Робота з сервісом Вільний

Зміст:

• Робота з сервісом Вільний

  • 1 Вхід на платформу

  • 2 Загальний вигляд сервісу

  • 3 Перегляд каталогів платформи

    • 3.1 Статуси документів

    • 3.2 Масове завантаження документів

    • 3.3 Формування та завантаження реєстру документів

  • 4 Створення і відправка документа

    • 4.1 Додавання отримувачів

    • 4.2 Додавання файлів

    • 4.3 Масове завантаження pdf-файлів

    • 4.4 Підписання та відправка документа

  • 5 Додавання отримувачів до відправленого документа

  • 6 Переслати

  • 7 Пошук і фільтрація документів

    • 7.1 Пошук документів

    • 7.2 Швидкі фільтри по документам

  • 8 Робота з вхідними документами

  • 8.1 Відхилення вхідного документа

  • 9 Контрагенти (відправка запрошень)

---

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth .

При переході за вказаним посиланням відкриється вікно авторизації. Необхідно ввести Ваш логін і пароль користувача і натиснути «Вхід»:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти «Реєстрацію» на платформі (детальніше в інструкції)

Після успішної авторизації відкриється головне меню з сервісами платформи EDIN:

Лівою кнопкою миші потрібно вибрати «Вільний».

Підказка

Для повернення до меню сервісів, товарного довідника потрібно натиснути кнопку або натиснувши на логотип EDIN

2 Загальний вигляд сервісу

Зовнішній вигляд сервісу «Вільний» складається з кількох наступних основних частин: функціонал переходу по каталогами папок (1), журналу документів (2), пошуку документів (3), кнопки переходу в меню сервісів, вибору мови, налаштувань користувача та виходу з платформи (4).

Якщо у користувача налаштований доступ до документів сервісу інших співробітників компанії, то є можливість переключитись на каталоги тих співробітників і виконувати дії з документами від їх імені:

3 Перегляд каталогів платформи

В путівнику, а також зеленим маркером відмічене поточне місце перебування користувача в сервісі (при первинному вході - в каталозі «Вхідних» документів).

Для переходу в потрібний Вам каталог необхідно його вибрати:

1. «Вхідні» - каталог вхідних документів організації (від контрагентів).

2. «Надіслані» - каталог відправлених документів організації (до контрагентів).

3. «Важливі» - каталог всіх документів, що були відзначені, як «важливі» символом зірочки («важливі» / «звичайні»).

4. «Чернетки» - каталог для документів, що були створені, але не були відправлені.

5. «Архів» - каталог для документів, що були перенесені в архів.

6. «Контрагенти» - дозволяє знайти своїх незареєстрованих контрагентів та відправити їм запрошення на e-mail.

7. «Збережений пошук» - стандартні та створені користувачем комбінації критеріїв пошуку документів для зручної фільтрації документів у вище перерахованих каталогах (детальніше за посиланням).

3.1 Статуси документів

В сервісі «Вільний» для документів передбачені наступні статуси:

• Очікує підпису - Відправник підписав та відправив документ (жоден Отримувач ще не підписав документ);

• Підписано частково - Відправник та частина контрагентів-Отримувачів підписали документ;

• Підписано - кінцевий статус документа; документ підписано всіма контрагентами-отримувачами;

• Відхилено - кінцевий статус документа; документ відхилено одним з контрагентів (документ вважається відхиленим незважаючи на дії інших контрагентів);

• Не доступна до редагування копія - «snapshot»-копія документа (містить статус оригіналу й інформацію про підписи на момент формування копії). Жодні дії з документом недоступні (виключення: Відправник може додавати Отримувачів до вже відправленої копії).

3.2 Масове завантаження документів

Масове завантаження документів доступне з журналу документів. Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку «Завантажити»:

Документи завантажуються у вигляді zip-архівів (найменування архіву = перші 10 символів теми документа + Дата + Час створення). Кожен з архівів містить каталоги (найменування=назві файлу з роширенням) для кожного вкладення. Кожен каталог містить:

• якщо документ не підписаний: оригінал файлу;

• якщо документ підписаний: оригінал файлу та підписаний файл в форматі p7s.

Примітка

Якщо підписаний документ містить файл в форматі PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP, то завантажуваний zip-архів для кожного такого файлу додатково містить друкований макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання в форматі pdf (детальніше).

3.3 Формування та завантаження реєстру документів

Для бухгалтерського обліку передбачене консолідоване вивантаження даних обраних документів каталога (не більше 100 документів). Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку «Завантажити реєстр в Excel»:

Реєстр формується з обраних документів в xlsx-файл з назвою, що формується згідно шаблону: List_of_documents _НазваПапки_Дата(YYYY-MM-DD)_час(hh-mm-ss), наприклад: List_of_documents_Inbox_2021-06-30_12-47-31.xlsx. В реєстр з документів записуються наступні поля: Отримувач (для «Надіслані»/»Важливі»), Відправник (для «Вхідні»/»Важливі»), Ім’я файлу вкладення, Тема документу, Статус, Дата відправки, Дата зміни статусу, Дата документу, Номер документу, Сума документу:

Примітка

Перезавантаження сторінки може перервати процес формування файлу (файл реєстра не зберігається)! При виникненні помилки в правому верхньому куті екрану відображається повідомлення «Помилка створення реєстра.»

4 Створення і відправка документа

Для створення документа на платформі необхідно натиснути кнопку - «Створити»

Після цього на формі створення документа обов’язково потрібно вказати «Отримувачів», «Тему документа» (від 1 до 100 символів) та додати файли-вкладення.

Примітка

Поля «Номер документу», «Дата документу», «Сума (грн)», «Повідомлення» не є обов’язковими до заповнення.

4.1 Додавання отримувачів

Отримувачам документа відображається лише контрагент-Відправник, однак Отримувачам відображається статус документа і загальна кількість

Для вибору потрібних Отримувачів (може бути декілька) потрібно в полі почати вводити прізвище, пошту чи ЕДРПОУ контрагента (min 3 символи) і обрати зі списку зареєстрованих на платформі користувачів:

При введенні в поле Отримувачів пошти, що є аліасом (детальніше про налаштування аліасів) відображається ПІБ контрагента, основний email та аліас:

Реалізована можливість вказати Email незареєстрованого на платформі користувача в полі «Отримувачі». При додаванні такого користувача потрібно обрати «Запросити нового користувача» в результатах випадаючого списка:

При відправці документа у відправника з’являється попередження, що потребує підтвердження:

Незареєстрованому отримувачу на вказаний Email відправляється запрошення з посиланням на реєстрацію та вкладеним одним (першим) файлом без підпису:

Також незареєстрованим отримувачам на Email приходять нагадування про запрошення на наступний день, 3-ій, 6-ий, 12-ий та 27-ий зі списком відправників та темами повідомлень:

Також можливе масове додавання зареєстрованих / незареєстрованих Отримувачів, скопіювавши (Ctrl+C) список (значення через кому) потрібних Email-адрес та вставши (Ctrl+V) їх з буфера обміну:

4.2 Додавання файлів

Файли можливо додати з локального носія через кнопку «Додати файл» чи «Drag-and-drop» способом:

Примітка

Один документ може містити не більше 10 файлів в наступних форматах: PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/DOC/DOCX/XLS/XLSX/PPT/PPTX/CSV/TXT/XML/P7S (попередній перегляд працює лише для PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/TXT/XML) з розміром файлу не більше 5 Мб.

При додаванні більше 3 файлів частина файлів прихована за стрілками прокручування ( ). Для доданих файлів доступний попередній перегляд їх вмісту:

При перегляді доданого файлу можливо масштабувати попередній перегляд файлу (1), використовувати пагінацію сторінок (2), роздрукувати макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання (3) (кнопка активна лише для файлів в форматі PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP), завантажити (4) чи видалити (5) файл.

Примітка

При завантаженні (4) файлу:

• якщо документ НЕ підписано, то завантажується лише оригінал файлу;

• якщо документ підписано, то завантажується zip-архів (найменування архіву = назва файлу + Дата + Час створення), що містить оригінал файлу та підписаний файл в форматі p7s;

• якщо документ підписано і файл має розширення формату PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP, то завантажується zip-архів (найменування архіву = назва файлу + Дата + Час створення), що містить оригінал файлу, підписаний файл в форматі p7s та друкований макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання в форматі pdf (детальніше).

Після додавання файлу/-ів та заповнення всіх обов’язковий полей можливо масово «Підписати всі» файли документа та «Відправити» документ (також можливо «Відправити документ без підписання»). При відправці непідписанного документа з’являється підказка, що потребує підтвердження дії:

Однак «Підписати» файли документа можливо і після відправки документа (якщо він не був відхилений):

Підписання Відправника не є обов’язковим, однак такий функціонал дозволяє реалізувати схеми документообігу, в яких Отримувач першим виконує підписання.

4.3 Масове завантаження pdf-файлів

В каталозі «Чернетки» можливо масово завантажити pdf-файли за допомогою кнопки «Завантажити PDF». Після натискання кнопки в popup вікні вказуються правила до завантаження:

Для вибору та завантаження pdf-файлів потрібно вказати папку, в якій знаходяться ці файли (кнопка «Вибрати папку з файлами»), після чого відобразиться процес завантаження:

Процес завантаження можливо перервати кнопкою «Зупинити процес завантаження». Навпроти кожного документа показується відмітка статусу завантаження конкретного файлу:

• - файл в черзі;

• - файл в процесі обробки/завантаження;

• - файл успішно завантажено;

• - помилка завантаження файлу (такий файл супроводжується детальним описом причини помилки):

Після того, як процес завантаженя завершено можливо ознайомитись з результатом (за потреби виправити помилки, що могли виниктути при завантаженні) та «Закрити» вікно результатів завантаження:

4.4 Підписання та відправка документа

Для підписання при перегляді документа необхідно натиcнути на кнопку «Підписати всі»:

Примітка

Також в папці Чернетки доступний функціонал масового підписання (не більше 100 документів). Для цього потрібно спочатку відібрати всі готові до підписання документи (непідписані документи з вкладеннями) за допомогою зручного фільтра «Готові до підписання» (1):

Далі потрібно відмітити бажані документи зі списку для того, щоб «Підписати» (2) їх:

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта; можливо видалити помилкові ключі ().

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

Увага

Один користувач може накласти не більше 2 унікальних підписів (при масовому підписанні наноситься лише один підпис). При додаванні/видаленні файлів в/з документа - раніше накладені підписи видаляються!

Примітка

При масовому підписанні відображається процес підписання, який можливо перервати кнопкою «Зупинити процес підписання»:

Навпроти кожного документа показується відмітка статусу підписання:

• - документ в черзі;

• - документ в процесі підписання;

• - документ успішно підписано;

• - помилка підписання.

Після того, як процес підписання завершено можливо ознайомитись з результатом та «Закрити» вікно результатів підписання:

Примітка

Після підписання файлів в форматах PDF, JPG (JPEG), PNG, BMP при їх попередньому перегляді додається водяний знак в верхньому лівому куті кожної сторінки файлу, а також додається сторінка листа підписання:

Водяний знак містить інформацію, про те що файл було підписано в EDI Network, GUID документа та поточну сторінку файлу.

Лист підписання містить посилання та QR-код для скачування архіва документа, інформацію по документу та його підписантів.

Після підписання під даними документа відображається інформація щодо підписантів. Для відправки документів потрібно натиснути на кнопку «Відправити».

Примітка

Також в папці Чернетки доступний функціонал масової відправки (не більше 100 документів). Для цього потрібно спочатку відібрати всі готові до відправки документи (документи з вкладеннями, заповненими полями «Отримувач» і «Тема») за допомогою зручного фільтра «Готові до відправки» (1):

Далі потрібно відмітити бажані документи зі списку для того, щоб «Відправити» (2) їх:

Якщо серед обраних до відправки документів є непідписані документи та/або незареєстровані користувачі, то вказується загальна кількість таких документів і таку відправку потрібно «Підтвердити»:

При масовій відправці відображається вікно відправки - процес можливо перервати кнопкою «Зупинити процес відправки»:

Навпроти кожного документа показується відмітка статусу відправки:

• - документ в черзі;

• - документ в процесі відправки;

• - документ успішно відправлено;

• - помилка відправки.

Після того, як процес відправки завершено можливо ознайомитись з результатом та «Закрити» вікно результатів відправки:

Після відправки документа контрагентам він відображається в журналі надісланих документів і має статус Очікує підпису (кнопки додавання файлів та підписання не активні):

Примітка

Надіслані документи мають мітки (з підказками при наведенні курсора):

• - «Частково доставлено» (серед отримувачів є зареєстровані і незареєстровані користувачі)

• - «Доставлено» (всі отримувачі зареєстровані на платформі)

• - «Очікуємо реєстрації отримувача» (всі отримувачі - незареєстровані користувачі)

Також при відправці документа, на вказаний e-mail «Отримувача» відправляється лист:

5 Додавання отримувачів до відправленого документа

Увага

Лише Відправник документа має можливість додавати нових контрагентів. Додавання отримувачів до вже відправленого документа можливо поки документ (оригінал) знаходиться в статусі Очікує підпису / Підписано частково (детальніше про статуси документів).

Для цього Відправнику потрібно перейти у документ і натиснути кнопку «+Додати»:

Пошук і додавання нового отримувача аналогічно формуванню нового документа (з можливістю додавання незареєстрованого учасника):

Документ відправляється новим контрагентам кнопкою «Відправити».

6 Переслати

«Вхідні» чи «Надіслані» документи можливо «Переслати»:

Пошук і додавання нового отримувача аналогічно формуванню нового документа (з можливістю додавання незареєстрованого учасника):

При цьому формується «snapshot»-копія документа зі статусом «Не доступна до редагування копія» (містить статус оригіналу й інформацію про підписи на момент формування копії):

Жодні дії з документом-копією недоступні (окрім можливості завантажити вкладення).

7 Пошук і фільтрація документів

7.1 Пошук документів

Фільтрування документів в сервісі зручно здійснювати за допомогою функціоналу «Пошук» (всі «Доступні ключі пошуку» можливо переглянути в один клік):

Потрібно обрати/ввести параметр (кілька параметрів вводяться через кому), текст за потреби і натиснути . Часто використовувані пошукові запити для зручності рекомендовано зберігати () до власного пошуку (блок «Збережений пошук»):

Збережений пошук відноситься тільки до певного статусу документа: «Вхідні», «Надіслані». У блоці «Збережений пошук» за замовчуванням доступні фільтри по документам за сьогодні та вчора. Вилучити збережений пошук можна за допомогою хрестика. Очистити рядок «Пошук» можна за допомогою кнопки «Скинути фільтри» . При переході між папками «Вхідні», «Надіслані» пошуковий рядок очищається. Якщо користувач відфільтрував список документів, після чого перейшов до перегляду цього документа та повернувся назад, — пошук зберігається.

7.2 Швидкі фільтри по документам

Кнопка швидкої фільтрації доступна для папок «Вхідні» та «Надіслані» і розташована в правому верхньому куті журнала документів:

Для «Вхідні»:

• Всі - всі вхідні документи;

• Непрочитані - документи, що ще не були переглянуті (відкриті);

• Прочитані - документи, що вже були переглянуті (відкриті).

Для «Надіслані»:

• Всі - всі надіслані (вихідні) документи;

• Доставлені - документи, всі Отримувачі яких отримали документ (відмічені );

• Помилка - документи з помилками (Отримувачі їх не отримають);

• Відправлені - надіслані (вихідні) документи, що очікують дій Отримувачів (в статусі «Очікує підпису»).

Підказка

Значення фільтру дублюється в рядок пошуку і зберігається при переході між папками під час даної сесії.

8 Робота з вхідними документами

Всі непрочитані «Вхідні» документи відображаються жирним шрифтом:

При переході в сам документ відкриваються дані про підписанта, файли доступні до перегляду та скачування (), а сам з документом можливо виконати наступні дії: «Відхилити всі» підписані файли чи «Підписати» їх у відповідь:

Підказка

Процес Підписання «Отримувачем» документа не відрізняється від підписання «Відправника» та описаний в розділі вище .

Після підписання документ змінює свій статус на:

• «Підписано частково», якщо є інші отримувачі, що ще не наклали свій підпис (кожен користувач може накласти не більше 2 унікальних підписів);

• «Підписано», якщо решта учасників вже підписали документ.

Документообіг завершуєтся, коли документ змінює свій статус на «Підписано».

8.1 Відхилення вхідного документа

Увага

Якщо один з отримувачів відхилить документ до того, як він буде підписаний усіма учасниками (документ в статусі «Очікує підпису» чи «Підписано частково») документ змінює свій статус на «Відхилено» для всіх учасників. Відхилений документ не підписується, а контрагент, що виконав відхилення зазначається під статусом.

Для відхилення всіх підписаних файлів потрібно відкрити сам документ і натиснути кнопку «Відхилити всі»:

При відхиленні потрібно обов’язково вказати причину відхилення та «Відправити»:

Після відхилення документ змінює свій статус на «Відхилено».

Документообіг завершено.

9 Контрагенти (відправка запрошень)

Розділ дозволяє знайти своїх незареєстрованих контрагентів та масово відправити їм запрошення на e-mail. Для початку потрібно долучити контрагентів до журналу - це можливо зробити за допомогою кнопки «Створити контрагента», після чого «Зберегти» дані в журналі:

Також розроблено функціонал масового завантаження e-mail адрес через xls-файл, що повинен відповідати шаблону. Для коректного додавання даних спочатку потрібно завантажити «Шаблон» (1), орієнтуючись на який буде можливо без помилок долучити список своїх контрагентів кнопкою «З Excel» (2):

Дані контрагентів в журналі можливо відредагувати:

Увага

Якщо Excel-документ містить поля з помилками чи невідповідним шаблону змістом, то такі поля виділяються жовтим кольором, виводиться повідомлення про необхідність внесення правок (такі поля можливо видалити кнопкою ):

При редагуванні конкретного рядка вказується помилка:

Після того, як контрагенти успішно завантажені сервіс «Вільний» перевіряє введені адреси, чи зареєстровані вони в сервісі і проставляє «Статус реєстрації» (зареєстрований чи незареєстрований ):

Кожного з незареєстрованих контрагентів можливо «Запросити» індивідуально клікаючи на кнопку в рядку контрагента чи масово: відмітивши незареєстрованих контрагентів та надіславши «Запрошення» всім одразу:

Незареєстрованим контрагентам на e-mail відправляється запрошення:

Після відправки запрошення проставляється дата його відправлення зі статусом «Відправлено»:

Після того, як запрошений користувач пройде реєстрацію в полі запрошення з’явиться відмітка зареестрованого користувача - такому користувачу немає можливості повторно відправити запрошення:

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua