Документообіг на платформі EDI Network 2.0: «Міжнародні поставки». Інстукція Постачальника


Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу на платформі EDI Network 2.0 за схемою передбаченою для міжнародних перевезень. В документообігу приймають участь наступні документи:

Загальна схема документообігу:

../../_images/International_deliveries_instruction_002.png

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

../../_images/rabota_s_platformoj_072.png

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі.

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

../../_images/landing_edi.png

2 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

Мережа є ініціатором документообігу і надсилає «Замовлення» (ORDER). Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_054.png

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_055.png

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_056.png

Дані Відправника / Одержувача заповнюються автоматично з документа-підстави та обраної компанії і не підлягають редагуванню. Підтип документа Підтвердження замовлення (Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення), Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок);

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» (лупа) у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_005.png

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача. Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування.

Обов’язково потрібно обрати валюту з випадаючого списку (Гривня / Євро / Долар США):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_070.png

Блоки Додаткова інформація та Рампи необов’язкові для заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення табличних позицій.

В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Товарні позиції переносяться з «Замовлення» і за замовчуванням мають статус «Буде доставлено». Можливо коригувати значення Підтверджена кількість товару прямо в таблиці (при цьому в товарній позиції автоматично проставляється «Зміна кількості»):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_057.png

Увага

Підтверджена кількість товарних позицій не може перевищувати зазначену в «Замовленні»!

Також можливо обрати (відмітити чекером) позиції, за якими потрібно змінити статус доставки на Буде доставлено (Підтверджена кількість = Замовлена кількість) або Відмовлено (Підтверджена кількість =0) за допомогою кнопки «Дії над вибраними»:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_058.png

Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!

Постачальник може редагувати «Підтверджену кількість» та «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_068.png

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_069.png

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_059.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_060.png

3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Формування документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на платформі EDI Network можливо здійснити, як на підставі «Замовлення» (ORDER), так і на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).

Розглянемо формування документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).

Для цього потрібно у папці «Надіслані» обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), за яким потрібно зробити відвантаження (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_061.png

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_062.png

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) майже всі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_063.png

Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата / час документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок);

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» (лупа) у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_005.png

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача. Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування. Блоки Додаткова інформація та Транспортування необов’язкові до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.

Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!

Постачальник може редагувати «Кількість, що постачається», «Ціну без ПДВ» та «Ставку ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_064.png

Увага

Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в «Замовленні»!

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_065.png

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_066.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням» і «Підтвердженням замовлення» (цифрою відзначається кількість документів в ланцюжку):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_067.png

4 Формування «Рахунку» (INVOICE)

Для формування документа «Рахунок» (INVOICE) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), за яким потрібно зробити рахунок (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_001.png

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Рахунок» (INVOICE) в блоці ланцюжка документів для мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_002.png

У відкритій формі «Рахунок» (INVOICE) майже всі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_003.png

Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок);

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» (лупа) у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_011.png

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Вантажовідправника, Вантажоодержувача, Кінцевого одержувача, Замовника, Платника.

Обов’язково потрібно заповнити поля, обравши значення з випадаючого списку:

  1. Валюта рахунку - вибрати валюту: Гривня / Євро / Долар США

  2. Зі ставкою ПДВ - вибрати ставку податку на додану вартість: 0% / 7% / 19% / 20%

Окрім цього важливо вказати Накладна № / від - номер та дата накладної - повинні повністю збігатися з номером/датою оригіналу паперової накладної! та обрати дату доставки (поле Поставка повинна бути проведена):

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_006.png

Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування. Блоки Додаткова інформація та Інформація про постачальника необов’язкові до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.

Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!

Постачальник може редагувати «Кількість», «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_007.png

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_008.png

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_009.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із іншими документами (цифрою відзначається кількість документів в ланцюжку):

../../_images/INVOICE_na_EDI_Network_010.png

5 Формування «Універсального документа» (CONDRA) на підставі відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Для формування «Універсального документа» (CONDRA) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_071.png

Потрібно відкрити надіслане «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) лівою кнопкою миші та створити «Універсальний документ» (CONDRA) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_072.png

У відкритій формі «Універсального документа» (CONDRA) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_073.png

Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби.

Опціонально можливо обрати тип документа, вказати номер/дату договору; номер та дата документа-підстави зазначається автоматично.

Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати/додавати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок);

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» (лупа) у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_005.png

За допомогою кнопки «Оберіть файл» можливо обрати та додати супровідні документи у вигляді pdf-файлів, наприклад, сертифікат (файли обираються з вашого локального носія):

../../_images/formuvannia_Condra_005.png

Примітка

Один документ може містити не більше 10 файлів в наступних форматах: PDF/XLS/XLSX/DOC/DOCX/ODT/PPT/PPTX/JPG/BMP/PNG/XML/P7S з розміром файлу не більше 5 Мб. Назва файла не повинна перевищувати 100 символів.

Після додавання файлів в правому верньому куті файла указується його порядковий номер з загальної кількості доданих файлів (номер/заг.кількість). При додаванні більше 3 файлів частина файлів прихована за стрілками прокручування (прокрутка2 прокрутка1). На етапі редагування за потреби можливо завантажити файл, клікнувши на нього мишкою чи видалити за допомогою кнопки trash :

../../_images/formuvannia_Condra_006.gif

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2) без підписання:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_074.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку разом із пов’язаними документами:

../../_images/ATB_International_deliveries_instruction_075.png

За потреби Мережа може створити у відповідь «Універсальний документ» (CONDRA) разом з запропонованими правками і коментарями.


Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua