Документообіг на платформі EDI Network 2.0: «Міжнародні поставки». Інстукція Постачальника
Зміст:
Вступ
Дана інструкція описує порядок документообігу на платформі EDI Network 2.0 за схемою передбаченою для міжнародних перевезень. В документообігу приймають участь наступні документи:
Загальна схема документообігу:
1 Вхід на платформу
Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:
Підказка
Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі.
Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:
2 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)
Мережа є ініціатором документообігу і надсилає «Замовлення» (ORDER). Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника / Одержувача заповнюються автоматично з документа-підстави та обраної компанії і не підлягають редагуванню. Підтип документа Підтвердження замовлення (Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення), Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (
) чи «Вказати себе» (
);
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:
В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача. Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування.
Обов’язково потрібно обрати валюту з випадаючого списку (Гривня / Євро / Долар США):
Блоки Додаткова інформація та Рампи необов’язкові для заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення табличних позицій.
В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Товарні позиції переносяться з «Замовлення» і за замовчуванням мають статус «Буде доставлено». Можливо коригувати значення Підтверджена кількість товару прямо в таблиці (при цьому в товарній позиції автоматично проставляється «Зміна кількості»):
Увага
Підтверджена кількість товарних позицій не може перевищувати зазначену в «Замовленні»!
Також можливо обрати (відмітити чекером) позиції, за якими потрібно змінити статус доставки на Буде доставлено (Підтверджена кількість = Замовлена кількість) або Відмовлено (Підтверджена кількість =0) за допомогою кнопки «Дії над вибраними»:
Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!
Постачальник може редагувати «Підтверджену кількість» та «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:
Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.
Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):
Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:
3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)
Формування документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на платформі EDI Network можливо здійснити, як на підставі «Замовлення» (ORDER), так і на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).
Розглянемо формування документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).
Для цього потрібно у папці «Надіслані» обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), за яким потрібно зробити відвантаження (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) майже всі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата / час документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:
В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача. Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування. Блоки Додаткова інформація та Транспортування необов’язкові до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.
Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!
Постачальник може редагувати «Кількість, що постачається», «Ціну без ПДВ» та «Ставку ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:
Увага
Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в «Замовленні»!
Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.
Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):
Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням» і «Підтвердженням замовлення» (цифрою відзначається кількість документів в ланцюжку):
4 Формування «Рахунку» (INVOICE)
Формування документа «Рахунок» (INVOICE) на платформі EDI Network можливо здійснити, як на підставі «Замовлення» (ORDER), так і на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).
Розглянемо формування документа «Рахунок» (INVOICE) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).
Для цього потрібно у папці «Надіслані» обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), за яким потрібно зробити рахунок (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Рахунок» (INVOICE) в блоці ланцюжка документів для мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Рахунок» (INVOICE) майже всі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:
В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Вантажовідправника, Вантажоодержувача, Кінцевого одержувача, Замовника, Платника.
Обов’язково потрібно заповнити поля, обравши значення з випадаючого списку:
Валюта рахунку - вибрати валюту: Гривня / Євро / Долар США
Зі ставкою ПДВ - вибрати ставку податку на додану вартість: 0% / 7% / 19% / 20%
Окрім цього важливо вказати Накладна № / від - номер та дата накладної - повинні повністю збігатися з номером/датою оригіналу паперової накладної! та обрати дату доставки (поле Поставка повинна бути проведена):
Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування. Блоки Додаткова інформація та Інформація про постачальника необов’язкові до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.
Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!
Постачальник може редагувати «Кількість», «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:
Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.
Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):
Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із іншими документами (цифрою відзначається кількість документів в ланцюжку):
5 Формування «Універсального документа» (CONDRA) на підставі відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)
Для формування «Універсального документа» (CONDRA) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) лівою кнопкою миші та створити «Універсальний документ» (CONDRA) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Універсального документа» (CONDRA) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби.
Опціонально можливо обрати тип документа, вказати номер/дату договору; номер та дата документа-підстави зазначається автоматично.
Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати/додавати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:
За допомогою кнопки «Оберіть файл» можливо обрати та додати супровідні документи у вигляді pdf-файлів, наприклад, сертифікат (файли обираються з вашого локального носія):
Примітка
Один документ може містити не більше 10 файлів в наступних форматах: PDF/XLS/XLSX/DOC/DOCX/ODT/PPT/PPTX/JPG/BMP/PNG/XML/P7S з розміром файлу не більше 5 Мб. Назва файла не повинна перевищувати 100 символів.
Після додавання файлів в правому верньому куті файла указується його порядковий номер з загальної кількості доданих файлів (номер/заг.кількість). При додаванні більше 3 файлів частина файлів прихована за стрілками прокручування (
). На етапі редагування за потреби можливо завантажити файл, клікнувши на нього мишкою чи видалити за допомогою кнопки 
:
Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2) без підписання:
Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку разом із пов’язаними документами:
За потреби Мережа може створити у відповідь «Універсальний документ» (CONDRA) разом з запропонованими правками і коментарями.
Контакти
Служба сервісної підтримки: support@edin.ua