Дії з обраними документами (масові операції)

Зміст:

• Дії з обраними документами (масові операції)

  • Вступ

  • 1 Масове підписання та відправка

  • 2 Створення та відправка «Універсального документа» (CONDRA) для Фактора

  • 3 Масовий друк документів

  • 4 Звіт «Консолідоване замовлення»

  • 5 Відмітка документів «прочитані» / «непрочитані»

  • 6 Завантажити в форматі .xls / .pdf / .p7s / .xml

  • 7 Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

  • 8 Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

  • 9 Створення «Акта виконаних робіт (Логістика)» (COMDOC_037)

    • Контакти

---

Вступ

Для зручної та швидкої роботи з документами на платформі доступне проведення масових операцій з документами. Масові операції полегшують та пришвидшують роботу з масивами документів, так як дозволять оброблювати більшу кількість документів відразу, а також працювати з іншими документами паралельно.

Примітка

Масові операції доступні у сервісі «EDI Network» у всіх каталогах (Вхідні, Надіслані, Важливі, Чернетки, Архів) однак список можливостей у цих каталогах відрізняється (детальніше у наступних розділах статті).

Дії з обраними документами (масові операції):

• Архівувати/розархівувати

• Підписати

• Друкувати

• Створити «Консолідоване замовлення» в Excel (для документів «Замовлення» (ORDER))

• Завантажити в форматі .xls / .pdf / .p7s (доступність форматів залежить від типу документа)

• Створити універсальний документ

• Надіслати

• Видалити документи

• Підписання ПН/РКПН

Для виконання масових операцій потрібно відмітити чекером декілька документів та натиснути «Дії з обраними документами» - в випадаючому списку активними будуть лише ті дії, що можливо виконати для всіх обраних документів:

Після вибору та запуску операції, відобразиться інформаційне вікно обробки запиту та завершення виконання операції, наприклад:

Після завершення завдання у каталозі «Масові дії» зберігаються всі результати виконання операцій за останні 7 днів. Вказується Назва дії з документами, Статус, Кількість оброблених/необроблених документів, Дата виконання операції:

Статуси:

• Успішно - всі документи оброблені без помилок;

• Зауваження - є хоча б один документ, що був пропущений (кількість пропущених документів позначається жовтим кольором);

• Помилка - є хоча б один документ, що був оброблений з помилкою (кількість необроблених документів позначається червоним кольором).

Якщо при виконанні операції виникне помилка, то система повідомить сповіщенням та відобразить про це статусом.

1 Масове підписання та відправка

Функціонал Масового підписання та відправки доступний у «Вхідних» та «Чернетках» (для «Чернеток» це два процеси: «Підписати» та «Надіслати»).

У «Вхідних» доступне Масове підписання / відправка:

• Всіх комерційних (універсальних) документів (COMDOC)

• Податкової накладної (DECLAR)

• Коригування до податкової накладної (DECLARj12)

• Товарної накладної (Метро) (DOCUMENTINVOICE)

• Коригування до товарної накладної (Метро) (DOCCORINVOICE)

• Акт приймання наданих послуг (Метро) (DOCINVOICEACT)

• Повідомлення про штрафні санкції (Метро) (ORDRPT)).

У «Чернетках» доступне Масове підписання / відправка:

• Видаткової накладної (COMDOC_006)

• Податкової накладної (DECLAR)

• Коригування до податкової накладної (DECLARj12)

• Товарної накладної (Метро) (DOCUMENTINVOICE)

• Коригування до товарної накладної (Метро) (DOCCORINVOICE)

• Акт приймання наданих послуг (Метро) (DOCINVOICEACT)

• Повідомлення про штрафні санкції (Метро) (ORDRPT)

Примітка

Універсальні документи (CONDRA), до яких додано вкладення також можуть бути масово відправлені з «Чернеток» (з підписом чи без в залежності від клієнтських налаштувань).

Для зручності можливо відсортувати документи за Типом та Статусом. Виберіть потрібні документи, або відмітьте усі, а потім натисніть на кнопку «Дії з обраними документами», щоб перейти до допустимих операцій:

Після вибору операції «Підписати» ініціалізується бібліотека підписання.

Попередження

При роботі з контрагентом ТМ «АТБ» активні додаткові перевірки на:

• захищеність носія підпису: доступними способами підписання є «Token», «Гряда» та «Cloud»;

• наявність посади підписанта: КЕП має містити в собі інформацію про посаду підписанта:

Винятком для цих перевірок є водії «Перевізників» в сервісі «Е-ТТН» (на роль водія ці перевірки не розповсюджуються).

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка () можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

По завершенню підписання, потрібно «Закрити» інформаційне вікно, а інформацію про перелік документів, що були підписані можливо переглянути у каталозі «Масові дії»:

Примітка

Після підписання документів в «Чернетках» їх можливо «Надіслати» контрагенту (за умови, що у Відправника не налаштована автоматична відправка підписаних документів).

2 Створення та відправка «Універсального документа» (CONDRA) для Фактора

Масове створення «Універсальних документів» (CONDRA) використовується для роботи з факторингом. Документи CONDRA створюються на підставі підписаних з обох сторін (в статусі «Підтверджено з двох сторін») «Видаткової накладної» (COMDOC_006), «Прибуткової накладної» (COMDOC_007), «Товарної накладної» (DOCUMENTINVOICE):

Далі в вікні «Пошуку контрагента» знайти та «Вибрати» сторону, що виступає в ролі Фактора:

Платформа повідомить про успішне створення документів повідомленням, а самі документи з’являться в папці «Чернетки»:

Далі потрібно вибрати документи і в «Дії з обраними документами» натиснути «Надіслати»:

Платформа повідомить про успішну відправку документів повідомленням, а самі документи відображаються в «Надісланих»:

3 Масовий друк документів

Функціонал Масового друку реалізований у всіх папках окрім «Чернеток».

При виборі одного або декількох документів в «Дії з обраними документами» потрібно натиснути «Друкувати»:

Після виконання операції відкривається нове вікно з створеними друкованими макетами. Всі вибрані документи об’єднані в один файл для друку.

4 Звіт «Консолідоване замовлення»

Створення звіту «Консолідоване замовлення» можливо виконати в папках «Вхідні» та «Надіслані»: для цього потрібно обрати кілька «Замовлень» (ORDER) та в «Дії з обраними документами» обрати «Створити «Консолідоване замовлення» в Excel»:

В результаті завантажується xls-файл з усіма товарними позиціями в обраних «Замовленнях» (однакові позиції об’єднуються по штрих-коду, а їх кількість сумується).

5 Відмітка документів «прочитані» / «непрочитані»

Вхідні документи, що жодного разу не були відкриті позначаються в журналі документів жирним шрифтом, що символізує «непрочитаний» документ. В момент, коли користувач переходить в документ останній стає «прочитаним». Ці відмітки відіграють не лише візуальне значення, а й інформують контрагентів. Відмітити документи, як «прочитані» можливо також масово, не переходячи/відкриваючи самі документи. Також можливо зробити обернену масову операцію і зробити обрані документи «непрочитаними»:

6 Завантажити в форматі .xls / .pdf / .p7s / .xml

Для масового завантаження документів у вибраному форматі потрібно у вибраній папці документів відмітити чекером бажані документи та в «Дії з обраними документами» обрати «Завантажити в форматі …»:

Примітка

Функціонал «Завантажити в форматі .xml» доступний лише при наявності активного тарифу «API | FTP | SOAP | AS2» або купленого Інтеграційного модуля EDIN, що включає цей тариф!

Всі відмічені документи в обраному форматі завантажуються одним архівом (zip) - потрібно обрати місце на локальному носії для його збереження.

7 Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

Масове створення «Підтверджень замовлень» (ORDRSP) можливо виконати на підставі вхідних «Замовлень» (ORDER): потрібно обрати бажані документи (для зручності можливо скористатись фільтром за типом документа чи пошуком) у папці «Вхідні» та в «Дії з обраними документами» обрати «Створити підтвердження замовлення»:

Платформа повідомить про успішне створення документів повідомленням (у папці «Масові дії» відображається результат виконання операції), а самі документи з’являться в папці «Чернетки»:

8 Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

Масове створення та відправку «Підтверджень замовлень» (ORDRSP) можливо виконати на підставі вхідних «Замовлень» (ORDER): потрібно обрати бажані документи (для зручності можливо скористатись фільтром за типом документа чи пошуком) у папці «Вхідні» та в «Дії з обраними документами» обрати «Відправити підтвердження замовлення»:

Після чого потрібно підтвердити (кнопка «Так») автоматичне створення та відправку документів контрагенту/-ам:

Після підтвердження операції платформа повідомить про успішне створення та відправку документів (у папці «Масові дії» результат виконання операції також відображається), а самі документи з’являться в папці «Надіслані»:

9 Створення «Акта виконаних робіт (Логістика)» (COMDOC_037)

Масове створення «Актів виконаних робіт (Логістика)» (COMDOC_037) можливо виконати на підставі:

• підписаних контрагентами (з обох сторін), «Заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 1) або «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER з SUBDOCTYPE = 2);

• підписаної контрагентами (з трьох сторін) «е-ТТН» (документ перебуває в статусі «Підписано вантажоодержувачем»).

Ініціатором «Акта виконаних робіт (Логістика)» виступає користувач з роллю «Перевізник» (при роботі з транспортними документами передбачені 4 основні ролі учасників документообігу: «Замовник», «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документами здійснюється між «Перевізником» та «Замовником»:

«Перевізник» -> «Замовник»

Перевізнику для ствоення в сервісі «EDI Network» «Акта виконаних робіт (Логістика)» :

• на підставі «Заявок на транспортування» потрібно перейти у «Вхідні» та вибрати «Заявки на транспортування» з однаковим контрагентом («Замовником») в статусі «Підписано перевізником» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку) та в «Дії з обраними документами» обрати «Створити акт виконаних робіт (Логістика)»;

• на підставі «Підтвердження заявки на транспортування» потрібно перейти у «Надіслані» та вибрати «Підтвердження заявки на транспортування» з однаковим контрагентом («Замовником») в статусі «Підписано замовником» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку) та в «Дії з обраними документами» обрати «Створити акт виконаних робіт (Логістика)»;

• на підставі «е-ТТН» потрібно перейти у «Вхідні» та вибрати «е-ТТН» (з однаковим «Замовником») в статусі «Підписано вантажоодержувачем» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку) та в «Дії з обраними документами» обрати «Створити акт виконаних робіт (Логістика)»:

Відкриється форма редагування документа «Акта виконаних робіт (Логістика)», що включає в собі дані документа-підстави («Заявки на транспортування» / «Підтвердження заявки на транспортування» / «е-ТТН»*):

Всі обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *. Вам необхідно вказати «Номер документа» («Дата документа» заповнюється поточною автоматично), «Місце складання»…

Підказка

На підставі - поле для вибору типу документа-підстави. Заповнюється автоматично з документа-підстави (наприклад, «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при виборі «Договору» можливо обрати зі списку один із відповідних договорів (за типом), наприклад «Договорів поставки», з цим контрагентом (Особистий кабінет-> Довідники->Довідник для Договорів):

Також можливо «Додати» новий договір прямо в документі (після відправки документа дані договору зберігаються в довіднику автоматично)!

Ваші дані, як контрагента-Перевізника автоматично заповнюються з Вашого основного GLN.

Підказка

Якщо Ви вже раніше відправляли подібні документи, то в полі «Прізвище» у Вас буде можливість обрати відповідального співробітника (його дані підтягнуться автоматично) або ж «Додати» нове прізвище (після відправки документа дані відповідального співробітника зберігаються автоматично):

Після того, як всі обов’язкові дані контрагента будуть заповнені блоки можливо згорнути за допомогою кнопки «Сховати». Поки документ не відправлено блок можливо «Редагувати» за потреби. Незаповнені поля контрагента-Замовника заповнюються аналогічно.

Блок «Результат» автоматично розраховується з таблиці. Дані позиції в табличній частині частково заповнюються з документа-підстави, для ознайомлення з яким потрібно відкрити детальний перегляд позиції:

Примітка

Якщо в ланцюжку поставки (ланцюжку з документом-підставою) знаходився «Акт перевантаження» (ReloadAct) то при формуванні «Акта виконаних робіт (Логістика)» дані про Транспорт та Водія атоматично доповнюються (додаються без дублів) в табличну частину документа:

Для редагування (доповнення) даних позиції потрібно обрати кнопку «Змінити», навівши курсор на відповідну позицію:

Також можливо «+Додати» нову позицію в таблицю та внести всі дані вручну. За потреби табличні позиції можливо «Видалити».

Після того, як всі обов’язкові дані були внесені/змінені (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *), документ можливо «Зберегти»:

Підказка

До чернетки (збережений невідправлений документ) можливо «+Додати файл» - супровідний документ (вкладення в pdf форматі не має перевищувати 25MB):

Додані файли відображаються в правому верхньому куті документа, їх можливо переглянути, натиснувши на назву файлу, зберегти () чи видалити ():

Після Зберігання документа його потрібно «Підписати» та «Відправити» контрагентам:

Процес Підписання є стандартним для всіх документів на платформі та описаний вище. Після підписання «Акта виконаних робіт (Логістика)» окремим блоком відображається інформація про підписантів. Підписаний документ можливо «Відправити»:

Після відправки документа контрагенту він відображається в журналі вихідних документів. Відправленому «Перевізником» «Акту виконаних робіт (Логістика)» присвоюється статус «Потребує підписання отримувачем».

---

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua