Робота з сервісом Вільний

Зміст:

• Робота з сервісом Вільний

  • 1 Вхід на платформу

  • 2 Загальний вигляд сервісу

  • 3 Перегляд каталогів платформи

    • 3.1 Статуси документів

    • 3.2 Масове завантаження документів

    • 3.3 Формування та завантаження реєстру документів

    • 3.4 Теги

  • 4 Створення і відправка документа

    • 4.1 Додавання отримувачів

    • 4.2 Додавання файлів

    • 4.3 Масове завантаження pdf-файлів

    • 4.4 Підписання та відправка документа

  • 5 Додавання отримувачів до відправленого документа

  • 6 Переслати

  • 7 Пошук і фільтрація документів

    • 7.1 Пошук документів

    • 7.2 Швидкі фільтри по документам

    • 7.3 Пошук за тегами

  • 8 Робота з вхідними документами

  • 8.1 Відхилення вхідного документа

  • 9 Контрагенти (відправка запрошень)

---

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth .

При переході за вказаним посиланням відкриється вікно авторизації. Необхідно ввести Ваш логін і пароль користувача і натиснути «Вхід»:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти «Реєстрацію» на платформі (детальніше в інструкції)

Після успішної авторизації відкриється основне меню продуктів та рішень для вибору сервісу платформи EDIN: «Вільний», «EDI+ЮЗД», «Е-ТТН», «Дистриб’юшн», «Комерційна пропозиція», «Е-Специфікація», «Контрагенти», «Товари», «Tender», «Е-Сертифікати», «White Doc», «Інтеграція»:

Для переходу до сервісу потрібно натиснути на плитку «Вільний».

Лівою кнопкою миші потрібно вибрати «Вільний».

Підказка

Для повернення до меню сервісів, товарного довідника потрібно натиснути кнопку або натиснувши на логотип EDIN

2 Загальний вигляд сервісу

Зовнішній вигляд сервісу «Вільний» складається з кількох наступних основних частин: функціонал переходу по каталогами папок (1), журналу документів (2), пошуку документів (3), кнопки переходу в меню сервісів, вибору мови, налаштувань користувача та виходу з платформи (4).

Якщо у користувача налаштований доступ до документів сервісу інших співробітників компанії, то є можливість переключитись на каталоги тих співробітників і виконувати дії з документами від їх імені:

3 Перегляд каталогів платформи

В путівнику, а також зеленим маркером відмічене поточне місце перебування користувача в сервісі (при первинному вході - в каталозі «Вхідних» документів).

Для переходу в потрібний Вам каталог необхідно його вибрати:

1. «Вхідні» - каталог вхідних документів організації (від контрагентів).

2. «Надіслані» - каталог відправлених документів організації (до контрагентів).

3. «Важливі» - каталог всіх документів, що були відзначені, як «важливі» символом зірочки («важливі» / «звичайні»).

4. «Чернетки» - каталог для документів, що були створені, але не були відправлені.

5. «Архів» - каталог для документів, що були перенесені в архів.

6. «Контрагенти» - дозволяє знайти своїх незареєстрованих контрагентів та відправити їм запрошення на e-mail.

7. «Збережений пошук» - стандартні та створені користувачем комбінації критеріїв пошуку документів для зручної фільтрації документів у вище перерахованих каталогах (детальніше за посиланням).

3.1 Статуси документів

В сервісі «Вільний» передбачені наступні статуси:

Для вхідних документів:

• «Очікує на підпис одержувача» - відправлено підписаний/непідписаний документ (Отримувач ще не підписав документ);

• «Підписано» - кінцевий статус документа; відправлений непідписаний Відправником документ, що був підписаний всіма Отримувачами;

• «Завершено» - кінцевий статус документа; відправлений підписаний Відправником документ, що був підписаний всіма Отримувачами;

• «Відхилено одержувачем» - кінцевий статус документа; відправлений підписаний/непідписаний документ відхилено одним з контрагентів (документ вважається відхиленим незважаючи на дії інших контрагентів);

• «Копія» - не доступна до редагування «snapshot»-копія документа (містить статус оригіналу й інформацію про підписи на момент формування копії). Жодні дії з документом недоступні (виключення: Відправник може додавати Отримувачів до вже відправленої копії).

Для надісланих документів:

• «Очікує на підпис одержувача» - відправлено підписаний/непідписаний документ (жоден Отримувач ще не підписав документ);

• «Частково підписано» - відправлено підписаний/непідписаний документ і частина контрагентів-Отримувачів підписали його;

• «Підписано» - кінцевий статус документа; відправлений непідписаний Відправником документ, що був підписаний всіма Отримувачами;

• «Завершено» - кінцевий статус документа; відправлений підписаний Відправником документ, що був підписаний всіма Отримувачами;

• «Відхилено одержувачем» - кінцевий статус документа; відправлений підписаний/непідписаний документ відхилено одним з контрагентів (документ вважається відхиленим незважаючи на дії інших контрагентів);

• «Копія» - не доступна до редагування «snapshot»-копія документа (містить статус оригіналу й інформацію про підписи на момент формування копії). Жодні дії з документом недоступні (виключення: Відправник може додавати Отримувачів до вже відправленої копії).

Підказка

Додатково в каталогах сервісу документи, що були підписані Відправником для зручності мають зелену відмітку «Підписано відправником».

3.2 Масове завантаження документів

Масове завантаження документів доступне з журналу документів. Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку «Завантажити»:

Документи завантажуються у вигляді zip-архівів (найменування архіву = перші 10 символів теми документа + Дата + Час створення). Кожен з архівів містить каталоги (найменування=назві файлу з роширенням) для кожного вкладення. Кожен каталог містить:

• якщо документ не підписаний: оригінал файлу;

• якщо документ підписаний: оригінал файлу та підписаний файл в форматі p7s.

Примітка

Якщо підписаний документ містить файл в форматі PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP, то завантажуваний zip-архів для кожного такого файлу додатково містить друкований макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання в форматі pdf (детальніше).

3.3 Формування та завантаження реєстру документів

Для бухгалтерського обліку передбачене консолідоване вивантаження даних обраних документів каталога (не більше 100 документів). Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку «Завантажити реєстр в Excel»:

Реєстр формується з обраних документів в xlsx-файл з назвою, що формується згідно шаблону: List_of_documents _НазваПапки_Дата(YYYY-MM-DD)_час(hh-mm-ss), наприклад: List_of_documents_Inbox_2021-06-30_12-47-31.xlsx. В реєстр з документів записуються наступні поля: Отримувач (для «Надіслані»/»Важливі»), Відправник (для «Вхідні»/»Важливі»), Ім’я файлу вкладення, Тема документу, Статус, Дата відправки, Дата зміни статусу, Дата документу, Номер документу, Сума документу:

Примітка

Перезавантаження сторінки може перервати процес формування файлу (файл реєстра не зберігається)! При виникненні помилки в правому верхньому куті екрану відображається повідомлення «Помилка створення реєстра.»

3.4 Теги

До документів сервісу можливо «прив’язувати» теги - Ваші ідентифікатори, що відображаються лише Вам. Теги полегшують пошук потрібного документа чи групи документів:

Для того, щоб створити новий тег потрібно натиснути на кнопку «Теги», в pop-up вікні ввести унікальну назву майбутнього тега (не більше 20 символів) та натиснути на кнопку «Створити»:

Останні 10 створених тегів відображаються при повторному натисканні кнопки «Теги» (інші теги потрібно шукати за назвою):

Для того, щоб додати / вилучити тег/-и потрібно обрати документ/-и, натиснути на кнопку «Теги», поставити / забрати відмітку відповідно та натиснути на кнопку «Застосувати»:

Теги відображаються в журналі документів:

Підказка

Якщо обрати кілька документів в pop-up «Теги» спільні і унікальні призначені теги матимуть різні помітки:

Повний список тегів відображається при перегляді документа:

При перегляді документа присутня кнопка «Теги», що має аналогічний функціонал по створенню / редагуванню / видаленню тегів, дозволяє додати теги до відкритого документа:

За допомогою спеціальних кнопок створені теги можливо Редагувати - чи Видалити . При редагуванні назви тега потрібно «Зберегти» зміни - всі документи, що вже мали цей тег оновлюються автоматично:

4 Створення і відправка документа

Для створення документа на платформі необхідно натиснути кнопку - «Створити»

Після цього на формі створення документа обов’язково потрібно вказати «Отримувачів», «Тему документа» (від 1 до 100 символів) та додати файли-вкладення.

Примітка

Поля «Номер документу», «Дата документу», «Сума (грн)», «Повідомлення» не є обов’язковими до заповнення.

4.1 Додавання отримувачів

Отримувачам документа відображається лише контрагент-Відправник, однак Отримувачам відображається статус документа і загальна кількість

Для вибору потрібних Отримувачів (може бути декілька) потрібно в полі почати вводити прізвище, пошту чи ЕДРПОУ контрагента (min 3 символи) і обрати зі списку зареєстрованих на платформі користувачів:

При введенні в поле Отримувачів пошти, що є аліасом (детальніше про налаштування аліасів) відображається ПІБ контрагента, основний email та аліас:

Реалізована можливість вказати Email незареєстрованого на платформі користувача в полі «Отримувачі». При додаванні такого користувача потрібно обрати «Запросити нового користувача» в результатах випадаючого списка:

При відправці документа у відправника з’являється попередження, що потребує підтвердження:

Незареєстрованому отримувачу на вказаний Email відправляється запрошення з посиланням на реєстрацію та вкладеним одним (першим) файлом без підпису:

Також незареєстрованим отримувачам на Email приходять нагадування про запрошення на наступний день, 3-ій, 6-ий, 12-ий та 27-ий зі списком відправників та темами повідомлень:

Також можливе масове додавання зареєстрованих / незареєстрованих Отримувачів, скопіювавши (Ctrl+C) список (значення через кому, пробіл чи крапку з комою) потрібних Email-адрес та вставши (Ctrl+V) їх з буфера обміну:

4.2 Додавання файлів

Файли можливо додати з локального носія через кнопку «Додати файл» чи «Drag-and-drop» способом:

Примітка

Один документ може містити не більше 10 файлів в наступних форматах: PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/DOC/DOCX/XLS/XLSX/PPT/PPTX/CSV/TXT/XML/P7S (попередній перегляд працює лише для PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/TXT/XML) з розміром файлу не більше 5 Мб.

При додаванні більше 3 файлів частина файлів прихована за стрілками прокручування ( ). Для доданих файлів доступний попередній перегляд їх вмісту:

При перегляді доданого файлу можливо масштабувати попередній перегляд файлу (1), використовувати пагінацію сторінок (2), роздрукувати макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання (3) (кнопка активна лише для файлів в форматі PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP), завантажити (4) чи видалити (5) файл.

Примітка

При завантаженні (4) файлу:

• якщо документ НЕ підписано, то завантажується лише оригінал файлу;

• якщо документ підписано, то завантажується zip-архів (найменування архіву = назва файлу + Дата + Час створення), що містить оригінал файлу та підписаний файл в форматі p7s;

• якщо документ підписано і файл має розширення формату PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP, то завантажується zip-архів (найменування архіву = назва файлу + Дата + Час створення), що містить оригінал файлу, підписаний файл в форматі p7s та друкований макет з візуалізацією підпису в вигляді водяного знаку та листом підписання в форматі pdf (детальніше).

Після додавання файлу/-ів та заповнення всіх обов’язковий полей можливо масово «Підписати всі» файли документа та «Відправити» документ (також можливо «Відправити документ без підписання»). При відправці непідписанного документа з’являється підказка, що потребує підтвердження дії:

Однак «Підписати» файли документа можливо і після відправки документа (якщо він не був відхилений):

Підписання Відправника не є обов’язковим, однак такий функціонал дозволяє реалізувати схеми документообігу, в яких Отримувач першим виконує підписання.

4.3 Масове завантаження pdf-файлів

В каталозі «Чернетки» можливо масово завантажити pdf-файли за допомогою кнопки «Завантажити PDF». Після натискання кнопки в popup вікні вказуються правила до завантаження:

Для вибору та завантаження pdf-файлів потрібно вказати папку, в якій знаходяться ці файли (кнопка «Вибрати папку з файлами»), після чого відобразиться процес завантаження:

Процес завантаження можливо перервати кнопкою «Зупинити процес завантаження». Навпроти кожного документа показується відмітка статусу завантаження конкретного файлу:

• - файл в черзі;

• - файл в процесі обробки/завантаження;

• - файл успішно завантажено;

• - помилка завантаження файлу (такий файл супроводжується детальним описом причини помилки):

Після того, як процес завантаженя завершено можливо ознайомитись з результатом (за потреби виправити помилки, що могли виниктути при завантаженні) та «Закрити» вікно результатів завантаження:

4.4 Підписання та відправка документа

Для підписання при перегляді документа необхідно натиcнути на кнопку «Підписати всі»:

Примітка

Також в папці Чернетки доступний функціонал масового підписання (не більше 100 документів). Для цього потрібно спочатку відібрати всі готові до підписання документи (непідписані документи з вкладеннями) за допомогою зручного фільтра «Готові до підписання» (1):

Далі потрібно відмітити бажані документи зі списку для того, щоб «Підписати» (2) їх:

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта; можливо видалити помилкові ключі ().

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

Увага

При масовому підписанні наноситься лише один підпис за раз. При додаванні/видаленні файлів в/з документа - раніше накладені підписи видаляються!

Примітка

При масовому підписанні відображається процес підписання, який можливо перервати кнопкою «Зупинити процес підписання»:

Навпроти кожного документа показується відмітка статусу підписання:

• - документ в черзі;

• - документ в процесі підписання;

• - документ успішно підписано;

• - помилка підписання.

Після того, як процес підписання завершено можливо ознайомитись з результатом та «Закрити» вікно результатів підписання:

Примітка

Після підписання файлів в форматах PDF, JPG (JPEG), PNG, BMP при їх попередньому перегляді додається водяний знак в верхньому лівому куті кожної сторінки файлу, а також додається сторінка листа підписання:

Водяний знак містить інформацію, про те що файл було підписано в EDI Network, GUID документа та поточну сторінку файлу.

Лист підписання містить посилання та QR-код для скачування архіва документа, інформацію по документу та його підписантів.

Після підписання під даними документа відображається інформація щодо підписантів. Для відправки документів потрібно натиснути на кнопку «Відправити».

Примітка

Також в папці Чернетки доступний функціонал масової відправки (не більше 100 документів). Для цього потрібно спочатку відібрати всі готові до відправки документи (документи з вкладеннями, заповненими полями «Отримувач» і «Тема») за допомогою зручного фільтра «Готові до відправки» (1):

Далі потрібно відмітити бажані документи зі списку для того, щоб «Відправити» (2) їх:

Якщо серед обраних до відправки документів є непідписані документи та/або незареєстровані користувачі, то вказується загальна кількість таких документів і таку відправку потрібно «Підтвердити»:

При масовій відправці відображається вікно відправки - процес можливо перервати кнопкою «Зупинити процес відправки»:

Навпроти кожного документа показується відмітка статусу відправки:

• - документ в черзі;

• - документ в процесі відправки;

• - документ успішно відправлено;

• - помилка відправки.

Після того, як процес відправки завершено можливо ознайомитись з результатом та «Закрити» вікно результатів відправки:

В випадку підписання документа Відправником (після відправки документа) на Email приходить повідомлення всім Отримувачам:

Після відправки документа контрагентам він відображається в журналі надісланих документів і має статус Очікує підпису (кнопки додавання файлів та підписання не активні):

Примітка

Надіслані документи мають мітки (з підказками при наведенні курсора):

• - «Частково доставлено» (серед отримувачів є зареєстровані і незареєстровані користувачі)

• - «Доставлено» (всі отримувачі зареєстровані на платформі)

• - «Очікуємо реєстрації отримувача» (всі отримувачі - незареєстровані користувачі)

Також при відправці документа, на вказаний e-mail «Отримувача» відправляється лист:

5 Додавання отримувачів до відправленого документа

Увага

Лише Відправник документа має можливість додавати нових контрагентів. Додавання отримувачів до вже відправленого документа можливо поки документ (оригінал) знаходиться в статусі Очікує підпису / Підписано частково (детальніше про статуси документів).

Для цього Відправнику потрібно перейти у документ і натиснути кнопку «+Додати»:

Пошук і додавання нового отримувача аналогічно формуванню нового документа (з можливістю додавання незареєстрованого учасника):

Документ відправляється новим контрагентам кнопкою «Відправити».

6 Переслати

«Вхідні» чи «Надіслані» документи можливо «Переслати»:

Пошук і додавання нового отримувача аналогічно формуванню нового документа (з можливістю додавання незареєстрованого учасника):

При цьому формується «snapshot»-копія документа зі статусом «Не доступна до редагування копія» (містить статус оригіналу й інформацію про підписи на момент формування копії):

Жодні дії з документом-копією недоступні (окрім можливості завантажити вкладення).

7 Пошук і фільтрація документів

7.1 Пошук документів

Фільтрування документів в сервісі зручно здійснювати за допомогою функціоналу «Пошук» (всі «Доступні ключі пошуку» можливо переглянути в один клік):

Потрібно обрати/ввести параметр (кілька параметрів вводяться через кому), текст за потреби і натиснути . Часто використовувані пошукові запити для зручності рекомендовано зберігати () до власного пошуку (блок «Збережений пошук»):

Збережений пошук відноситься тільки до певного статусу документа: «Вхідні», «Надіслані». У блоці «Збережений пошук» за замовчуванням доступні фільтри по документам за сьогодні та вчора. Вилучити збережений пошук можна за допомогою хрестика. Очистити рядок «Пошук» можна за допомогою кнопки «Скинути фільтри» . При переході між папками «Вхідні», «Надіслані» пошуковий рядок очищається. Якщо користувач відфільтрував список документів, після чого перейшов до перегляду цього документа та повернувся назад, — пошук зберігається.

7.2 Швидкі фільтри по документам

Кнопка швидкої фільтрації доступна для папок «Вхідні» та «Надіслані» і розташована в правому верхньому куті журнала документів:

Для «Вхідні»:

• Всі - всі вхідні документи;

• Непрочитані - документи, що ще не були переглянуті (відкриті);

• Прочитані - документи, що вже були переглянуті (відкриті).

Для «Надіслані»:

• Всі - всі надіслані (вихідні) документи;

• Доставлені - документи, всі Отримувачі яких отримали документ (відмічені );

• Помилка - документи з помилками (Отримувачі їх не отримають);

• Відправлені - надіслані (вихідні) документи, що очікують дій Отримувачів (в статусі «Очікує підпису»).

Підказка

Значення фільтру дублюється в рядок пошуку і зберігається при переході між папками під час даної сесії.

7.3 Пошук за тегами

Завдяки функціоналу тегів, можливо створити персональну систему «маркування» документів, що значно прискорить Ваш особистий пошук:

Пошук за тегами можливо скинути при повторному натисканні на вже обраний тег чи хрестиком скинути всі фільтри. В блоці «Теги» відображаються 15 часто використовуваних тегів (решта доступні через кнопку «Показати ще»):

8 Робота з вхідними документами

Всі непрочитані «Вхідні» документи відображаються жирним шрифтом:

При переході в сам документ відкриваються дані про підписанта, файли доступні до перегляду та скачування (), а сам з документом можливо виконати наступні дії: «Відхилити всі» підписані файли чи «Підписати» їх у відповідь:

Підказка

Процес Підписання «Отримувачем» документа не відрізняється від підписання «Відправника» та описаний в розділі вище .

Після підписання документ змінює свій статус на:

• «Підписано частково», якщо є інші отримувачі, що ще не наклали свій підпис;

• «Підписано», якщо решта учасників вже підписали документ.

При підписанні документа Отримувачем на email Відправника приходить лист-сповіщення:

Документообіг завершуєтся, коли документ змінює свій статус на «Підписано».

8.1 Відхилення вхідного документа

Увага

Якщо один з отримувачів відхилить документ до того, як він буде підписаний усіма учасниками (документ в статусі «Очікує підпису» чи «Підписано частково») документ змінює свій статус на «Відхилено» для всіх учасників. Відхилений документ не підписується, а контрагент, що виконав відхилення зазначається під статусом.

Для відхилення всіх підписаних файлів потрібно відкрити сам документ і натиснути кнопку «Відхилити всі»:

При відхиленні потрібно обов’язково вказати причину відхилення та «Відправити»:

Після відхилення документ змінює свій статус на «Відхилено».

При відхиленні документа на email Відправника приходить лист-сповіщення:

Документообіг завершено.

9 Контрагенти (відправка запрошень)

Розділ дозволяє знайти своїх незареєстрованих контрагентів та масово відправити їм запрошення на e-mail. Для початку потрібно долучити контрагентів до журналу - це можливо зробити за допомогою кнопки «Створити контрагента», після чого «Зберегти» дані в журналі:

Також розроблено функціонал масового завантаження e-mail адрес через xls-файл, що повинен відповідати шаблону. Для коректного додавання даних спочатку потрібно завантажити «Шаблон» (1), орієнтуючись на який буде можливо без помилок долучити список своїх контрагентів кнопкою «З Excel» (2):

Дані контрагентів в журналі можливо відредагувати:

Увага

Якщо Excel-документ містить поля з помилками чи невідповідним шаблону змістом, то такі поля виділяються жовтим кольором, виводиться повідомлення про необхідність внесення правок (такі поля можливо видалити кнопкою ):

При редагуванні конкретного рядка вказується помилка:

Після того, як контрагенти успішно завантажені сервіс «Вільний» перевіряє введені адреси, чи зареєстровані вони в сервісі і проставляє «Статус реєстрації» (зареєстрований чи незареєстрований ):

Кожного з незареєстрованих контрагентів можливо «Запросити» індивідуально клікаючи на кнопку в рядку контрагента чи масово: відмітивши незареєстрованих контрагентів та надіславши «Запрошення» всім одразу:

Незареєстрованим контрагентам на e-mail відправляється запрошення:

Після відправки запрошення проставляється дата його відправлення зі статусом «Відправлено»:

Після того, як запрошений користувач пройде реєстрацію в полі запрошення з’явиться відмітка зареестрованого користувача - такому користувачу немає можливості повторно відправити запрошення:

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua