Обмін документами в системі GS1 («ДжіЕс1 Україна») за допомогою сервісу EDIN «Вільний»

Зміст:

• Обмін документами в системі GS1 («ДжіЕс1 Україна») за допомогою сервісу EDIN «Вільний»

  • Вступ

  • 1 Вхід до особистого кабінету GS1 («ДжіЕс1 Україна»)

    • 1.1 Оформлення членства в Асоціації «ДжіЕс1 Україна»

  • 2 Підписання та подача пакету документів в особистому кабінеті GS1 («ДжіЕс1 Україна») за допомогою сервісу EDIN «Вільний»

---

Вступ

Сервіс «Вільний» можливо вбудувати в особистий кабінет сайту за допомогою кількох простих кроків і організувати електронний документообіг прямо у Вас на сайті під власним брендом: (детальніше). Дана інструкція описує порядок взаємодії з платформою GS1 («ДжіЕс1 Україна»): https://gs1ua.org/ua для обміну документами в сервісі «Вільний».

1 Вхід до особистого кабінету GS1 («ДжіЕс1 Україна»)

На сайті GS1 («ДжіЕс1 Україна»): https://gs1ua.org/ua потрібно виконати «Вхід до особистого кабінету»:

Зареєстрованим учасникам потрібно ввести логін користувача, пароль та натиснути «Увійти»:

Незареєстрованим учасникам потрібно «Оформити членство в Асоціації «ДжіЕс1 Україна»».

1.1 Оформлення членства в Асоціації «ДжіЕс1 Україна»

Після натискання на кнопку «Оформити членство в Асоціації «ДжіЕс1 Україна»»:

відкриваються умови вступу до Асоціації, з якими потрібно ознайомитись та погодитись, поставивши відмітку, та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі потрібно обрати організаційну форму, спосіб використання Системи GS1 та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

В блоці додаткових умов потрібно уточнити дані, в залежності від раніше обраних значень та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

В залежності від обраних значень буде представлена таблиця умов, з якою потрібно ознайомитись та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі потрібно вказати код ЄДРПОУ чи ІПН в залежності від обраної раніше організаційної форми (юридична особа / ФОП) та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі потрібно вказати Прізвище/Ім’я/По-батькові (для ФОП) чи повне та скорочене найменування юр. особи та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі потрібно вказати адреси реєстрації та кореспонденції та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі можливо вказати контактну інформацію та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Для юридичної особи вказується Прізвище/Ім’я/По-батькові та посада керівника (для ФОП цей блок відсутній):

Далі потрібно вказати дані відповідального працівника та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі потрібно вказати коди КОАТУУ/КВЕД та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі потрібно вказати банківські реквізити та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Далі потрібно вказати додаткову інформацію та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

Після заповнення форми відомостей для обчислення довгострокової потреби в номерах GS1 можливо «Закінчити» реєстрацію:

На вказану електронну пошту прийде лист з посиланням для активації облікового запису:

При переході за цим посиланням потрібно «Встановити» пароль (не менше 8 символів, з заголовними та рядковими літерами та має містити хоча б один символ):

Тепер Ви можете здійснити вхід до системи GS1 («ДжіЕс1 Україна»).

2 Підписання та подача пакету документів в особистому кабінеті GS1 («ДжіЕс1 Україна») за допомогою сервісу EDIN «Вільний»

Після того, як Ви пройшли авторизацію в системі GS1 («ДжіЕс1 Україна») Вам потрібно пройти до розділу «Документи»:

В блоці «Документи згідно вашого договору» можливо «Завантажити» та ознайомитись зі створеними документами, а також Вивантажити та «Передати» файли для дооформлення документів (розмір файлу не повинен перевищувати 2 Мб):

Після того, як всі докумени будуть оформлені їх можливо «Підписати ЕЦП (EDIN)»:

Підказка

Підписання та обмін документами здійснюється за допомогою сервісу EDIN «Вільний» (ознайомитись з загальним виглядом сервісу).

Процес підписання ініційовано. Відкриється вікно сервісу EDIN «Вільний» з вхідним документом від GS1 Україна, що очікує підписання:

При переході в пакет документів Ви можете ознайомитись з усіма вкладеними файлами прямо в особистому кабінеті GS1 («ДжіЕс1 Україна»).

При додаванні більше 3 файлів частина файлів прихована за стрілками прокручування ( ). Для доданих файлів доступний попередній перегляд їх вмісту:

Після того, як Ви перевірили, що всі дані коректні, то цей пакет документів потрібно «Підписати»:

Попередження

Поля «ЄДРПОУ отримувача» та «ЄДРПОУ відправника» є опціональними до заповнення. Поля можуть бути заповнені для формування контролю корректності підписання документів за ЄДРПОУ. Якщо поля заповнені, то сервіс «Вільний» буде перевіряти Вас та Ваших контрагентів на етапі підписання документів (вказане значення ЄДРПОУ та ЄДРПОУ ключа ЕЦП підписанта повинні співпадати). В разі некоректного значення (дозволено 8,9,10,12 цифр, комбінація із 2 літер та 6 цифр) Ви не зможете підписати/відправити документ, а в разі невідповідності значення під час підписання буде виникати помилка:

Файловий ключTokenГрядаДія.ПідписCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка () можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

Примітка

Після підписання файлів в форматах PDF, JPG (JPEG), PNG, BMP при їх попередньому перегляді додається водяний знак в верхньому лівому куті кожної сторінки файлу, а також додається сторінка листа підписання:

Водяний знак містить інформацію, про те що файл було підписано в EDI Network, GUID документа та поточну сторінку файлу.

Лист підписання містить посилання та QR-код для скачування архіва документа, інформацію по документу та його підписантів.

Після підписання під даними документа відображається інформація щодо підписантів, документ змінює свій статус на «Підписано» (детальніше про статуси документів):

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua