Дії з обраними документами (масові операції)¶

Зміст:

Дії з обраними документами (масові операції)

Вступ ¶

Для зручної та швидкої роботи з документами на платформі доступне проведення масових операцій з документами. Масові операції полегшують та пришвидшують роботу з масивами документів, так як дозволять оброблювати більшу кількість документів відразу, а також працювати з іншими документами паралельно.

Примітка

Масові операції доступні у всіх каталогах (Вхідні, Надіслані, Важливі, Чернетки, Архів) однак список можливостей у цих каталогах відрізняється (детальніше у наступних розділах статті).

Дії з обраними документами (масові операції):

Архівувати/розархівувати
Підписати
Друкувати
Створити «Консолідоване замовлення» в Excel (для документів «Замовлення» (ORDER))
Завантажити в форматі .xls / .pdf / .p7s (доступність форматів залежить від типу документа)
Створити універсальний документ
Надіслати
Видалити документи
Підписання ПН/РКПН

Для виконання масових операцій потрібно відмітити чекером декілька документів та натиснути «Дії з обраними документами» - в випадаючому списку активними будуть лише ті дії, що можливо виконати для всіх обраних документів:

Після вибору та запуску операції, відобразиться інформаційне вікно обробки запиту та завершення виконання операції, наприклад:

Після завершення завдання у каталозі «Масові дії» зберігаються всі результати виконання операцій за останні 7 днів. Вказується Назва дії з документами, Статус, Кількість оброблених/необроблених документів, Дата виконання операції:

Статуси:

Успішно - всі документи оброблені без помилок;
Зауваження - є хоча б один документ, що був пропущений (кількість пропущених документів позначається жовтим кольором);
Помилка - є хоча б один документ, що був оброблений з помилкою (кількість необроблених документів позначається червоним кольором).

Якщо при виконанні операції виникне помилка, то система повідомить сповіщенням та відобразить про це статусом.

1 Масове підписання та відправка ¶

Функціонал Масового підписання та відправки доступний у «Вхідних» та «Чернетках» (для «Чернеток» це два процеси: «Підписати» та «Надіслати»).

У «Вхідних» доступне Масове підписання / відправка:

Всіх комерційних (універсальних) документів (COMDOC)
Податкової накладної (DECLAR)
Коригування до податкової накладної (DECLARj12)
Товарної накладної (Метро) (DOCUMENTINVOICE)
Коригування до товарної накладної (Метро) (DOCCORINVOICE)
Акт наданих послуг (Метро) (DOCINVOICEACT)
Повідомлення про штрафні санкції (Метро) (ORDRPT)).

У «Чернетках» доступне Масове підписання / відправка:

Видаткової накладної (COMDOC_006)
Податкової накладної (DECLAR)
Коригування до податкової накладної (DECLARj12)
Товарної накладної (Метро) (DOCUMENTINVOICE)
Коригування до товарної накладної (Метро) (DOCCORINVOICE)
Акт наданих послуг (Метро) (DOCINVOICEACT)
Повідомлення про штрафні санкції (Метро) (ORDRPT)

Примітка

Універсальні документи (CONDRA), до яких додано вкладення також можуть бути масово відправлені з «Чернеток» (з підписом чи без в залежності від клієнтських налаштувань).

Для зручності можливо відсортувати документи за Типом та Статусом. Виберіть потрібні документи, або відмітьте усі, а потім натисніть на кнопку «Дії з обраними документами», щоб перейти до допустимих операцій:

Після вибору операції «Підписати» ініціалізується бібліотека підписання.

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий чи апаратний ключ (Token). При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

Директор «DS»
Бухгалтер «BS»
Співробітник «SS»
Печатка «S»
Шифрування «C»
Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка ( del_key ) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

По завершенню підписання, потрібно «Закрити» інформаційне вікно, а інформацію про перелік документів, що були підписані можливо переглянути у каталозі «Масові дії»:

Примітка

Після підписання документів в «Чернетках» їх можливо «Надіслати» контрагенту (за умови, що у Відправника не налаштована автоматична відправка підписаних документів).

2 Створення та відправка «Універсального документа» (CONDRA) для Фактора ¶

Масове створення «Універсальних документів» (CONDRA) використовується для роботи з факторингом. Документи CONDRA створюються на підставі підписаних з обох сторін (в статусі «Підтверджено з двох сторін») «Видаткової накладної» (COMDOC_006), «Прибуткової накладної» (COMDOC_007), «Товарної накладної» (DOCUMENTINVOICE):

Далі в вікні «Пошуку контрагента» знайти та «Вибрати» сторону, що виступає в ролі Фактора:

Платформа повідомить про успішне створення документів повідомленням, а самі документи з’являться в папці «Чернетки»:

Далі потрібно вибрати документи і в «Дії з обраними документами» натиснути «Надіслати»:

Платформа повідомить про успішну відправку документів повідомленням, а самі документи відображаються в «Надісланих»:

3 Масовий друк документів ¶

Функціонал Масового друку реалізований у всіх папках окрім «Чернеток».

При виборі одного або декількох документів в «Дії з обраними документами» потрібно натиснути «Друкувати»:

Після виконання операції відкривається нове вікно з створеними друкованими макетами. Всі вибрані документи об’єднані в один файл для друку.

4 Звіт «Консолідоване замовлення»¶

Створення звіту «Консолідоване замовлення» можливо виконати в папках «Вхідні» та «Надіслані»: для цього потрібно обрати кілька «Замовлень» (ORDER) та в «Дії з обраними документами» обрати «Створити «Консолідоване замовлення» в Excel»:

В результаті завантажується xls-файл з усіма товарними позиціями в обраних «Замовленнях» (однакові позиції об’єднуються по штрих-коду, а їх кількість сумується).

5 Відмітка документів «прочитані» / «непрочитані»¶

Вхідні документи, що жодного разу не були відкриті позначаються в журналі документів жирним шрифтом, що символізує «непрочитаний» документ. В момент, коли користувач переходить в документ останній стає «прочитаним». Ці відмітки відіграють не лише візуальне значення, а й інформують контрагентів. Відмітити документи, як «прочитані» можливо також масово, не переходячи/відкриваючи самі документи. Також можливо зробити обернену масову операцію і зробити обрані документи «непрочитаними»:

Контакти ¶

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua