Робота Постачальника з сервісом Е-Сертифікати
Зміст:
Вступ
Інструкція описує порядок завантаження і поширення сертифікатів якості та додаткових документів до них на Порталі Сертифікатів.
1. Початок роботи на Порталі Сертифікатів Е-Сертифікати
На вкладці «Продукти та рішення» перейдіть в розділ Е-Сертифікати
В сервісі доступні наступні теки:
Доступні мені - сертифікати, до яких Вам надано доступ, та сертифікати, які були опубліковані контрагентами як загальнодоступні всім користувачам сервісу
Опубліковані - опубліковані Вами сертифікати
Чернетки - створені, але не опубліковані Вами сертифікати
Архів - Ваші архівні сертифікати, а також Ваші сертифікати із завершеним терміном дії
2. Додавання документа на Портал Сертифікатів вручну
Щоб додати сертифікат, натисніть на зелену кнопку «Додати сертифікат»:
2.1. Заповнення атрибутів Сертифікату
У формі, що з’явилася, необхідно заповнити обов’язкові поля, відмічені червоною зірочкою (*)
Номер сертифіката - номер, вказаний на сертифікаті
Дата видачі - дата видачі документа
Тип сертифіката - обреріть із доступного переліку тип документа
Вид сертифіката - оберіть потрібний вид (по періоду дії документа, за номером партії або об’єднані партії)
Дата початку - дата початку дії сертифікату
Далі, в залежності від обраного виду сертифіката, заповнюється поле Дата закінчення або Номер партії, на який виписаний документ. При виборі виду сертифікату «Об’єднані партії» поля Дата закінчення та Номер партії необов’язкові для заповнення.
За наявності інформації заповніть необов’язкові поля Артикул виробника, Номер ВМД, Коментар.
2.2. Завантаження файлів Сертифікату
Після натискання кнопки «Далі» відкривається форма для додавання сертифікату у вкладення. Клікніть для вибору файлу або перетягніть файл у форматі PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF (розмір файла небільше 7 мб).
Після завантаження файлу доданий сертифікат візуалізується. Для додавання до вкладень декількох сертифікатів натисніть кнопку «Додати файл» та оберіть файл для завантаження зі свого комп’ютера. Для перегляду завантажених файлів скористайтесь кнопками навігації по сторінках завантажень.
2.3. Підписання файлів Сертифікату
Після завантаження файлів сертифікатів Ви можете підписати ці документи КЕП. Підписання можливе також пізніше, коли створена картка сертифіката знаходиться в Чернетках. Для підписання сертифікату натисніть кнопку «Підписати».
Відкриється стандартне вікно вибору способу підписання документів. Оберіть потрібний спосіб підписання та натисніть кнопку «Підписати» у вікні.
Детальніше про різні варіанти підписання дивіться за посиланням
Після підписання на сертифікатах у вкладенні з’явиться водяний знак (Watermark) та до вкладень картки сертифікату буде додано Лист підписання.
Перейти до Листа підписання можна за допомогою кнопок навігації по сторінках вкладень:
2.4. Прив’язка товару до Сертифікату
Далі необхідно прив’язати сертифікат до товару, на який він виписаний. Для цього натисніть кнопку «Далі» у вкладеннях або перейдіть до вкладки «Пов’язані товари» в боковому меню:
Для додавання товару натисніть кнопку «Додати». У вікні, що з’явилося, заповніть необхідні параметри товару, виділені червоною зірочкою (*). Доступний пошук по штрихкоду з Товарного довідника. Якщо постачальник обирає знайдену по штрихкоду позицію, поля, присутні у вкладці «Пов’язані товари» (Штрихкод, Найменування, Артикул покупця, Артикул продавця, код УКТЗЕД), заповнюються з можливістю редагування. Після цього натисніть кнопку «Зберегти».
Можливе додавання декількох товарних позицій. Власнику сертифіката також доступна можливість редагувати внесені дані після натискання іконки 
або видалити введену товарну позицію за допомогою натискання іконки 
праворуч відповідної строки в таблиці пов’язаних товарів. Після заповнення всіх даних перейдіть до наступної вкладки «Пов’язані відвантаження».
2.5. Пов’язані відвантаження
На вкладці «Пов’язані відвантаження» власник сертифікату може вказати накладні на відвантаження. Для цього натисніть кнопку «Додати». У вікні, що відкрилося, заповніть номер та дату накладної, а також Покупця (в полі «Покупець» можливий пошук Контрагента по Назві, GLN або ІПН):
Для збереження внесених даних натисніть кнопку «Зберегти». За необхідності можна додати кілька накладних. Власнику сертифіката також доступна можливість редагувати внесені дані після натискання іконки або видалити введену накладну за допомогою натискання іконки праворуч відповідної строки в таблиці відвантажень:
2.6. Права перегляду для Сертифікату
Після цього відкрийте вкладку «Права перегляду», де зазначаються права перегляду сертифіката для інших користувачів. Оберіть потрібне з наступного:
Не вибрано - статус, при якому не можна опублікувати сертифікат, необхідно вибрати права перегляду
Публічний доступ - доступний для перегляду всім користувачам
Обмежений доступ - доступ тільки обраним користувачам або мережам
В разі вибору опції «Обмежений доступ» необхідно додати користувачів або мережі, яким буде доступний сертифікат, інакше сертифікат буде доступний для перегляду тільки Вам. Для цього натисніть кнопку «Додати».
На екрані з’явиться вікно, в якому за допомогою пошуку по GLN-номеру або назві мережі можна знайти компанії, для яких сертифікат буде доступний для перегляду.
Після того, як знайшли компанію за назвою або GLN, натисніть кнопку «Вибрати мережу». Натиснувши кнопку «Додати», можна додати ще компанії.
Зверніть увагу, при Обмеженому доступі до Сертифікату додавання компанії власника Сертифікату на вкладці «Права перегляду» заборонено!
Після заповнення всіх атрибутів Сертифікату натисніть кнопку «Опублікувати» (якщо вся потрібна інформація по Сертифікату вже внесена та сертифікат підписаний) або «Зберегти» (для збереження Сертифікату в Чернетках та подальшого редагування).
Увага
Після публікування Сертифіката редагувати можливо тільки права перегляду Сертифіката! Решта даних недоступна для редагування. Для опублікованих Сертифікатів можливо змінити доступ з Публічного на Обмежений і навпаки. При цьому для Сертифікату з Обмеженим доступом має бути заданий принаймні один GLN отримувача. Можливо видаляти та додавати GLN отримувачів для опублікованого Сертифіката з Обмеженим доступом.
3. Масове додавання документів
Щоб масово додати документ, потрібно попередньо підготувати необхідні файли, а саме заповнити шаблон і відсканувати необхідні документи в форматі PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF.
Для завантаження шаблону натисніть кнопку «Масове завантаження»
У вікні, що з’явилось, натисніть кнопку «Зберегти шаблон Exel»
Після цієї дії на Ваш комп’ютер буде завантажено файл шаблону у форматі Exel. Знайдіть цей файл в теці завантажень та відкрийте. Заповніть інформацію по сертифікатах в завантажений шаблон, попередньо видаливши дані, зазначені для прикладу (окрім заголовків стовбців):
Зверніть увагу на два аркуші в шаблоні! Дані для аркуша «Сертифікати»:
Тип сертифіката - в залежності від типу зазначеного в документі, необхідно вказати відповідний номер типу:
Сертифікат відповідності / визнання
Посвідчення / сертифікат якості
Декларація імпортера
Висновок СЕС
Декларація виробника
Карантинний сертифікат
Акт фітосанітарного контролю
Фітосанітарний сертифікат
Висновок фітосанітарної експертизи
Протокол лабораторних досліджень
Експертний висновок
Сертифікат типу
Сертифікат аналізу
Дозвіл на випуск / реалізацію
Висновок Держлікслужби
Сертифікат на СУЯ (ISO9001)
Паспорт якості
Звіт про виконання науково-дослідної роботи
Протокол випробувань
Декларація про відповідність ТР (технічного регламенту)
Декларація постачальника
Номер сертифіката - номер вказаний на сертифікаті;
Дата видачі - дата видачі документа в форматі «ДД.ММ.ГГ.ГГ»;
Вид сертифіката - для документа, виданого на період дії, вкажіть «1», для виданого на певну партію вкажіть «2»;
Далі, в залежності від виду сертифікату, заповнюються поля:
Дата початку дії і Дата закінчення дії або Номер партії, на який виписаний документ;
Зверніть увагу, для Виду сертифіката виданого на період - обов’язково вказувати дату закінчення, а для виданого на певну партію - Номер партії.
Артикул виробника - артикул вказаний виробником;
Номер ВМД, накладної - номер накладної до якої відноситься сертифікат;
Коментар - при необхідності можна додати додаткові відомості;
Назва файлу - в цьому полі необхідно вказати ім’я файлу для подальшого прикріплення до картки сертифіката. Зверніть увагу, що для одного документа допускається вказувати тільки одну назву файлу з розширенням. Наприклад «image (1) .jpg».
Після цього заповніть також аркуш «Прив’язка до товарів» шаблону, попередньо видаливши дані, зазначені для прикладу (окрім заголовків стовбців). Всі комірки таблиці тут обов’язкові до заповнення.
Далі необхідно додати заповнений шаблон і всі підготовлені та відскановані файли в zip-архів.
Для масового створення документів знов натисніть кнопку «Масове завантаження».
У вікні оберіть спочатку права доступу для сертифікатів, що завантажуєте (Публічний доступ обрано за замовчуванням). Встановіть:
«Чернетки» - для збереження в Чернетках, якщо сертифікати ще будуть редагуватись до публікації;
«Публічний доступ» - якщо сертифікати будуть загальнодоступними;
«Обмежений доступ» - якщо сертифікати будуть доступні певним контрагентам;
За умови вибору опції «Обмежений доступ» треба задати контрагентів, для яких будуть доступні сертифікати, що завантажуються. Для цього натисніть кнопку «Додати». З’явиться поле, де можна за допомогою пошуку за назвою або GLN знайти потрібну мережу.
За необхідності можна додати доступ ще іншим контрагентам, натиснувши знов кнопку «Додати» та повторивши попередні дії з пошуком.
Далі натисніть «Завантажити zip-архів» і в формі вибору файлів виберіть потрібний zip-архів.
Після обробки zip-архіву у випадку успішного завантаження Ви отримаєте вікно підтвердження.
При натисканні кнопки «До сертифікатів» відкриється відповідна вкладка з сертифікатами (наприклад, якщо Ви обирали при завантаженні zip-архіву Публічний доступ до сертифікатів, то відкриється вкладка з Публічними сертифікатами). Завантажені сертифікати відображуються на початку переліку, зі статусом «Не підписано»
У разі наявності помилок заповнення шаблону Ви отримаєте попередження про помилки. Завантаження сертифікатів неможливе при наявності помилки. Виправте вказані у повідомлення помилки та спробуйте завантажити zip-архів ще раз.
Примітка
Якщо при масовому імпорті сертифікатів Ви встановили «Обмежений доступ» але не вказали контрагента або точку доставки - за замовчуванням такі сертифікати будуть з обмеженими правами перегляду (доступні тільки вам). Для зміни прав необхідно буде перейти в картку сертифікату натиснувши на Номер і змінити Права перегляду.
4. Підписання файлів сертифікатів
Після завантаження файлів сертифікатів у Вас є можливість підписати ці документи КЕП. Підписати можливо ті сертифікати, що мають статус «Не підписано». Для підпису клікніть по обраному сертифікату в переліку. Відкриється картка сертифікату, перейдіть на вкладку «Вкладення» бокового меню і натисніть кнопку «Підписати». Відкриється стандартне вікно вибору способу підписання документів. Оберіть потрібний спосіб підписання та натисніть кнопку «Підписати» у вікні.
Після підписання на сертифікатах у вкладенні з’явиться водяний знак (Watermark) та до вкладень картки сертифікату буде додано Лист підписання.
Перейти до Листа підписання можна за допомогою кнопок навігації по сторінках вкладень:
6. Пошук сертифікатів та робота з журналом сертифікатів
Для пошуку сертифіката за певними параметрами натисніть на іконку 
поруч з полем «Пошук». Відкриється вікно задання параметрів пошуку:
Введіть значення потрібних параметрів пошуку та натисніть кнопку «Пошук» або іконку 
поруч з полем пошуку. В переліку сертифікатів залишаться лише ті, що відповідають введеним параметрам пошуку.
Для скидання результатів пошуку натисніть іконку 
поруч з полем пошуку. Детальніше про загальні правила роботи з пошуком на платформі можна дізнатись за посиланням
Також можна зберегти пошуковий запит, щоб швидко повторно шукати Сертифікати без необхідності повторного введення даних. Для цього після введення потрібного пошукового запиту в полі пошуку натисніть кнопку праворуч від цього поля 
. У вікні, що з’явиться, введіть назву для збереження пошукового запиту та натисніть кнопку «Так».
Збережений пошуковий запит з’явиться на правій бічній панелі. Для його використання натисніть на нього. Збережений запит відобразиться в полі пошуку та на сторінці одразу відобразяться результати пошуку.
Увага
Зверніть увагу, збережений пошук відображається лише на поточній вкладці! На кожній вкладці (Доступні мені, Опубліковані, Чернетки, Архів) можна зберегти свій набір пошукових запитів.
На вкладці Опубліковані Сертифікати доступний додатковий фільтр по правах доступу. За замовчуванням тут обрано всі сертифікати. Можливо відфільтрувати опубліковані сертифікати тільки з Публічним доступом або тільки з Обмеженим доступом
Для перегляду або редагування сертифікату натисніть на обраний сертифікат в переліку. При цьому відкриється картка сертифікату на вкладці «Атрибути сертифіката»
Редагувати всі атрибути можна для ще не опублікованих Вами сертифікатів, які знаходяться в Чернетках. Редагувати пов’язані товари можна для опублікованих Вами сертифікатів. Редагувати пов’язані відвантаження можна для підписаних та опублікованих Вами сертифікатів. Після публікації сертифікату є можливість його підписання. Також власник сертифіката може коригувати права доступу до сертифіката після його публікації.
7. Друк сертифіката
Щоб роздрукувати сертифікат, клікніть на обраному сертифікаті в переліку сертифікатів. Відкриється картка обраного сертифікату.
Перейдіть на вкладку «Вкладення» бокового меню та натисніть іконку друку. Обраний сертифікат завантажиться на Ваш комп’ютер та відкриється меню, де можна налаштувати параметри друку та роздрукувати сертифікат
8. Скарги на опублікований Сертифікат
При наявності помилок в опублікованому сертифікаті Мережа може створити скаргу з детальним описом причини. При створенні скарги Власник сертифіката отримує відповідного листа на пошту. Сертифікати, на які є відкрита скарга, позначаються для Власника в теці «Опубліковані» іконкою 
:
При натисненні на іконку відкривається Картка сертифіката на вкладці «Отримані скарги», де Власник Сертифіката може побачити перелік скарг на обраний Сертифікат:
Скарга на Сертифікат може знаходитись в одному з наступних статусів:
Відкрито - скарга створена і ще не опрацьована Власником сертифікату. Потребує виконання дій з боку Власника сертифіката.
Відхилено - Власник сертифіката відхилив скаргу із зазначенням причини відхилення. Дії не потрібні.
Виконано - Власник сертифіката виконав дії, зазначені Мережею в скарзі, для виправлення помилки сертифіката. Дії не потрібні.
Відкликано - Мережа відкликала свою скаргу. Дії не потрібні.
Після розгляду і опрацювання відкритої скарги (внесення змін до сертифіката за необхідності) Власник сертифіката змінює статус скарги для повідомлення Мережі про результати розгляду. Для цього треба натиснути іконку 
праворуч скарги в Картці сертифіката:
В випадаючому списку треба обрати дію зі скаргою:
Підтвердити виконання - для переведення скарги в статус «Виконано» після внесення потрібних змін в сертифікат.
Відхилити - для переведення скарги в статус «Відхилено» в разі, коли Власник сертифіката вважає скаргу безпідставною. При віборі цієї дії з’являється вікно для ввода причини відхилення скарги:
Після ввода причини відхилення і натискання кнопки «Відхилити» праворуч відхиленої скарги замість іконки з’явиться іконка 
. При натисненні іконки можна подивитись причину відхилення:
Після опрацювання всіх скарг по сертифікату (відхилення або виконання Власником або відкликання Мережею) іконка зникне в переліку сертифікатів в теці «Опубліковані».
9. Особливості роботи з сертифікатом типу «Декларація виробника» (CERTDOC), створеним по FTP або API
При отриманні документа типу «Декларація виробника/постачальника» (CERTDOC) по FTP або API в сервісі Е-Сертифікати створюється картка сертифіката з заповненими Атрибутами сертифіката, у вкладці «Вкладення» додається отриманий XML файл Сертифіката, у вкладці «Пов’язані товари» заповнюється інформація по товарних позиціях, у вкладці «Пов’язані накладні» додається номер, дата накладної та покупець (якщо ці дані вказані при відправці документа).
Для структурованих опублікованих сертифікатів вкладка «Пов’язані товари» на web платформі доступна тільки для перегляду. Редагувати список Пов’язаних товарів не можна.
Для структурованих неопублікованих сертифікатів (в статусі Чернетка) вкладки «Пов’язані товари» та «Атрибути сертифікату» доступні тільки для перегляду. Редагувати Атрибути сертифікату та список Пов’язаних товарів не можна. Також не можна додавати на видаляти Вкладення.
Для структурованих непідписаних сертифікатів у вкладці «Вкладення» по натисненні на кнопку «Завантажити» відкривається випадаючий список:
«Завантажити файл» — при виборі цієї опції завантажується PDF файл сертифікату,
«Завантажити всі файли» - при виборі цієї опції завантажується zip архів (PDF + XML).
Для структурованих підписаних сертифікатів у вкладці «Вкладення» по натисненні на кнопку «Завантажити файл» завантажується PDF файл з підписом.
Для Сертифікатів типу «Декларація виробника/постачальника» (CERTDOC) створення pdf форми можливе індивідуально під клієнта.
Служба сервісної підтримки: support@edin.ua