Обмін документами в системі GS1 («ДжіЕс1 Україна») за допомогою сервісу EDIN «Вільний»


Вступ

Сервіс «Вільний» можливо вбудувати в особистий кабінет сайту за допомогою кількох простих кроків і організувати електронний документообіг прямо у Вас на сайті під власним брендом: (детальніше). Дана інструкція описує порядок взаємодії з платформою GS1 («ДжіЕс1 Україна»): https://gs1ua.org/ua для обміну документами в сервісі «Вільний».

1 Вхід до особистого кабінету GS1 («ДжіЕс1 Україна»)

На сайті GS1 («ДжіЕс1 Україна»): https://gs1ua.org/ua потрібно виконати «Вхід до особистого кабінету»:

../../../_images/GS1_Vilnyi_001.png

Зареєстрованим учасникам потрібно ввести логін користувача, пароль та натиснути «Увійти»:

../../../_images/GS1_Vilnyi_002.png

Незареєстрованим учасникам потрібно «Оформити членство в Асоціації «ДжіЕс1 Україна»».

1.1 Оформлення членства в Асоціації «ДжіЕс1 Україна»

Після натискання на кнопку «Оформити членство в Асоціації «ДжіЕс1 Україна»»:

../../../_images/GS1_Vilnyi_003.png

відкриваються умови вступу до Асоціації, з якими потрібно ознайомитись та погодитись, поставивши відмітку, та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_004.png

Далі потрібно обрати організаційну форму, спосіб використання Системи GS1 та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_005.png

В блоці додаткових умов потрібно уточнити дані, в залежності від раніше обраних значень та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_006.png

В залежності від обраних значень буде представлена таблиця умов, з якою потрібно ознайомитись та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_007.png

Далі потрібно вказати код ЄДРПОУ чи ІПН в залежності від обраної раніше організаційної форми (юридична особа / ФОП) та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_008.png

Далі потрібно вказати Прізвище/Ім’я/По-батькові (для ФОП) чи повне та скорочене найменування юр. особи та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_009.png

Далі потрібно вказати адреси реєстрації та кореспонденції та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_010.png

Далі можливо вказати контактну інформацію та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_011.png

Для юридичної особи вказується Прізвище/Ім’я/По-батькові та посада керівника (для ФОП цей блок відсутній):

../../../_images/GS1_Vilnyi_012.png

Далі потрібно вказати дані відповідального працівника та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_013.png

Далі потрібно вказати коди КОАТУУ/КВЕД та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_014.png

Далі потрібно вказати банківські реквізити та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_015.png

Далі потрібно вказати додаткову інформацію та продовжити реєстрацію (кнопка «Вперед»):

../../../_images/GS1_Vilnyi_016.png

Після заповнення форми відомостей для обчислення довгострокової потреби в номерах GS1 можливо «Закінчити» реєстрацію:

../../../_images/GS1_Vilnyi_017.png ../../../_images/GS1_Vilnyi_018.png

На вказану електронну пошту прийде лист з посиланням для активації облікового запису:

../../../_images/GS1_Vilnyi_019.png

При переході за цим посиланням потрібно «Встановити» пароль (не менше 8 символів, з заголовними та рядковими літерами та має містити хоча б один символ):

../../../_images/GS1_Vilnyi_020.png ../../../_images/GS1_Vilnyi_021.png

Тепер Ви можете здійснити вхід до системи GS1 («ДжіЕс1 Україна»).

2 Підписання та подача пакету документів в особистому кабінеті GS1 («ДжіЕс1 Україна») за допомогою сервісу EDIN «Вільний»

Після того, як Ви пройшли авторизацію в системі GS1 («ДжіЕс1 Україна») Вам потрібно пройти до розділу «Документи»:

../../../_images/GS1_Vilnyi_022.png

В блоці «Документи згідно вашого договору» можливо «Завантажити» та ознайомитись зі створеними документами, а також Вивантажити та «Передати» файли для дооформлення документів (розмір файлу не повинен перевищувати 2 Мб):

../../../_images/GS1_Vilnyi_023.png

Після того, як всі докумени будуть оформлені їх можливо «Підписати ЕЦП (EDIN)»:

../../../_images/GS1_Vilnyi_024.png

Підказка

Підписання та обмін документами здійснюється за допомогою сервісу EDIN «Вільний» (ознайомитись з загальним виглядом сервісу).

Процес підписання ініційовано. Відкриється вікно сервісу EDIN «Вільний» з вхідним документом від GS1 Україна, що очікує підписання:

../../../_images/GS1_Vilnyi_025.png

При переході в пакет документів Ви можете ознайомитись з усіма вкладеними файлами прямо в особистому кабінеті GS1 («ДжіЕс1 Україна»).

При додаванні більше 3 файлів частина файлів прихована за стрілками прокручування (прокрутка1 прокрутка2). Для доданих файлів доступний попередній перегляд їх вмісту:

../../../_images/Work_with_Vilnyi_10n.gif

Після того, як Ви перевірили, що всі дані коректні, то цей пакет документів потрібно «Підписати»:

../../../_images/GS1_Vilnyi_026.png

Попередження

Поля «ЄДРПОУ отримувача» та «ЄДРПОУ відправника» є опціональними до заповнення. Поля можуть бути заповнені для формування контролю корректності підписання документів за ЄДРПОУ. Якщо поля заповнені, то сервіс «Вільний» буде перевіряти Вас та Ваших контрагентів на етапі підписання документів (вказане значення ЄДРПОУ та ЄДРПОУ ключа ЕЦП підписанта повинні співпадати). В разі некоректного значення (дозволено 8,9,10,12 цифр, комбінація із 2 літер та 6 цифр) Ви не зможете підписати/відправити документ, а в разі невідповідності значення під час підписання буде виникати помилка:

../../../_images/Work_with_Vilnyi_140.png

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../../../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../../../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../../../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../../../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../../../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Останній обраний Вами тип підписання запам’ятовується платформою і автоматично обирається при наступному підписанні. Також при застосуванні файлового ключа при повторному підписанні на рівні сесії потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../../../_images/file4.png ../../../_images/file5.png

Примітка

Після підписання файлів в форматах PDF, JPG (JPEG), PNG, BMP при їх попередньому перегляді додається водяний знак в верхньому лівому куті кожної сторінки файлу, а також додається сторінка листа підписання:

../../../_images/Work_with_Vilnyi_53.png

Водяний знак містить інформацію, про те що файл було підписано в EDI Network, GUID документа та поточну сторінку файлу.

../../../_images/Work_with_Vilnyi_54.png

Лист підписання містить посилання та QR-код для скачування архіва документа, інформацію по документу та його підписантів.

Після підписання під даними документа відображається інформація щодо підписантів, документ змінює свій статус на «Підписано» (детальніше про статуси документів):

../../../_images/GS1_Vilnyi_027.png

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua