Робота з сервісом Вільний ¶

Зміст:

Робота з сервісом Вільний

1 Вхід на платформу¶

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth .

При переході за вказаним посиланням відкриється вікно авторизації. Необхідно ввести Ваш логін і пароль користувача і натиснути «Вхід»:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти «Реєстрацію» на платформі (детальніше в інструкції)

Після успішної авторизації відкриється головне меню з сервісами платформи EDIN:

Лівою кнопкою миші потрібно вибрати «Вільний».

Підказка

Для повернення до меню сервісів, товарного довідника потрібно натиснути кнопку пресуха або натиснувши на логотип EDIN

2 Загальний вигляд сервісу¶

Зовнішній вигляд сервісу «Вільний» складається з кількох наступних основних частин: функціонал переходу по каталогами папок (1), журналу документів (2), пошуку документів (3), кнопки переходу в меню сервісів, вибору мови, налаштувань користувача та виходу з платформи (4).

3 Перегляд каталогів платформи¶

В путівнику, а також зеленим маркером відмічене поточне місце перебування користувача в сервісі (при первинному вході - в каталозі «Вхідних» документів).

Для переходу в потрібний Вам каталог необхідно його вибрати:

«Вхідні» - каталог вхідних документів організації (від контрагентів).
«Надіслані» - каталог відправлених документів організації (до контрагентів).
«Важливі» - каталог всіх документів, що були відзначені, як «важливі» символом зірочки («важливі» / «звичайні»).
«Чернетки» - каталог для документів, що були створені, але не були відправлені.
«Архів» - каталог для документів, що були перенесені в архів.
«Збережений пошук» - стандартні та створені користувачем комбінації критеріїв пошуку документів для зручної фільтрації документів у вище перерахованих каталогах (детальніше за посиланням).

3.1 Статуси документів¶

В сервісі «Вільний» для документів передбачені наступні статуси:

Очікує підпису - Відправник підписав та відправив документ (жоден Отримувач ще не підписа документ);
Підписано частково - Відправник та частина контрагентів-Отримувачів підписали документ;
Підписано - кінцевий статус документа; документ підписано всіма контрагентами;
Відхилено - кінцевий статус документа; документ відхилено одним з контрагентів (документ вважається відхиленим незважаючи на дії інших контрагентів);
Не доступна до редагування копія - «snapshot»-копія документа (містить статус оригіналу й інформацію про підписи на момент формування копії). Жодні дії з документом недоступні (виключення: Відправник може додавати Отримувачів до вже відправленої копії).

3.2 Масове завантаження документів¶

Масове завантаження документів доступне з журналу документів. Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку «Завантажити»:

Документи завантажуються у вигляді zip-архівів (найменування архіву = перші 10 символів теми документа + Дата + Час створення). Кожен з архівів містить каталоги (найменування=назві файлу з роширенням) для кожного вкладення. Кожен каталог містить:

якщо документ не підписаний: оригінал файлу;
якщо документ підписаний: оригінал файлу та підписаний файл в форматі p7s.

Примітка

Якщо підписаний документ містить файл в форматі PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP, то завантажуваний zip-архів для кожного такого файлу додатково містить друкований макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання в форматі pdf (детальніше).

4 Створення і відправка документа¶

Для створення документа на платформі необхідно натиснути кнопку - «Створити»

Після цього на формі створення документа обов’язково потрібно вказати «Отримувачів», «Тему документа» (від 1 до 100 символів) та додати файли-вкладення.

Примітка

Поля «Номер документу», «Дата документу», «Сума (грн)», «Повідомлення» не є обов’язковими до заповнення.

4.1 Додавання отримувачів¶

Отримувачам документа відображається лише контрагент-Відправник, однак Отримувачам відображається статус документа і загальна кількість

Для вибору потрібних Отримувачів (може бути декілька) потрібно в полі почати вводити прізвище, пошту чи ЕДРПОУ контрагента (min 3 символи) і обрати зі списку зареєстрованих на платформі користувачів:

Реалізована можливість вказати Email незареєстрованого на платформі користувача в полі «Отримувачі». При додаванні такого користувача потрібно обрати «Запросити нового користувача» в результатах випадаючого списка:

При відправці документа у відправника з’являється попередження, що потребує підтвердження:

Незареєстрованому отримувачу на вказаний Email відправляється запрошення з посиланням на реєстрацію) та вкладеним одним (першим) файлом без підпису:

Також незареєстрованим отримувачам на Email приходять нагадування про запрошення на наступний день, 3-ій, 6-ий, 12-ий та 27-ий зі списком відправників та темами повідомлень:

Також можливе масове додавання зареєстрованих / незареєстрованих Отримувачів, скопіювавши (Ctrl+C) список (значення через кому) потрібних Email-адрес та вставши (Ctrl+V) їх з буфера обміну:

4.2 Додавання файлів¶

Файли можливо додати з локального носія через кнопку «Додати файл» чи «Drag-and-drop» способом:

Примітка

Один документ може містити не більше 10 файлів в наступних форматах: PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/DOC/DOCX/XLS/XLSX/PPT/PPTX/CSV/TXT/XML/P7S (попередній перегляд працює лише для PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/TXT/XML) з розміром файлу не більше 5 Мб.

При додаванні більше 3 файлів частина файлів прихована за стрілками прокручування ( прокрутка1 прокрутка2 ). Для доданих файлів доступний попередній перегляд їх вмісту:

При перегляді доданого файлу можливо масштабувати попередній перегляд файлу (1), використовувати пагінацію сторінок (2), роздрукувати макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання (3) print (кнопка активна лише для файлів в форматі PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP), завантажити (4) download чи видалити (5) trash файл.

Примітка

При завантаженні (4) download файлу:

якщо документ НЕ підписано, то завантажується лише оригінал файлу;
якщо документ підписано, то завантажується zip-архів (найменування архіву = назва файлу + Дата + Час створення), що містить оригінал файлу та підписаний файл в форматі p7s;
якщо документ підписано і файл має розширення формату PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP, то завантажується zip-архів (найменування архіву = назва файлу + Дата + Час створення), що містить оригінал файлу, підписаний файл в форматі p7s та друкований макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання в форматі pdf (детальніше).

Після додавання файлу/-ів та заповнення всіх обов’язковий полей можливо масово «Підписати всі» файли документа та «Відправити» документ (також можливо «Відправити документ без підписання»). При відправці непідписанного документа з’являється підказка, що потребує підтвердження дії:

4.3 Підписання та відправка документа¶

Для підписання необхідно натинути на кнопку «Підписати всі»:

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта; можливо видалити помилкові ключі ( del_key ).

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

Увага

Один користувач може накласти не більше 2 унікальних підписів. При додаванні/видаленні файлів в/з документа - раніше накладені підписи видаляються!

Примітка

Після підписання файлів в форматах PDF, JPG (JPEG), PNG, BMP при їх попередньому перегляді додається водяний знак в верхньому лівому куті кожної сторінки файлу, а також додається сторінка листа підписання:

Водяний знак містить інформацію, про те що файл було підписано в EDI Network, GUID документа та поточну сторінку файлу.

Лист підписання містить посилання та QR-код для скачування архіва документа, інформацію по документу та його підписантів.

Після підписання під даними документа відображається інформація щодо підписантів. Для відправки документів потрібно натиснути на кнопку «Відправити».

Після відправки документа контрагентам він відображається в журналі надісланих документів і має статус Очікує підпису (кнопки додавання файлів та підписання не активні):

Примітка

Надіслані документи мають мітки (з підказками при наведенні курсора):

- «Частково доставлено» (серед отримувачів є зареєстровані і незареєстровані користувачі)
- «Доставлено» (всі отримувачі зареєстровані на платформі)
- «Очікуємо реєстрації отримувача» (всі отримувачі - незареєстровані користувачі)

Також при відправці документа, на вказаний e-mail «Отримувача» відправляється лист:

5 Додавання отримувачів до відправленого документа¶

Увага

Лише Відправник документа має можливість додавати нових контрагентів. Додавання отримувачів до вже відправленого документа можливо поки документ (оригінал) знаходиться в статусі Очікує підпису / Підписано частково (детальніше про статуси документів).

Для цього Відправнику потрібно перейти у документ і натиснути кнопку «+Додати»:

Пошук і додавання нового отримувача аналогічно формуванню нового документа (з можливістю додавання незареєстрованого учасника):

Документ відправляється новим контрагентам кнопкою «Відправити».

6 Переслати¶

«Вхідні» чи «Надіслані» документи можливо «Переслати»:

Пошук і додавання нового отримувача аналогічно формуванню нового документа (з можливістю додавання незареєстрованого учасника):

При цьому формується «snapshot»-копія документа зі статусом «Не доступна до редагування копія» (містить статус оригіналу й інформацію про підписи на момент формування копії):

Жодні дії з документом-копією недоступні (окрім можливості завантажити вкладення).

7 Пошук і фільтрація документів¶

7.1 Пошук документів¶

Фільтрування документів в сервісі зручно здійснювати за допомогою функціоналу «Пошук» (всі «Доступні ключі пошуку» можливо переглянути в один клік):

Потрібно обрати/ввести параметр (кілька параметрів вводяться через кому), текст за потреби і натиснути . Часто використовувані пошукові запити для зручності рекомендовано зберігати () до власного пошуку (блок «Збережений пошук»):

Збережений пошук відноситься тільки до певного статусу документа: «Вхідні», «Надіслані». У блоці «Збережений пошук» за замовчуванням доступні фільтри по документам за сьогодні та вчора. Вилучити збережений пошук можна за допомогою хрестика. Очистити рядок «Пошук» можна за допомогою кнопки «Скинути фільтри» . При переході між папками «Вхідні», «Надіслані» пошуковий рядок очищається. Якщо користувач відфільтрував список документів, після чого перейшов до перегляду цього документа та повернувся назад, — пошук зберігається.

7.2 Швидкі фільтри по документам¶

Кнопка швидкої фільтрації доступна для папок «Вхідні» та «Надіслані» і розташована в правому верхньому куті журнала документів:

Для «Вхідні»:

Всі - всі вхідні документи;
Непрочитані - документи, що ще не були переглянуті (відкриті);
Прочитані - документи, що вже були переглянуті (відкриті).

Для «Надіслані»:

Всі - всі надіслані (вихідні) документи;
Доставлені - документи, всі Отримувачі яких отримали документ (відмічені );
Помилка - документи з помилками (Отримувачі їх не отримають);
Відправлені - надіслані (вихідні) документи, що очікують дій Отримувачів (в статусі «Очікує підпису»).

Підказка

Значення фільтру дублюється в рядок пошуку і зберігається при переході між папками під час даної сесії.

8 Робота з вхідними документами¶

Всі непрочитані «Вхідні» документи відображаються жирним шрифтом:

При переході в сам документ відкриваються дані про підписанта, файли доступні до перегляду та скачування ( download ), а сам з документом можливо виконати наступні дії: «Відхилити всі» підписані файли чи «Підписати» їх у відповідь:

Підказка

Процес Підписання «Отримувачем» документа не відрізняється від підписання «Відправника» та описаний в розділі вище .

Після підписання документ змінює свій статус на:

«Підписано частково», якщо є інші отримувачі, що ще не наклали свій підпис (кожен користувач може накласти не більше 2 унікальних підписів);
«Підписано», якщо решта учасників вже підписали документ.

Документообіг завершуєтся, коли документ змінює свій статус на «Підписано».

8.1 Відхилення вхідного документа¶

Увага

Якщо один з отримувачів відхилить документ до того, як він буде підписаний усіма учасниками (документ в статусі «Очікує підпису» чи «Підписано частково») документ змінює свій статус на «Відхилено» для всіх учасників. Відхилений документ не підписується, а контрагент, що виконав відхилення зазначається під статусом.

Для відхилення всіх підписаних файлів потрібно відкрити сам документ і натиснути кнопку «Відхилити всі»:

При відхиленні потрібно обов’язково вказати причину відхилення та «Відправити»:

Після відхилення документ змінює свій статус на «Відхилено».

Документообіг завершено.

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua