, встановлена Продавцем):

../../_images/Openprice_instruction_015.png

Помітки Новинка!, Акція! та Самовивіз! додає Продавець.

3.1 Створення «Замовлення» за «Прайс-листом»

Для створення Замовлення (ORDERS) необхідно заповнити ствопці Кількість одиниць та Кількість коробок враховуючи встановлені Продавцем квоту на замовлення та залишок товарів:

../../_images/Openprice_instruction_016.png

В сервісі EDIN «Є-Товар» автоматично для всіх обраних позиції та для всього документа Замовлення (ORDERS) розраховуються значення:

  • Загальна кіл-ть позицій в замовленні = кількість блоків в POSITION в Замовленні (ORDERS)

  • Загальна кіл-ть коробок = сума всіх значень BOXESCOUNT в Замовленні (ORDERS)

  • Загальна кіл-ть палет = сума всіх значень PALLETS в Замовленні (ORDERS)

  • Загальна вага замовлення = сума всіх значень множників WEIGHT * BOXESCOUNT в Замовленні (ORDERS)

  • Сумма замовлення з ПДВ = сума всіх значень множників ORDEREDQUANTITY * PRICEWITHVAT в Замовленні (ORDERS)

  • Сума замовлення без ПДВ = сума всіх значень множників ORDEREDQUANTITY * ORDERPRICE в Замовленні (ORDERS)

Ви можете Зберегти введену інформацію та повернутись до Замовлення (ORDERS) пізніше (для продовження оформлення Замовлення потрібно повторно відкрити прайс-лист Продавця):

../../_images/Openprice_instruction_018.png

Після того, як товари обрано (вказана кількість одиниць або кількості коробок) можливо «+Створити замовлення»:

../../_images/Openprice_instruction_019.png

Увага

При створенні Замовлення система перевіряє вказані значення і повідомляє про невідповідності, які потрібно виправити для створення документа (перевищищення вказаного значення за квотами чи кількості товару на залишку в Продавця):

../../_images/Openprice_instruction_020.png

При введених значеннях, що відповідають квотам/залишку в Продавця при «+Створенні замовлення» відкривається фома «Форма замовлення», на якій потрібно заповнити всі поля, позначені червоною зірочкою * - обов’язкові до заповнення:

../../_images/Openprice_instruction_021.png
  • №* - доступно для редагування (за відсутності відмітки);

  • від* - вкажіть дату замовлення;

  • Дата доставки* - вкажіть дату доставки;

  • Місце доставки - виберіть місце доставки з випадаючого списку;

  • Умови відвантаження - виберіть умови відвантаження з випадаючого списку;

  • Постачальник - GLN Продавця з прайс-листа, недоступно для редагування;

  • Покупець - GLN Покупця з прайс-листа, недоступно для редагування;

  • Валюта: грн - недоступно для редагування;

  • Тип документа: Оригинал - недоступно для редагування.

../../_images/Openprice_instruction_004.gif

Після перевірки та заповнення основих даних документа його можливо Надіслати:

../../_images/Openprice_instruction_001.png

Відправлений документ відображається в папці «Надіслані» (детальніше за посиланням).

4 Перегляд «Замовлення»

В залежності від ролі користувача-учасника (Покупець / Продавець) документ Замовлення (ORDERS) потрапляє в «Надіслані» (для Покупця) чи у «Вхідні» (для Продавця), наприклад:

../../_images/Openprice_instruction_022.png

В цих каталогах Замовлення (ORDERS) недоступне до редагування, його можливо лише переглянути, перевірити вказані дані (GLN Покупця, GLN Місця доставки, дату поставки…), табличну частину з товарними позиціями.

Для Покупця:

На формі перегляду документа можливо замінити дане Замовлення (ORDERS) «Новим» (1) - клонування змісту документа для його подальшого редагування - такий документ додається в ланцюжок документів автоматично (детальніше про інтеграцію з сервісом «EDI+ЮЗД»):

../../_images/Openprice_instruction_023.png

Для Продавця:

На формі перегляду документа можливо Ви можете створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), «Повідомлення про відвантаження» (DESADV), «Повідомлення про прийом» (RECADV), «Рахунок» (INVOICE), «Видаткову накладну» (COMDOC_006) (детальніше про інтеграцію з сервісом «EDI+ЮЗД»):

../../_images/Openprice_instruction_042.png

Не залежно від ролі Ви можете «Скачати» (2) Замовлення (ORDERS) у форматі .pdf, .xls, .xml, .zip або відразу відправити документ на «Друк».

В табличній частині відображається основна інформація для ознайомлення з усією інформацією, за товарною позицією предбачені кнопки / в «№» позиції та «Показти повністю» / «Згорнути» для всієї таблиці:

../../_images/Openprice_instruction_024.gif

Користувачі Продавця / Покупця, наприклад, співробітники бухгалтерії, зайшовши в відправлений документ, можуть додавати до нього свої Коментарі (видалити коментар неможливо):

../../_images/Openprice_instruction_025.gif

У журналі у «Вхідних» / «Надісланих» / «Архіві» документи з коментарями мають помітку (comment), при наведенні на яку відображається кількість коментарів:

../../_images/Openprice_instruction_026.png

4.1 Пошук транспорту (інтеграція з Lardi Trans)

При перегляді Замовлення (ORDERS) в сервісах «Є-Товар» чи «EDI+ЮЗД» є можливість «Знайти транспорт» в рамках програми інтеграції з логістичною платформою Lardi Trans:

../../_images/Transport_Search_001.png

При первинній реєстрації на веб-сайті нашого партнера Lardi Trans вам потрібно ввести токен авторизації (в вікні введення токена всі дії детально розписані в інструкції):

../../_images/Transport_Search_002.png

Вам потрібно ввести токен в вікно та «Зберегти»:

../../_images/Transport_Search_003.png

Підказка

За потреби завжди можливо «Змінити токен» на формі «Заявки на пошук танспорту».

При всіх подальших спробах «Знайти транспорт» токен вводити не потрібно (авторизація з Lardi Trans виконується автоматично). Далі відкривається модальне вікно «Заявки на пошук транспорту»:

../../_images/Transport_Search_004.png

Всі обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *. Вказуючи місцерозташування звідки та куди потрібно здійснити перевезення, а також типовий до перевезення вантаж виконується пошук - потрібно обрати знайдені значення:

../../_images/Transport_Search_005.gif

Після того, як Ви заповните даними всі обов’язкові поля заявки та погодитесь з правилами розміщення заявок до Lardi Trans заявку можливо «Опублікувати»:

../../_images/Transport_Search_006.png

Важливо

На одне «Замовлення» можливо оформити лише одну «Заявку на пошук транспорту»!

В «Замовленні» з «Заявкою на пошук транспорту» вказується статус заявки:

../../_images/Transport_Search_007.png
  • Опубліковано - заявка опублікована на платформі Lardi Trans;

  • Видалено - заявка видалена з платформи Lardi Trans;

«Замовлення» з «Заявками на пошук транспорту» помічаються в журналі документів «Вхідні» / «Надіслані» іконкою trans, а також для зручності їх легко знайти використовуючи Пошуковий рядок з ключем #ЗамовленняНаПеревезення:

../../_images/Transport_Search_008.png

При натисканні на кнопку «Заявку створено» в статусі Опубліковано відкривається модальне вікно з даними за якими було створено заявку. В формі можливо ознайомитись з даними пошуку транспорту, «Змінити токен», відправити заявку «В кошик» - видалити заявку з платформи Lardi Trans:

../../_images/Transport_Search_010.png

Підказка

«В кошик» «Заявка на пошук транспорту» відправляється в випадку, коли транспорт було знайдено або були допущені помилки при оформленні заявки. Після потрапляння «В кошик» «Заявка на пошук транспорту» змінює свій статус на Видалено. Також статус автоматично змінюється при видаленні/підтвердженні/блокуванні заявки зі сторони платформи Lardi Trans.

Після того, як «Заявка на пошук транспорту» потрапляє «В кошик» вона доступна до перегляду, її можливо «Відновити» (заявка повертається в статус Опубліковано) або безповоротно «Видалити»:

../../_images/Transport_Search_011.png

Підказка

Лише після видалення «Заявки на пошук транспорту» її можливо повторно створити (перезаповнити) для цього «Замовлення»!

5 Робота з EDI та ЮЗД

Користувачу доступна робота з наступними документами:

Для зручності документи логічно пов’язуються в так звані ланцюжки:

../../_images/Openprice_instruction_027.png

Далі представлені можливі схеми/комбінації документообігу (в дужках вказаний відправник документа):

  1. ORDERS (Покупець) -> ORDRSP (Продавець) -> DESADV (Продавець) -> RECADV (Покупець) -> INVOICE (Продавець)

  2. ORDERS (Покупець) -> ORDRSP (Продавець) -> DESADV (Продавець) -> COMDOC_006 (Продавець)

  3. ORDERS (Покупець) -> ORDRSP (Продавець) -> INVOICE (Продавець)

  4. ORDERS (Покупець) -> ORDRSP (Продавець) -> COMDOC_006 (Продавець)

  5. ORDERS (Покупець) -> ORDRSP (Продавець) -> RECADV (Покупець) -> INVOICE (Продавець)

  6. ORDERS (Покупець) -> DESADV (Продавець) -> RECADV (Покупець) -> INVOICE (Продавець)

  7. ORDERS (Покупець) -> DESADV (Продавець) -> COMDOC_006 (Продавець)

  8. ORDERS (Покупець) -> INVOICE (Продавець)

  9. ORDERS (Покупець) -> COMDOC_006 (Продавець)