Робота з Платформою EDI Network


1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

../_images/rabota_s_platformoj_06n.png

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі.

Після успішної авторизації відкриється основне меню продуктів та рішень для вибору сервісу платформи EDIN: «Вільний», «EDI+ЮЗД», «Е-ТТН», «Дистриб’юшн», «Комерційна пропозиція», «Е-Специфікація», «Контрагенти», «Товари», «Tender», «Е-Сертифікати», «White Doc», «Інтеграція»:

../_images/rabota_s_platformoj_001.png

Розділ «Особистого кабінету» складається з розділів: «Акаунт», «Налаштування» і «Довідники» :

../_images/rabota_s_platformoj_038.png

При переході до відповідного сервісу (продукту) відкривається інтерфейс відповідного сервісу для роботи.

Підказка

Для повернення до меню сервісів, товарного довідника потрібно натиснути кнопку пресуха або натиснувши на логотип EDIN

Попередження

При переході до деяких сервісів, коли авторизований користувач перевищує доступну кількість одночасних сесій (з різних пристроїв чи браузерів) платформа повідомляє про обмеження даного користувача:

../_images/rabota_s_platformoj_002.png

Детальніше про Правила користування Платформою «EDI Network». В особистому кабінеті в розділі Баланс та вибір тарифу можливо розшири можливості взаємодії с сервісами, докупивши «Додаткові сесії».

3 Профіль користувача

Клік на іконку користувача відкриває меню з налаштуваннями (налаштування акаунта/компаній описані в інструкції «Особистого кабінету»):

../_images/rabota_s_platformoj_003.png ../_images/rabota_s_platformoj_039.png

В профілі користувача відображаються блоки:

  1. «Налаштування користувача» - особисті дані користувача (Email, Прізвище, Ім’я, По батькові, Номер телефону, ІПН, Номер посвідчення водія). Обов’язкові до заповнення поля позначні червоною зірочкою *. Користувач може доповнити/змінити інформацію про себе.

  2. Вибрати фотографію профілю, що буде відображатись замість стандартної іконки.

  3. За потреби завжди можливо змінити пароль (не менше 8 символів).

  4. «Перелік сесій користувача» дозволяє відслідковувати всі сесії користувача.

  5. До вибору мови інтерфейсу, що буде відображатись даному користувачу, доступні Українська, Англійська та Німецька мови.

Також в профілі користувача в блоці Налаштувань користувача можуть відображатись підказки:

../_images/rabota_s_platformoj_005.png

Підказка

Для коректної роботи системи логін для входу на платформу повинен збігатись з Вашим актуальним email. Для користувачів, у яких логін відмінний передбачений функціонал для заміни:

../_images/rabota_s_platformoj_006.png

При зміні Email користувача на вказаний (новий) Email потрібно ввести пароль поточного користувача (підтвердження дії) - на новий email відправляється лист для підтвердження поштової адреси.

../_images/rabota_s_platformoj_007.png

4 Вибір номера GLN організації

Якщо користувачеві доступні номери GLN декількох організацій: для відкриття інформації потрібної Вам компанії необхідно вибрати відповідний номер GLN зі списку - «Компанія»:

../_images/106.png

У рядку пошуку є можливість внести назву, або частину номера GLN. Система автоматично виконає пошук даного номера за назвою або частиною GLN-номера.

5 Меню (папки) платформи

При первинному вході на платформу буде виконаний вхід до каталогу з «Вхідними» документами.

../_images/rabota_s_platformoj_040.png

Для переходу в потрібний Вам розділ необхідно його вибрати (обраний розділ має помітку):

  1. «Вхідні» - розділ всіх вхідних документів від контрагентів.

  2. «Надіслані» - розділ всіх відправлених документів від Вашої організації до контрагентів.

  3. «Погодження» - розділ вхідних документів, що були запущені на погодження (на рівні Вашої організації).

  4. «Важливі» - розділ документів, що були зазначені як важливі.

  5. «Чернетки» - розділ всіх збережених на етапі створення, але поки не відправлених документів.

  6. «Архів» - розділ оброблених і перенесених в архів документів.

  7. «Масові дії» - розділ результатів виконання масових операцій (дії з обраними документами) за останні 7 днів.

  8. «Аналітика» - розділ інфографіки по документообігу організації.

6 Створення документа

Документи в сервісі можливо створювати «з нуля» за допомогою кнопки - «Створити»:

../_images/rabota_s_platformoj_024.png

Після чого потрібно обрати тип створюваного документа (доступний пошук за назвою документа):

../_images/101.png

Також можливо створити документ на підставі «Вхідного» чи «Надісланого» документа прямо з форми перегляду документа. Для цього потрібно відкрити бажаний документ, натиснувши на нього в журналі документів (знайти потрібний документ зручно за допомогою «Пошуку»).

При перегляді документів сервісу в правій частині відображається блок з Ланцюжком документів:

../_images/chain_001.png

Ланцюжок документів - це послідовний список пов’язаних документів, що передбачаються документообігом. Деякі торгові мережі та контагенти мають специфічні схеми документообігу - для таких контагентів Ланцюжок документів буде відмінним. Типовими документообігами в сервісі «EDI+ЮЗД» вважаються:

  1. Замовлення (ORDERS) -> Підтвердження замовлення (ORDRSP) -> Повідомлення про відвантаження (DESADV) -> Е-ТТН -> Повідомлення про прийом (RECADV) -> Прибуткова накладна (COMDOC_007)

  2. Замовлення (ORDERS) -> Підтвердження замовлення (ORDRSP) -> Повідомлення про відвантаження (DESADV) -> Рахунок (INVOICE)

  3. Підтвердження замовлення (ORDRSP) -> Замінити новим -> Повідомлення про відвантаження (DESADV) -> Рахунок (INVOICE)

  4. Повідомлення про відвантаження (DESADV) -> Замінити новим -> Е-ТТН

Підказка

Також документи пов’язуються в один ланцюжок в тому випадку, якщо у них ідентичні значення полів «Відправник», «Одержувач», «Покупець», «Точка доставки» (GLN-и) і «Номер замовлення» (якщо відсутній, то «Номер документа»).

../_images/EdsChain_01.png

Решта документів, що можуть будуть пов’язані з документом із ланцюжка, але не є частиною конкретної схеми документообігу відображаються в цьому блоці, як «Не в ланцюжку»:

../_images/chain_002.png

В документах, що передбачаються схемою жовтим кольором вказуються підказки, наприклад, «Очікується створення», «Документ створюється з «Замовлення»» і тому подібні. Якщо документ, який Ви переглядаєте за схемою передбачає створення інших документів, то такі документи можливо створити за допомогою кнопки «Створити документ».

Документ в якому Ви перебуваєте виділений в ланцюжку, а завдяки іконкам та їх кольорам легко зрозуміти «напрямок» документа, його статус:

  • send - очікується, що Ви створите та відправите цей документ;

  • green_send - Ваш надісланий документ;

  • inbox - очікується вхідний документ;

  • green_inbox - вхідний документ.

Повні назви статусів доступні при наведенні курсора на іконку навпроти назви документа:

../_images/chain_008.gif

Документи в ланцюжку об’єднуються за типом документа (кількість документів вказується в правому нижньому куті):

../_images/chain_007.png

За допомогою кнопки eye можливо перемикати вигляд Ланцюжка документів між застарілим та оновленим:

../_images/chain_010.gif

7 Погодження

В сервісі «EDI+ЮЗД» можливо налаштувати ланцюжок послідовного погодження вхідних документів (сценарії) перед підписанням. На даний момент доступні до погодження наступні типи документів (список буде розширюватись):

Ви можете побудувати послідовний «сценарій погодження» між будь-якими користувачами компанії, в яких є доступ до документа на рівні GLN. Процес погодження запускає Ініціатор погодження (перший користувач в послідовності). Тобто схематично послідовність виглядає так: "Ініціатор погодження"->"Користувач 1"->"Користувач 2"->"Користувач N".

7.1 Запуск документа на погодження

Для запуску погодження Ініціатору потрібно перейти у вхідний документ (один з вище зазначеного переліку), натиснути «Направити на погодження»:

../_images/rabota_s_platformoj_052.png

і далі можливо:

  • Запустити раніше створений сценарій

  • Створити та одразу запустити створений сценарій погодження

Для того, щоб Запустити раніше створений сценарій потрібно в модальному вікні обрати сценарій та «Запустити погодження»:

../_images/rabota_s_platformoj_041.png

Для того, щоб Створити та одразу запустити створений сценарій погодження потрібно в модальному вікні натиснути на «Налаштувати новий сценарій»:

../_images/rabota_s_platformoj_053.png

Далі в модальному вікні налаштувань нового сценарію вказати його назву, обрати зі списку відповідальних за крок погодження користувачів, обрати роль (Погодити - проміжний крок погодження; Підписати - кінцевий крок погодження):

../_images/rabota_s_platformoj_054.gif

Примітка

Редагування налаштувань сценаріїв погодження наразі можливо здійснити через звернення до служби технічної підтримки: support@edin.ua.

Після запуску документа на погодження він відображається в журналі всіх учасників погодження (лише в учасників) в розділі «Погодження», для ініціатора даний сценарій погодження відображається зі статусом На погодженні:

../_images/rabota_s_platformoj_042.png

Важливо

Статуси сценаріїв погодження (відображаються в журналі документів):

  • На погодженні - документ відправлений на погодження;

  • Погодження завершено - погодження за документом завершено;

  • Очікує мого погодження - учаснику, якому відображається даний статус потрібно погодити/відхилити документ.

В документі при цьому відображається блок Протокол погодження, в якому відображаються всі кроки, їх статуси, логіни користувачів, що беруть участь в погодженні:

../_images/rabota_s_platformoj_043.png

Важливо

Статуси кроків погодження (відображаються в на формі перегляду документа):

  • Очікує погодження - за даним кроком рішення погодження ще не прийняте;

  • Погоджено - відповідальний учасник погодження на даному кроці погодив документ;

  • Відхилено - відповідальний учасник погодження на даному кроці відхилив документ (деталі в причині відхилення).


За кожен наступний крок погодження відповідає прив’язаний до цього кроку сценарію користувач. Для цього користувача статус сценарію документа Очікує мого погодження:

../_images/rabota_s_platformoj_044.png

Лише відповідальному учаснику погодження на формі перегляду документа відображаються кнопки прийняття рішення («Погодити» та «Відхилити»):

../_images/rabota_s_platformoj_045.png

7.1 Погодити документ

Для погодження документа відповідальному учаснику (сценарій в статусі Очікує мого погодження) потрібно перейти в документ та натиснути «Погодити»:

../_images/rabota_s_platformoj_046.png ../_images/rabota_s_platformoj_047.png

Після чого крок погодження змінює свій статус на Погоджено:

../_images/rabota_s_platformoj_048.png

Для учасника, що виконав свою роль в процесі погодження сценарій змінює свій статус на На погодженні.

Примітка

Останній крок погодження (при натисканні на кнопку «Погодити») потребує підписання! Після чого сценарій змінює свій статус на Погодження завершено.

7.2 Відхилити документ

Для відхилення документа відповідальному учаснику (сценарій в статусі Очікує мого погодження) потрібно перейти в документ та натиснути «Відхилити»:

../_images/rabota_s_platformoj_049.png

Перед тим як «Відхилити погодження» потрібно вказати причину відхилення (текст):

../_images/rabota_s_platformoj_050.png

Після чого крок погодження змінює свій статус на Відхилено та містить текст причини:

../_images/rabota_s_platformoj_051.png

Для учасника, що виконав свою роль в процесі погодження сценарій змінює свій статус на На погодженні.

Примітка

Не зважаючи на те, що один чи кілька проміжних учасників відхилили документ процес погодження продовжується поки останній учасник не прийме остаточне рішення. На останньому кроці погодження (при натисканні на кнопку «Відхилити») сценарій змінює свій статус на Погодження завершено.

8 Відображення документів в журналі

Для перегляду документів необхідно перейти в потрібний каталог платформи. У Вас є можливість вибрати вид відображення документів:

  1. Компактний. Даний вид буде встановлений за замовчуванням.

../_images/109.png
  1. Детальний. При цьому виборі, на платформі буде відображатися вся додаткова інформація з документа.

../_images/110.png
  1. Дерево. Додатково будуть відображатися всі документи в ланцюжку.

../_images/111.png
  1. Таблиця. На платформі у вигляді таблиці буде відображатися наступна інформація по документу: Компанія, Тип, Номер документу, Інформація, Дата документу.

../_images/112.png

У наступному рядку вибору є можливість використати фільтр в залежності від типу документів.

../_images/113.png

Також додані фільтри по Роздрібним мережам, і статусу прочитання документа: всі, прочитані або не прочитані.

../_images/114.png ../_images/115.png

Також можливо вибрати кількість документів, що будуть відображатись в журналі на сторінці (20, 40, 60, 100).

  1. У журналі документів є можливість відзначити документи, як «Важливі» (відмічені заповненою зірочкою star), подивитися коментарі в документі (comment), а також поставити мітки:

../_images/rabota_s_platformoj_027.png

Підказка

При наведенні курсора на значок коментарів (comment) відображається їх кількість, а ознайомитись з коментарями можливо клікнувши на значок comment:

../_images/rabota_s_platformoj_030.png

⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

../_images/rabota_s_platformoj_031.png

9 Дії з документом

При перегляді документа в залежності від його типу та статусу можливо:

../_images/rabota_s_platformoj_025.png
  • «Скачати» - завантажити документ в .pdf / .xls / .xml / .zip / .p7s форматах;

  • «Завантажити JSON» - завантажити json тіла документа;

  • «Друк» - розрукувати документ.

9.1 Пошук транспорту (інтеграція з Lardi Trans)

При перегляді Замовлення (ORDERS) в сервісах «Є-Товар» чи «EDI+ЮЗД» є можливість «Знайти транспорт» в рамках програми інтеграції з логістичною платформою Lardi Trans:

../_images/Transport_Search_001.png

При первинній реєстрації на веб-сайті нашого партнера Lardi Trans вам потрібно ввести токен авторизації (в вікні введення токена всі дії детально розписані в інструкції):

../_images/Transport_Search_002.png

Вам потрібно ввести токен в вікно та «Зберегти»:

../_images/Transport_Search_003.png

Підказка

За потреби завжди можливо «Змінити токен» на формі «Заявки на пошук транспорту».

При всіх подальших спробах «Знайти транспорт» токен вводити не потрібно (авторизація з Lardi Trans виконується автоматично). Далі відкривається модальне вікно «Заявки на пошук транспорту»:

../_images/Transport_Search_004.png

Всі обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *. Вказуючи місцерозташування звідки та куди потрібно здійснити перевезення, а також типовий до перевезення вантаж виконується пошук - потрібно обрати знайдені значення:

../_images/Transport_Search_005.gif

Після того, як Ви заповните даними всі обов’язкові поля заявки та погодитесь з правилами розміщення заявок до Lardi Trans заявку можливо «Опублікувати»:

../_images/Transport_Search_006.png

Важливо

На одне «Замовлення» можливо оформити лише одну «Заявку на пошук транспорту»!

В «Замовленні» з «Заявкою на пошук транспорту» вказується статус заявки:

../_images/Transport_Search_007.png
  • Опубліковано - заявка опублікована на платформі Lardi Trans;

  • Видалено - заявка видалена з платформи Lardi Trans;

«Замовлення» з «Заявками на пошук транспорту» помічаються в журналі документів «Вхідні» / «Надіслані» іконкою trans, а також для зручності їх легко знайти використовуючи Пошуковий рядок з ключем #ЗамовленняНаПеревезення:

../_images/Transport_Search_008.png

При натисканні на кнопку «Заявку створено» в статусі Опубліковано відкривається модальне вікно з даними за якими було створено заявку. В формі можливо ознайомитись з даними пошуку транспорту, «Змінити токен», відправити заявку «В кошик» - видалити заявку з платформи Lardi Trans:

../_images/Transport_Search_010.png

Підказка

«В кошик» «Заявка на пошук транспорту» відправляється в випадку, коли транспорт було знайдено або були допущені помилки при оформленні заявки. Після потрапляння «В кошик» «Заявка на пошук транспорту» змінює свій статус на Видалено. Також статус автоматично змінюється при видаленні/підтвердженні/блокуванні заявки зі сторони платформи Lardi Trans.

Після того, як «Заявка на пошук транспорту» потрапляє «В кошик» вона доступна до перегляду, її можливо «Відновити» (заявка повертається в статус Опубліковано) або безповоротно «Видалити»:

../_images/Transport_Search_011.png

Підказка

Лише після видалення «Заявки на пошук транспорту» її можливо повторно створити (перезаповнити) для цього «Замовлення»!

11 Новини

Центр новин news - це загальне рішення для всієї платформи, що дозволяє в реальному часі отримувати новини для бізнесу (такі як відміна обовʼязкової реєстрації податкових, особливості використання КЕП та ін.). В новинах можуть бути посилання на презентації, інструкції чи відео. Цифрою в правому верхньому куті іконки відображається кількість непрочитаних новин, наприклад: news_c, що відображаються списком при натисканні на іконку новин:

../_images/rabota_s_platformoj_026.png

При перегляді новин відображається список з 10-ти останніх (попередні новини можливо переглянути за допомогою кнопки «Показати ще»).

12 Повідомлення

Центр повідомлень bell - це загальне рішення для всієї платформи, що дозволяє в реальному часі отримувати повідомлення про надходження нового документа, відповіді на документ, зміну статусу документа чи важливі системні повідомлення. Детальніше про «Керування сповіщеннями» за подіями в сервісах за посиланням. Цифрою в правому верхньому куті іконки відображається кількість непрочитаних повідомлень, наприклад: bell2, що відображаються списком при натисканні на іконку дзвіночка:

../_images/rabota_s_platformoj_020.png

Всі прочитані повідомлення зберігаються лише на час Вашої сесії, однак при бажанні цей список можливо «Очистити» достроково відповідною кнопкою.

Важливо

Повідомлення можуть приходити з різних сервісів та для різних GLN! Якщо Ви переходите за посиланням в повідомленні, то перехід до документа сервісу/GLN акаунта виконується автоматично!

13 Робота з товарним довідником

Для додавання товару в довідник необхідно натиснути кнопку - Додати товар.

../_images/251.png

Потім потрібно заповнити обов’язкові поля в документі:

  • Найменування.

  • Штрих-код.

  • Ціна без ПДВ.

  • Одиниця виміру товару.

  • Ставка ПДВ.

  • Після заповнення натиснути кнопку - «Додати товар».

../_images/26.png

Після додавання товару він буде доступним в загальному списку довідника.

../_images/27.png

Щоб знайти потрібний товар у рядку пошуку потрібно ввести назву або штрих-код, або артикул товару.

Для редагування товару потрібно натиснути на його штрих-код.

Після внесення змін потрібно зберегти зміни.

../_images/28.png

Щоб знайти потрібний товар певної мережі необхідно обрати необхідну мережу:

../_images/36.png

Результат:

../_images/37.png

Масове завантаження

Для масового завантаження товарних позицій необхідно натиснути на кнопку «Масове завантаження» (1), після цього — «Завантажити позиції з Excel» (2).

Підказка

Необхідний формат для завантаження товарного довідника — .xls

Підказка

Для коректного завантаження товарних позицій необхідно натиснути на кнопку «Зберегти шаблон Excel» (3) та дотримуватись зазначених інструкцій (4).

../_images/38.png

Результат після завантаження:

../_images/40.png

Далі необхідно вибрати позиції для додавання у товарний довідник (є можливість вибрати всі або декілька позицій):

../_images/41.png ../_images/42.png

Далі необхідно вибрати певну мережу для додавання та натиснути кнопку «Створити»:

../_images/43.png ../_images/44.png

Товари успішно додано у мережу:

../_images/45.png

Якщо в шапці завантаженого шаблону буде виявлена розбіжність, система надасть повідомлення про помилку:

../_images/39.png

Підписання на платформі «EDI Network»

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png ../_images/file5.png

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua