Новий інтерфейс! Узгодження цін на платформі Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ. Інструкція для Постачальника



Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ - рішення для швидкого узгодження цін між постачальниками і торговими мережами. Інструкція описує порядок узгодження ціни і підписання документа на стороні Постачальника на веб-платформі EDIN. Функціонал сервісу не передбачає введення нових товарних позицій!

1 Робота в Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ

В залежності від ролі користувача (Покупець (роздрібна мережа) чи Постачальник) функціонал сервісу відрізняється.

Алгоритм взаємодії контрагентів:

  1. Покупець (роздрібна мережа) зі своєї облікової системи вивантажує на FTP актуальний (на даний момент) товарний довідник (контракт, специфікацію) в форматі XML (PRODUCTLIST.XML).

  2. Постачальник на підставі специфікації (узгодженого товарного довідника) формує пропозицію щодо зміни цін і направляє його в торгівельну Мережу.

  3. Покупець (торгова мережа) проводить узгодження даної пропозиції. У разі успішного вирішення Покупець (мережа) підписує зі свого боку комерційний документ і направляє його Постачальнику.

  4. Постачальник зі свого боку підписує комерційний документ («Товарна специфікація» (COMDOC_008)) і відправляє Покупцю (мережі).

  5. Після отримання підписаного з обох сторін комерційного документа, на FTP торгової Мережі викладається новий узгоджений PRODUCTLIST.XML, на підставі якого оновлюються дані в обліковій системі, а також документ з підписами (comdoc_008.p7s). Після цих змін Покупець (мережа) повторно вивантажує вже оновлений товарний довідник (контракт, специфікацію) на FTP.

Примітка

У разі будь-яких змін даних, погоджених не через систему EDI, PRODUCTLIST.XML вивантажується повторно.

2 Функціонал сервісу

Для початку роботи з сервісом необхідно виконати вхід в систему за допомогою наданих логіна і пароля. Далі серед доступних сервісів обрати Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_01.png

Основне вікно сервісу Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ містить:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_02.png
  1. Розділ для роботи з документами (узгодження цін, комерційні пропозиції);

  2. Розділ для роботи з довідниками (специфікації, контракти, робота з акційними пропозиціями);

  3. Журнал документів;

  4. Рядок пошуку документів за різними критеріями (детальніше в розділі «Пошук»);

  5. Меню вибору GLN організації, від імені якої буде відбуватись взаємодія з контрагентами;

  6. Перехід в меню сервісів;

  7. Вибір мови інтерфейсу;

  8. Особистий кабінет, налаштування користувача та вихід з платформи.

3 Товарне узгодження

Після того як Покупець (мережа) вивантажить актуальний товарний довідник (контракт, специфікацію) у Постачальника в сервісі Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ у розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація відобразиться перелік мереж та діючих специфікацій з мережею. Усі специфікації зручно згруповані по назві мережі. Потрібно обрати мережу та «Перейти» в одну з актуальних специфікацій:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_03.png

Після переходу відкривається детальна форма довідника з пропозиціями та можливими діями з ними:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_04.png

Товарні позиції в специфікації відображаються в алфавітному порядку. Для швидкого пошуку можливо відфільтрувати позиції за назвою, штрих-кодом чи артикулом:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_05.png

3.1 Створення Пропозиції

Створити пропозицію (документ «Товарне узгодження» AGREEM) можливо:

  1. Шляхом вивантаження xls-файлу (згідно шаблону) «Для регулярної ціни» та «Для промо ціни - «Зниження ціни»»

  2. Шляхом формування «Переузгодження» на всі/окремі товарні позиції в специфікації.

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_06.png

3.1.1 Формування пропозиції з xls-файлу

Постачальник може «Завантажити шаблон» (2) (в форматі xls), попередньо скориставшись при заповненні файлу відповідним шаблоном (1). Для зручної роботи з представленими позиціями можливо «Скачати специфікацію» Мережі.

Увага

«Для регулярної ціни» та «Для промо ціни - «Зниження ціни»» використовуються різні шаблони, про що також потрібно зважати й при завантаженні файлу на платформу!

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_07.png

Після завантаження заповненої xls-форми на WEB-платформу формується і відображається пропозиція (в статусі «Чернетка»), наприклад:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_08.png

3.1.2 Формування пропозиції через «Переузгодження»

Процес Переузгодження (кнопка «Переузгодити») обраних товарних позицій можливо здійснити тільки на WEB-платформі для різних типів Пропозицій:

  • Зміна регулярної ціни

  • Зміна промо ціни - «Зниження ціни»

  • Зміна промо ціни - «Компенсація»

  • Зміна промо ціни - «Комбо» («Зниження ціни» + «Компенсація»)

Під час «Переузгодження» обраних товарних позицій створюється документ «Товарне узгодження» (AGREEM).

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_09.png

Примітка

Відображення табличної частини з позиціями залежить від налаштувань Мережі та обраного типу пропозиції!

3.2 Товарне переузгодження: Зміна регулярної ціни та ціни зі знижкою

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити регулярну ціну» (також для ціни зі знижкою).

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_10.png

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_11.png

В табличній частині можливо встановити нові ціни: «Нову ціну без ПДВ» та «Нову ціну зі знижкою без ПДВ» (за умовами договору з Мережею).

В Пропозиціях-Чернетках на етапі редагування можливо «Додати/Вилучити товарну позицію» (для вилучення потрібно обрати позицію чекером). При додаванні відкриється вікно з товарними позиціями, що належать до раніше обраної специфікації, але не були додані в пропозицію-чернетку (доступний пошук по назві, штрих-коду або артикулу):

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_12.png

Примітка

В документі потрібно обрати Дату початку дії і Дату закінчення дії нової ціни!

  • Дата початку дії нової ціни не може бути більше дати закінчення дії нової ціни.

  • Дата початку дії нової ціни повинна враховувати кількість днів на розгляд пропозиції, тобто, не може бути менше ніж дата створення документу «Товарне узгодження» + N днів на розгляд та прийняття пропозиції мережею, а також не може бути пізніше ніж дата закінчення терміну дії. Мінімальна кількість днів на розгляд - 3 дні.

  • Дата закінчення терміну дії не може бути більше, ніж дата закінчення дії специфікації.

Важливо

Покупець (мережа) має право змінити запропоновані/зазначені Постачальником дати перед підписанням документа.

Після корректного заповнення документа його можливо «Зберегти» та «Надіслати»:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_13.png

Увага

За відправки Пропозиції-чернетки виконується перевірка наявності контракту та товарних позицій в мережі. За їх відстуності виводиться відповідне повідомлення про помилку: «Контракт був видалений торговельною мережею. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.» чи «Виділені товарні позиції не були знайдені в контракті. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.»

Після відправки документа його статус зміниться на На узгодженні, та з’явиться можливість лишити комментар для мережі, наприклад, для певних уточнень.

Важливо

Під час формування документа або після його відправки (в статусі документа-узгодження Чернетка або На узгодженні) Постачальник може додати вкладення в якості «Обгрунтування».


Примітка

Можливе формування пропозиції на зміну регулярної ціни зі знижкою, в залежності від налаштувань мережі. У такому випадку таблична частина з позиціями буде розширена додатковими стовбцями з можливістю вказати ціну зі знижкою. У таких пропозиціях мережа може знінювати поле кількість!

Увага

Промо ціна змінюється тільки в окремому документі «Товарне узгодження для промо ціни». «Ціна зі знижкою» - це НЕ те саме, що «промо»!

3.3 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Зниження ціни»

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити промо ціну - «Зниження ціни»»:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_14.png

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження. Додатково можливо надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_15.png

Для всіх «промо-пропозицій» можливо обрати Акції, якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваного документа-пропозиції на підставі договору з цією мережею.

В табличній частині можливо встановити: «Нову промо ціну без ПДВ», «Кількість промо», «Суму за активацію акції» та «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею).

Функціонал «Додати/Вилучити позицію» та встановлені правила заповнення «Дат дії нової ціни» перед «Надсиланням» документа описані в розділі 3.2 (пряме посилання).

3.4 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Компенсація»

Формування пропозицій на компенсацію продажів під конкретну акцію дозволяє збільшити кількість товару в обігу.

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити промо ціну - «Компенсація»»:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_16.png

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження. Додатково можливо надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_17.png

Для всіх «промо-пропозицій» можливо обрати Акції, якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваної Пропозиції на підставі договору з цією мережею. Додатково можливо обрати «Оплату за компенсацію».

В табличній частині можливо встановити: «Кількість промо» (повинно бути >0), «% компенсації», «Суму за активацію акції» та «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею).

Функціонал «Додати/Вилучити позицію» та встановлені правила заповнення «Дат дії нової ціни» перед «Надсиланням» документа описані в розділі 3.2 (пряме посилання).

3.5 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Комбо» («Зниження ціни» + «Компенсація»)

Формування пропозицій на зниження закупочної ціни і компенсацію продажів під конкретну акцію дозволяє збільшити кількість товару в обігу.

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити промо ціну - «Комбо»»:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_18.png

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження. Додатково можливо надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_19.png

Для всіх «промо-пропозицій» можливо обрати Акції, якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваної Пропозиції на підставі договору з цією мережею. Додатково можливо обрати «Оплату за компенсацію».

В табличній частині можливо встановити: «Нову промо ціну без ПДВ», «Кількість промо» (повинно бути >0), «% компенсації», «Суму за активацію акції» та «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею).

Функціонал «Додати/Вилучити позицію» та встановлені правила заповнення «Дат дії нової ціни» перед «Надсиланням» документа описані в розділі 3.2 (пряме посилання).

4 Робота з документами

Для зручної роботи розділ «ДОКУМЕНТИ» має 3 вкладки для роботи з узгодженнями:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_28.png
  • Узгодження цін - містить весь список Товарних узгодженнь, тобто створених документів-пропозицій щодо зміни цін.

  • Важливі - містить документи, що були відмічені користувачем, як важливі (іконка зірочки неважливий->|важливий|).

  • Оброблені - містить документи, що були переміщені користувачем (кнопки «Перемістити в оброблені»/»Відновити з оброблених»)

В журналі документів міститься коротка інформація про документ та його стан (номер/дату документу, його статус, тип, кількість позицій (відхилених/всього) в документі). Перехід до документу здійснюється кліком по номеру документа.

Статуси документів:

  • на_погодженні - відправлений Покупцю (в мережу) документ

  • підписано - документ підписаний Покупцем (мережею)

  • завершено - документ підписаний обома сторонами (Покупцем і Постачальником)

  • відхилено - документ відхилено Покупцем (мережею)

Підказка

Додатково для зручності в журналі документів можливо робити відмітки (іконки). Системними відмітками також позначаються документи, до яких додано коментар (чат) чи обгрунтування (скріпка):

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_29.png

4.1 Перегляд і обробка вхідного документа від Покупця (мережі)

Поки узгодження опрацьовується Покупцем, він знаходиться у статусі На погодженні. Після обробки Покупцем, за затвердженими позиціями Постачальник отримує документ, підписаний з боку Покупця у статусі Підписання постачальником. Перед відкриттям Постачальник вже може переглянути загальну кількість прийнятих та відхилених позицій. У відкритому вхідному документі (перехід по номеру документа) відображається, які саме позиції були прийняті, а які відхилені (доступний зручний фільтр по статусу позицій), при кліку по кнопці «Підписано» можливо переглянути деталі підпису контрагента:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_30.png ../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_31.png

Користувач може роздрукувати (кнопка «Друк») чи завантажити документ «Товарне узгодження» (AGREEM) (XLS), підписаний документ «Товарна специфікація» (COMDOC_008) (P7S), друкований макет підписаного документа COMDOC_008 з візуалізацією підписів (PDF).

Для продовження узгодження потрібно «Підписати» документ:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_32.png

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Считати» (3) ключ для підписання:

../../../_images/file1n1.png ../../../_images/file2n1.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):

../../../_images/file3n1.png

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../../../_images/wrong_key1.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта, обрати за необхідності посаду, скинути пароль активного ключа (drop_pass) чи видалити помилкові (del_key).

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../../../_images/file4n1.png

Після підписання документа-узгодження інформація щодо підписанта також відображається відображається в блоці «Контрагентів». Тепер обидві візуалізації ЕЦП в зеленому кольорі.

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_39.png

Після успішного підписання, можливо Надіслати документ контрагенту:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_40.png

Після підписання й відправки статус документа змінюється на Завершено.

5 Акції

Розділ «Акції» доступний в «ДОВІДНИКАХ» на стороні Покупця (мережі) та Постачальника. Представник мережі може редагувати (додавати/змінювати/видаляти позиції) основну таблицю розділу, а Постачальнику доступно лише переглядати інформацію по акціям.

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_44.png

Відображається лише список мереж, з якими працює Постачальник, а також увімкнені налаштування на платформі (за потреби звертайтесь на support@edin.ua ). Якщо мережа не завантажила акції, то при натисканні на блок з назвою мережі виводиться повідомлення:

Увага

Немає доступного списку акцій. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.

6 Комерційні пропозиції

Розділ «Комерційні пропозиції» доступний на стороні Покупця (мережі) та Постачальника.

Статуси: «Чернетка» -> «Узгодження» -> «Прийнято»/ «Відхилено»

Постачальник може «Додавати нові позиції»:

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_45.png

Для збереження позиції потрібно заповнити всі обов’язкові поля позначні червоною зірочкою * .

Порада

При створенні товарної позиції (Чернетка) замість стандартного лого можливо завантажити фото товару максимальним розміром зображення 5 МБ (JPEG/JPG, PNG).

Товарні позиції в статусі «Чернетка» можливо «Видалити» чи «Надіслати», заздалегідь обравши позиції в журналі.

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_47.png

Далі ця позиція на стороні Покупця (мережі) проходить узгодження, а статус позиції автоматично оновлюється в таблиці розділу.

Підказка

Користувачі можуть отримувати повідомлення на ел. пошту про зміну статуса відправленої новинки. Для налаштувань такої опції потрібно звертутись до співробітників компанії-провайдера.

7 Додатковий функціонал

Обгрунтування

Лише для Постачальника, існує можливість додати обгрунтування зміни ціни або інші документи, які можуть прискорити погодження. Для цього натисніть кнопку «Додати обгрунтування» та додайте необхідні файли.

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_41.png

Додати обгрунтування можливо до документу у статусі узгодження Чернетка або На узгодженні, та лише файл формату PDF, JPEG, ZIP. Максимальний розмір файлу - 10 МБ.

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_42.png

Для скачування потрібно натиснути на назву документу. Після додавання «Обгрунтування» до відправленої Пропозиції в блоці коментарів автоматично додається новий коментар: «Додано вкладення для обгрунтування» (коментар також відображається на стороні мережі).

Документ що містить обгрунтування позначається в журналі документів символом скріпка.

Коментарі

Під табличною частиною з позиціями після відправки документа з’являється блок для звязку контрагентів.

../../../_images/E_Spec_Іnstruction_postachalnik_43.png

Документ що містить коментар позначається в журналі документів символом чат.


Служба сервісної підтримки: support@edin.ua