Формування Товарної і Податкової Накладних


Вступ

Дана інструкція описує порядок формування Товарної накладної і Податкової накладної на web-платформі.

Важливо

Увага! Для коректного формування документів ТН и ПН, необхідно заповнити Товарний довідник. Ви можете подивитися Інструкцію щодо заповнення довідника.

Примітка

Увага! Завершеним ланцюжком документообігу з мережею, є відправлена Товарна накладна, з коректним статусом, плюс створена на підставі Товарної накладної і зареєстрована Податкова накладна.

Товарна накладна

Перед початком роботи з Товарною накладною и Податковою накладною необхідно заповнити всі реквізити компанії, ПІБ підписанта, а також дані ДПІ, в яку будуть відправлятися Податкові Накладні.

Заповнення реквізитів компанії

Далі, перейдіть в розділ «Налаштування» (у правому верхньому куті):

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_01.png

Натисніть на закладку «Мої компанії» і виберыть GLN, з якого відбуватиметься відправка документів.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_02.png

У формі заповніть поля обов’язкові для заповнення (відзначені червоною зірочкою * ).

Важливо

Зверніть увагу! Реквізити заповнюються українською мовою і повинні відповідати інформації в реєстраційних документах компанії.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_03.png

Методи створення Товарної накладної

Створити Товарну накладну можливо трьома способами:

  1. Через меню «Створити» вибрати Товарну накладну

  2. На підставі Замовлення (ORDER)

  3. На підставі Повідомлення про прийом (RECADV)

Рекомендується формувати комплект документів **Товарна накладна + Податкова накладна*, на підставі Повідомлення про прийом (RECADV).*

Нижче наведено приклад формування Товарної накладної на підставі Повідомлення про прийом (RECADV).

Для формирования документа комплекта документов, необходимо перейти в раздел “Входящие”.

Для зручності, відфільтруйте документи за «прочитаними», виберіть потрібну мережу і вкажіть тип документа «Повідомлення про прийом».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_04.png

Відкрити документ «Повідомлення про прийом» і натиснути кнопку «Сформувати», потім вибрати зі списку документ «Товарна накладна + Податкова накладна».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_05.png

Заповнення документа Товарна накладна

Першим сформованим документом буде Товарна накладна. У відкритому документі, необхідно заповнити обов’язкові дані, позначені червоною зірочкою *, в кожному з блоків.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_06.png

При перевірці внесених даних за товарними позиціями необхідно впевнитись, що обов’язково заповнене поле код УКТ ЗЕД. У разі, якщо поле не заповнено або заповнено некоректно, при збереженні документа буде виведено повідомлення, як на зображенні нижче:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_07.png

Для того, щоб поле з кодом УКТ ЗЕД за товарними позиціями при формуванні документа Товарна Накладна заповнювалось автоматично, необхідно перевірити коректність заповнення даних в Товарному довіднику.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_08.png

Підписання документа Товарна Накладна

Після збереження документа, його необхідно підписати Електронно-Цифровим підписом (ЕЦП).

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_09.png

Для первинного налаштування ЕЦП, дочекайтеся завантаження сторінки, а потім натисніть кнопку «Зчитати ключі».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_10.png

Потім, в блоці налаштування ЕЦП, натисніть на зображення ключа і виберіть з каталогу, де зберігаються Ваші секретні ключі, відповідний файл.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_11.png

Види файлів електронно-цифрового підпису

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_12.png

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секрентних ключів мають розширення .jks:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_13.png

Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секрентних ключів мають найменування Key-6.dat:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_14.png

Після вибору секретних ключів, введіть паролі під кожним з них, а потім натисніть кнопку “Зчитати ключі

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_15.png

При коректному зчитуванні ключів, в блоці “ЕЦП” з’явиться інформація про власників ключів. Після перевірки інформації натисніть кнопку “Підписати”.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_16.png

Після підписання натисніть на кнопку “Відправити”.

Статуси по Товарній накладній

Після відправки відповідних документів, торговельна мережа обробляє їх і надає їм статуси. Статуси відображаються в розділі «Відправлені», навпроти кожного документа.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_17.png
  • «Документ переданий партнеру» - товарна накладна коректна.

  • «Документ переданий на ящик партнера» - товарна накладна коректна.

  • «Правильний канал не знайдено. Немає з’єднання з партнером» - в товарній накладній зазначений некоректний GLN одержувача і покупця.

  • «Помилка конвертації на вихідний формат» - є помилка у формі заповнення товарної накладної. Деякі поля були не заповнені або заповнені некоректно.

У разі виникнення подібної помилки прохання звертатися за адресою ел. пошти support@edin.ua

Приклад коректного статусу:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_18.png

Приклад некоректного статусу:

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_19.png

Податкова накладна

Після формування і відправки Товарної накладної, форма Податкової накладної відкриється автоматично.

Дані в документі будуть заповнені автоматично на підставі Товарної накладної. У Податковій накладній необхідно заповнити порядковий номер.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_20.png

Після заповнення всіх даних, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити аналогічно Товарній накладній.

Документ буде доставлений на сервер ЄРПН і перевірений органом Державної Податкової Інспекції.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_21.png

Статус реєстрації Податкової накладної

Після перевірки документа органом Державної Податкової Інспекції, йому буде присвоєно статус.

На коректний документ надійде статус «Зареєстровано в ЄРПН і відправлено покупцеві».

На некоректний документ надійде статус «Помилка при реєстрації в ЄРПН».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_22.png

Щоб перевірити причину відмови в реєстрації Податкової накладної, необхідно зайти в відправлений документ і розшифрувати Квитанцію №1 відправлену органом ДПІ.

Для цього дочекайтеся завантаження даних в блоці «Квитанція №1» і натисніть кнопку «Зчитати».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_23.png

Якщо раніше, ключі ЕЦП не були налаштовані, для розшифровки квитанції необхідно налаштувати ключ «Шифрування».

Розшифрований документ можливо зберегти у форматі .PDF, завантажити в форматі .RPL або відобразити на платформі. Текст причини відмови в реєстрації Податкової накладної вказано в блоці «Виявлені помилки».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_24.png

Після аналізу помилок, сформуйте документ повторно і відправте ще раз.

Формування Товарної і Податкової накладної, через функціонал «Створити документ»

У разі, якщо від торгової мережі відсутній документ «Повідомлення про прийом», Товарну накладну необхідно сформувати самостійно через меню «Створити».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_25.png

Додавання товарних позицій

З випадаючого списку, виберіть документ «Товарна накладна». В сформованому документі всі реквізити необхідно ввести вручну, на підставі паперових документів.

Після внесення реквізитів в документ, потрібно ввести товарні позиції. Для цього натисніть кнопку «Додати позицію».

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_26.png

У формі, що з’явилася, заповніть всі обов’язкові поля, позначені червоною зірочкою *. Після внесення даних збережіть зміни.

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_27.png

Зверніть увагу, що для того, щоб поле «код УКТ ЗЕД» при виборі товарної позиції заповнювалось автоматично, дані необхідно заповнити в Товарному довіднику.

Після додавання всіх товарних позицій, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити в торговельну мережу.

Ця процедура, аналогічна пункту «Підписання документа Товарна Накладна» даної інструкції.

Формування Податкової накладної

Перейдіть в розділ «Відправлені», знайдіть і відкрийте раніше відправлену «Товарну накладну»..

../_images/formirovanie_Tovarnoj_i_Nalogovoj_nakladnoj_28.png

У відкритому документі натисніть кнопку «Сформувати», потім виберіть зі списку документ «Податкова накладна».

Дані в документі будуть заповнені автоматично на підставі «Товарної накладної». У «Податковій накладній» необхідно заповнити порядковий номер.

Після додавання всіх товарних позицій, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити в торговельну мережу.

Ця процедура, аналогічна пункту «Підписання документа Товарна Накладна» даної інструкції.

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua