Створення та відправка «е-ТТН» з «нуля» (ручне заповнення)


Існують різні схеми роботи з «е-ТТН» документом, що може бути створений на підставі «Замовлення» (ORDER), «Повідомлення про відвантаження» (DESADV), «Заявки на транспортування» / «Підтвердження заявки на транспортування» (TRANSPORTATIONORDER). Ініціатором документообігу може виступати будь-який учасник, однак класичною вважається схема де ініціатором документообігу виступає учасник з роллю Вантажовідправник: «Вантажовідправник» -> «Перевізник» -> «Вантажоодержувач»

1 Створення та відправка «е-ТТН» Вантажовідправником

Для створення «е-ТТН» в сервісі «EDI Network» потрібно натиснути на кнопку «Створити», вибрати «Товарно-транспортна накладна» як тип створюваного документа в модальному вікні (для зручності можливо скористатись рядком пошуку):

../_images/Create_ETTN_065.png

Після чого відкривається готова до заповнення порожня форма «е-ТТН» документа:

../_images/Create_ETTN_073.png

Підказка

Поля обов’язкові до заповнення позначені червоною зірочкою *! «Зберегти» документ до чернеток можливо лише після заповнення всіх обов’язкових полів.

Для автомобілів та причепів реалізований Ваш особистий довідник, що автоматично формується при додаванні нового транспортного засобу (кнопка «+Новий транспортний засіб»). При додаванні нового транспортного засобу в модальному вікні потрібно заповнити «Реєстраційний номер», «Марка», «Модель», «Тип»:

../_images/Create_ETTN_003.png

Підказка

Для раніше введеного реєстрайійного номеру, наприклад, АА0001АА користувач може скористатись пошуком, наприклад, АА0, 001, 1АА, 01...:

../_images/Create_ETTN_004.png

Після додавання чи вибору транспортного засобу з’являються кнопки:

  • «Обрати» - вибір іншого транспортного засобу;

  • «Змінити» - редагування даних обраного транспортного засобу (редагування довідника);

  • «Очистити» - видалити введені в рядок дані.

../_images/Create_ETTN_005.png

Примітка

Незважаючи на те, що поля причіпа/напівпричіпа / контейнера є опціональним, при їх наявності такі дані є обов’язковими до заповнення!

Принцип заповнення причіпа/напівпричіпа теж реалізований через довідник (аналогічно додаванню даних про автомобіль):

../_images/Create_ETTN_006.png

При додаванні даних контейнера (кнопка «+Додати») в модальному вікні потрібно обрати «Тип контейнера»: 20-футовий / 40-футовий та зазначити «Ідентифікаційний номер»:

../_images/Create_ETTN_008.png

По кожному вказаному транспорному засобу є можливість зазначити (опціонально) номер пломби та температурний режим:

../_images/Create_ETTN_007.png

Заповнити дані «Перевізника»/»Замовника»/»Вантажоодержувача» (обов’язково) та «Проміжного складу» / «Охоронної компанії» (опціонально) можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок):

../_images/Create_ETTN_009.png

Для пошуку контрагента в модальному вікні потрібно ввести назву компанії, GLN або ІПН:

../_images/Create_ETTN_010.png

Примітка

Дані Вантажовідправника - це дані Вашої компанії, що заповнюються автоматично:

../_images/Create_ETTN_048.png

Якщо ТТН формується не від імені Вантажовідправника (в полі зазначений учасник документообігу, відмінний від поточного), то даний документ буде відправлений лише Вантажовідправнику до ознайомлення, як «Попередня ТТН» (такий документ не потребує підписання і слугує підставою для створення «е-ТТН» вказаним Вантажовідправником):

../_images/Create_ETTN_049.png

Увага

Компанія, що створює документ ТТН обов’язково має бути зазначеною серед учасників документообігу («Замовник» / «Вантажовідправник» / «Перевізник» / «Вантажоодержувач»)!

Дані «Водія» можливо обрати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) за ПІБ / ІПН / даними водійського посвідчення:

../_images/Create_ETTN_012.png

Якщо водій відсутній у випадаючому списку його можливо «+Додати» (для того, щоб повернутись до пошуку потрібно «Скасувати» додавання):

../_images/Create_ETTN_059.gif

Після того в модальному вікні потрібно буде заповнити обов’язкові дані про водія (поля позначені червоною зірочкою *) та «Додати» Водія:

../_images/Create_ETTN_060.png

Після того, як контрагенти були обрані можливо вказати їх відповідальних осіб:

../_images/Create_ETTN_015.png

Дані раніше доданих відповідальних осіб можливо обрати з віртуального довідника:

../_images/Create_ETTN_028.png

Довідник автоматично наповнюється при додаванні нового відповідального (кнопка «+Додати особу»). При додаванні нового відповідального в модальному вікні потрібно заповнити обов’язкові контактні дані (обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *):

../_images/Create_ETTN_016.png

Редагувати дані раніше введених осіб можливо за допомогою кнопки «Змінити»:

../_images/Create_ETTN_029.png

Заповнене поле документа даними відповідальної особи можливо «Очистити» за потреби чи «Обрати» іншу особу.

«Пункт навантаження» та «Пункт розвантаження» (зазвичай: дані Вантажовідправника та Вантажоодержувача відповідно) необхідно обрати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) за назвою компанії, GLN або ІПН:

../_images/Create_ETTN_051.png

Можливо вказати за потреби дані «Супровідних документів на вантаж» через кнопку «+Додати» та вибравши тип документа, згідно з яким здійснюється супровід, вказати номер та дату документа:

../_images/Create_ETTN_019.png

Підказка

За потреби можливо «Додати 3тю сторону (додатковий учасник)», обравши додаткову роль та вибравши учасника за Назвою / GLN / ІПН компанії:

../_images/Create_ETTN_074.png

Для всіх додаткових учасників доступний лише перегляд «е-ТТН» та вкладень до документа!

Примітка

Супровідних документів може бути багато (додаються кнопкою «+Додати»), їх можливо редагувати (pencil) після додавання чи видалити за потреби (x).

Також можлив вказати за потреби номер та дату «Спеціальної охорону вантажу» та/чи «Права на пред’влення претензії» через кнопку «Додати»:

Примітка

Загальні дані полів «Кількість місць», «Масою бруто, кг», «Усього відпущено на загальну суму», «у т.ч. ПДВ» автоматично підраховуються та заповнюються (перезаписуються) при додаванні значень в таблицю «Відомостей про вантаж»:

../_images/Create_ETTN_025.png

1.1 Заповнення табличної частини

Таблична частина на етапі заповнення документа складається з блоків «Відомості про вантаж», «Вантажно-розвантажувальні операції» та «Додаткові дані»:

../_images/Create_ETTN_052.png

1.1.1 Відомості про вантаж

Заповнення «Відомостей про вантаж» є обов’язковим і його можливо здійснити кількома способами:

1) Вручну

Потрібно натиснути на кнопку «Додати» та заповнити відповідні поля в модальному вікні (поля обов’язкові до заповнення позначені червоною зірочкою *):

../_images/Create_ETTN_061.png

Для заповнення даних «Документ з вантажем» реалізована кнопка «+Додати», при натисканні на яку відкриваються обов’язкові до заповнення поля:

../_images/Create_ETTN_024.gif

Внесення даних можливо «Скасувати», а вже введені дані можливо редагувати (pencil) чи видалити за потреби (x). Після того, як всі обов’язкові поля форми будуть заповнені їх можливо «Додати».

2) Шаблоном

Також для додавання табличних даних (вантаж) є можливість скористатись шаблоном. Для цього над таблицею необхідно натиснути «Зберегти шаблон Excel» (1).

../_images/Create_ETTN_062.png

На Ваш комп’ютер буде завантажено файл з назвою ettn_products_sample.xlsx. Відкривши його, необхідно внести інформацію про вантаж.

Обов’язкові для заповнення поля в файлі відмічені зеленим кольором («Найменування вантажу», «Маса брутто, кг»).

Важливо

Не дозволяється: змінювати формат шаблону, видаляти або додавати нові стовпці. Також не допускається зміна формату комірок.

Після заповнення файлу інформацією про вантаж потрібно завантажити файл за допомогою кнопки «Завантажити позиції з Excel» (2).

Попередження

Якщо у файлі будуть допущені помилки, то позиції не додаються в таблицю, а виводиться повідомлення з помилками:

../_images/Create_ETTN_063.png

Детально з помилками Ви можете ознайомитись, натиснувши на кнопку «Подивитися звіт про помилки»:

../_images/Create_ETTN_064.png

Потрібно виправити вказані помилки та повторно «Завантажити позиції з Excel»!

За необхідністю є можливість додавати ще вантаж(і), для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати» та заповнити інформацію в модальному вікні.

Для редагування інформації щодо вантажу необхідно навести курсор на рядок цього вантажу та натиснути «Змінити», для видалення – «Видалити»:

../_images/Create_ETTN_026.png

Для збереження внесених змін при редагуванні потрібно підтвердити зміни у відкритій формі кнопкою «Змінити»!

1.1.2 Вантажно-розвантажувальні операції

При заповненні «Вантажно-розвантажувальних операцій» вказуються «Маса бруто, кг» (копіюється загальне значення при активації курсора), «Дата і час прибуття», «Дата і час вибуття», «Час простою»:

../_images/Create_ETTN_027.png

Додатково в таблиці вантажно-розвантажувальних операцій можливо «+Додати» поля для внесення даних відповідальних осіб, що здають вантаж зі сторони Вантажовідправника чи видалити кнопкою «-«:

../_images/Create_ETTN_030.gif

Дані раніше доданих відповідальних осіб можливо обрати з віртуального довідника:

../_images/Create_ETTN_031.png

Довідник автоматично наповнюється при додаванні нового відповідального (кнопка «+Додати особу»). При додаванні нового відповідального в модальному вікні потрібно заповнити обов’язкові контактні дані (обов’язкові поля позначені червоною зірочкою *):

../_images/Create_ETTN_032.png

Редагувати дані раніше введених осіб можливо за допомогою кнопки «Змінити» (pencil_stencil):

../_images/Create_ETTN_034.png

За потреби можливо «Обрати» (лупа2) іншу особу замість обраної/доданої раніше.

1.1.3 Додаткові дані

Опціонально можуть бути заповнені «Додаткові дані» за допомогою кнопки «Додати»:

../_images/Create_ETTN_053.png

Автоматично визначається Ваша роль в документообігу. Для різних ролей існує свій набір полів. Можливо обрати поле та ввести відповідне значення. Такі додаткові поля не можуть повторюватись на рівні одного документа.


Після Зберігання документа до чернетки можливо «+Додати файл» на вантаж (лише в pdf форматі):

../_images/Create_ETTN_067.png

При додаванні файлу потрібно обрати «Тип документа», після чого можливо «Додати файл»:

../_images/Create_ETTN_037.png

Додані файли відображаються в правому верхньому куті документа, їх можливо переглянути, натиснувши на назву файлу, зберегти (download) чи видалити (trash):

../_images/Create_ETTN_054.png

Підказка

Можливо записати дані про супровідний документ, який Ви додаєте, в поле «Супровідні документи на вантаж» в ТТН, поставивши відмітку (при цьому обов’язково заповнюються номер та дата документа):

../_images/Create_ETTN_038.png

При цьому в поле «Супровідні документи на вантаж» додається відповідний запис:

../_images/Create_ETTN_039.png

Додані супровідні документи можливо завантажити, переглянути в браузері (натиснувши на назву) чи видалити. При видаленні такого файлу система запитає чи потрібно видаляти дані з поля «Супровідні документи на вантаж», що були внесені при додаванні файлу:

../_images/Create_ETTN_042.png

1.2 Підписання та відправка документа

Для підписання «е-ТТН» необхідно натиснути на кнопку «Підписати»:

../_images/Create_ETTN_068.png

Примітка

«Попередня ТТН» (документ, в якому поле Вантажовідправника заповнено даними компанії відмінної від поточної) не потребує підписання (кнопка «Підписати» відсутня).

Попередження

При роботі з контрагентом ТМ «АТБ» активні додаткові перевірки на:
  • захищеність носія підпису: доступними способами підписання є «Token», «Гряда» та «Cloud»;

  • наявність посади підписанта: КЕП має містити в собі інформацію про посаду підписанта:

../_images/atb_check_001.png

Винятком для цих перевірок є водії «Перевізників» в сервісі «Е-ТТН» (на роль водія ці перевірки не розповсюджуються).

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Останній обраний Вами тип підписання запам’ятовується платформою і автоматично обирається при наступному підписанні. Також при застосуванні файлового ключа при повторному підписанні на рівні сесії потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png ../_images/file5.png

Після підписання «е-ТТН» відображається інформація щодо підписантів. Для відправки е-ТТН необхідно натинути на кнопку «Надіслати»:

../_images/Create_ETTN_044.png

Після відправки «е-ТТН» Вантажовідправником документ відображається в журналі надісланих документів в статусі «Очікує на підписання перевізником»:

../_images/Create_ETTN_069.png

Примітка

Якщо ж документ створювався іншим учасником документообігу, то після відправки документ відображається в журналі надісланих документів в статусі «Попередня ТТН»:

../_images/Create_ETTN_050.png

Увага

Якщо один учасник документообігу (ідентифікатором є GLN) зазначений для кількох ролей («Замовник», «Вантажовідправник», «Експедитор», «Водій», «Перевізник», «Вантажоодержувач»), то після відправки документа у цього контрагента буде кнопка, що дозволяє йому «Змінити роль» (жовтим кольором відображається підказка з поточною роллю за замовмуванням):

../_images/Create_ETTN_055.png

Функціонал Відхилення / Підписання / Відправки / … буде доступний лише для відведеної для цих дій ролі відповідно до життєвого циклу документа (статусу), що відповідає основній послідовності обробки та схемі обміну цим документом.

Відправлена е-ТТН має наступний вигляд:

../_images/Create_ETTN_070.png

В шапці документа відображається статус, виділений відповідним кольором. В цьому ж рядку можливо «Переглянути підписи», натиснувши на одноіменну кнопку:

../_images/Create_ETTN_072.png

За потреби можливо («Додаткові дії» ->) «Відмовитись від підписання» (детальніше).

У відправленого документа з’являється ряд функціональних кнопок:

../_images/Create_ETTN_071.png

За допомогою цих кнопок можливо:

  • doc_download - завантажити створену «е-ТТН», обравши один з доступних форматів (.pdf / .xml / .xls / .zip);

  • arch - відправити/повернути ланцюжок документів до/з папки «Архів»;

  • print - відправити на друк даний документ;

  • clone - створити новий «е-ТТН» документ з автоматично заповненими даними з цього документа.

При відправці документа в ЦБД реєструються й Ваші додані супровідні документи. При успішній реєстрації після назви файлу ставиться зелена галочка, а при виникненні помилки червоний хрестик:

../_images/Create_ETTN_057.png

При цьому при виникненні помилки з вкладенням його можливо спробувати перевідправити за допомогою кнопки rotate чи видалити (trash).

Будь-який учасник документообігу завжди має можливість «Додати файл» супровідного документа (без можливості його видалити)! Однак, якщо при додаванні файлу є відмітка про додавання цих даних в форму документа, то такі дії прирівнюються до внесення змін в документ і потребують підписання та відправки нової транзакції:

../_images/Create_ETTN_058.png

Також можливо відмінити зміни в документ кнопкою «Очистити» (вкладення при цьому залишається).


Служба сервісної підтримки: support@edin.ua