Робота з конвертами сервісу WhiteDoc
Зміст:
Вхід
WEB сервісом підтримуються Google Chrome та Safari браузери тому для роботи з документами рекомендовано використовувати саме їх. Для входу до сервісу платформи необхідно перейти за посиланням https://edo.whitedoc.ua/login .
При переході за вказаним посиланням відкриється вікно авторизації. Необхідно ввести Вашу електронну пошту, пароль користувача і натиснути «Увійти»:
За проставленої відмітки «Запам’ятати мене» вводити дані наступного разу самостійно вже не буде потреби (браузер це зробить автоматично).
Підказка
Нові користувачі можуть самостійно пройти «Реєстрацію» і долучитись до сервісу (детальніше в нашій інструкції).
1 Статуси конвертів
В сервісі WhiteDoc для конвертів передбачені наступні статуси:
Чернетка - створений, але ще не відправлений конверт (доступний до редагування);
В обробці - відправлений конверт, що ще чекає на дії заповнення/підписання зі сторони контрагентів-учасників;
Очікує на вас - відправлений конверт, очікує на дії заповнення/підписання з Вашої сторони;
Завершено - кінцевий статус конверта; усі дії з документами (заповнення/підписання) виконано;
Скасовано - кінцевий статус конверта; один з контрагентів-учасників відхилив конверт;
Прострочено - кінцевий статус конверта; сплинув строк чинності конверта (налаштування шаблону).
2 Формування та відправка конверта
Для створення конверта потрібно мати підготовлений шаблон згідно якого і буде створено конверт.
Порада
Перед початком роботи з конвертами рекомендовано ознайомитись з інструкцією по роботі з шаблонами.
Створюється конверт за допомогою кнопки «Новий конверт» (відображається в правому верхньому куті у всіх основних розділах сервісу):
Після чого в попап вікні потрібно обрати шаблон в зручний для Вас спосіб:
з нещодавно використаних;
за номером UUID:
з бібліотеки шаблонів:
Після чого згідно шаблону автоматично створюється конверт (чернетка) разом з документами і відкривається форма для його заповнення (можуть бути випадки, коли створений конверт не потребує заповнення зі сторони відправника):
Форма конверта складається з деталей конверта та самих документів (2), що створюються згідно шаблону. В лівій частині екрану є зручний показчик перебування (1). Конверт-чернетку можливо «Закрити» в будь-який момент чи «Зберегти» (3), якщо в нього заповнені поля «Тема» та «Повідомлення». Після збереження чернетки з’являється кнопка для її видалення («Видалити»).
Підказка
В збереженій чернетці можливо обмінюватись коментарями 
(детальніше про функціонал Коментарів)
В правому нижньому куті відображається кнопка (4) («Далі» чи «Відправити»), що одночасно інформує про заповненість конверта (готовність до відправки) та є підказкою, що вказує на необхідність заповнення конкретних полів в документах конверта.
В сервісі є два типи документів: структуровані 2 та зовнішні 1. Робота з наповненням структурованого документа 2 базується на:
роботі з текстом / таблицями / зображеннями за допомогою панелі візуального редактора - незмінна частина;
додаванні Полів, що повинні чи можуть бути заповнені учасниками документообігу.
Важливо
До зовнішнього документа 1, що вже містить область для додавання файлу можливо додати лише такі Поля, як Підпис та ЕЦП. Сильна сторона зовнішнього документа 1 - це простота!
Після того, як всі обов’язкові поля будуть заповнені і конверт буде готовий до відправки кнопка «Далі» міняється на «Відправити»:
При натисканні на «Відправити» потрібно підтвердити дію відправки:
Відправлений конверт змінює свій статус на «В обробці», показується наступний порядок обробки конверта, а також є можливість одразу начіпити на конверт «Новий ярлик»:
Також у формі відправленого конверта можливо ознайомитись і експортувати в PDF «Протокол подій» (
) - усіх дій, виконаних контрагентами з цим конвертом:
Після того, як документообіг «Завершено» (статус конверта) в формі перегляду конверта відображається кнопка 
«Завантажити конверт».
3 Робота з вхідними конвертами
Для Учасника документообігу, що на даному етапі обробки конверта виконує дію, конверт відображається в статусі «Очікує на вас»:
В залежності від назначеної на Учасника Ролі, у відкритому конверті Учаснику будуть підсвічені червоні поля для Заповнення чи Підписання:
Або ж потреба в Погодженні / Відхиленні конверта:
Конверт, що потребує Погодження при позитивному рішенні («Погодити») потрапляє на наступний етап обробки або переходить в статус «Завершено».
Делегування - функція, що дозволяє передати назначену відправником дію на іншого контрагента. Для використання цієї функції в шаблоні, за яким створювався конверт, мають бути вимкнені налаштування «Заборонити делегування» (детальніше про налаштування шаблонів).
Учасник, що має «активну» роль, на своєму етапі обробки може «Делегувати» свою дію на іншого Учасника:
Для цього потрібно вказати назву чи UUID мейлбокса:
При цьому в шаблоні ствоюється помітка:
Тепер цю дію в цьому конверті має виконати новий вказаний Учасник (отримує конверт у «Вхідні»). Поки ця дія не виконана Учасник, який делегував цю дію, може «Відмінити» делегування.
3.1 Відхилення конверта
Відправлений конверт в статусі «В обробці» чи «Очікує на вас» (на стороні поточного заповнювача/підписанта) можливо «Відхилити»:
Для відхилення конверта обов’язково потрібно вказати причину відхилення і підтвердити відхилення:
Після чого документ змінює свій статус на «Скасовано», а причина відхилення відображається учасникам в детялях конверта:
Документообіг завершено.
4 Завантаження конвертів
Увага
«Завантажити конверти чи окремі документи» можливо лише після завершення документообігу!
Завантажити чи розрукувати окремі документи можливо при перегляді конверта (кнопки та 
):
доступне масове завантаження конвертів з журналу документів. Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку «Завантажити»:
Конверти завантажуються у вигляді zip-архівів (найменування архіву = Темі конверта). Кожен з архівів містить каталоги (найменування=назві документа) для кожного документа, а також протокол подій конверта (AuditTrail.pdf).
Кожен каталог стуктурованого документа
містить:Якщо документ не потребував підпису:
оригінал документа в xml форматі ({назва документа}.xml);
оригінал документа в pdf форматі ({назва документа}.pdf).
Якщо документ підписувався (ЕЦП чи електронно-чорнильним підписом):
оригінал документа в xml форматі ({назва документа}.xml);
оригінал документа в pdf форматі ({назва документа}.pdf);
сертифікат підписання документа ({назва документа}.підписи.pdf). Сертифікат містить детальну інформацію по електронному документу (ідентифікатори шаблону, конверта, документа, назви, кількість підписантів, дату, посилання на електронну версію документа) та дані про всі підписи і всіх підписантів;
форма для друку, що включає в себе оригінал документа + сертифікат підписання цього документа ({назва документа}.форма для друку.pdf). Якщо документ підписувався ЕЦП, то друкований макет додатково містить візуалізацію до всіх підписів в вигляді печаток на документі:
;підписаний xml-документ ({назва документа}.xml.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів;
підписаний pdf-документ ({назва документа}.pdf.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів.
Кожен каталог зовнішнього документа
містить:Якщо документ не потребував підпису:
оригінал документа-вкладення.
Якщо документ підписувався ЕЦП:
оригінал документа-вкладення;
сертифікат підписання документа ({назва документа}.підписи.pdf). Сертифікат містить детальну інформацію по електронному документу (ідентифікатори шаблону, конверта, документа, назви, кількість підписантів, дату, посилання на електронну версію документа) та дані про всі підписи і всіх підписантів;
підписаний документ-вкладення ({назва документа}.{формат вкладення}.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів.
5 Коментарі
Функціонал дозволяє обмінюватись контрагентам повідомленнями, відповідати на уточнюючі питання, прикріпляючи коментарі до конкретної частини документа. Відкрити/закрити панель коментарів можливо за допомогою кнопки при перегляді конверта:
Для того аби додати коментар потрібно виділити частину відкритого документа і правою кнопкою миші натиснути «Коментувати»:
Коментар потрапляє у вкладку «Відкриті», де лише у його створювача є можливість його відредагувати / видалити / вирішити (коментар потрапляє у вкладку «Вирішених» питань):
У кожного коментаря є прив’язка - посилання на абзац (кнопка 
), за допомогою якого легко знайти частину потрібного документа, до якого був зроблений коментар:
Учасники контрагенти можуть відповідати на коментарі за допомогою кнопки «Відповісти» та «Зберегти». При цьому всі «відповіді» зберігаються під коментарем, до якого вони були сформовані в хронологічному порядку:
Для того аби була можливість переглянути всю переписку до конкретного коментаря чи згорнути її можливо скористатись відповідними кнопками «Показати більше» / «Показати менше». Коментар потрапляє у «Вирішені» разом з усіма «відповідями» до нього. У створювача початкового вирішеного коментаря є можливість перенести коментар з відповідями з «Вирішених» у «Відкриті» кнопкою 
«Відкрити знову»:
- 1
Зовнішній документ призначений для внесення файлу одним з учасників документообігу. Допускається додавання файлу-вкладення в форматі pdf, doc, docx, xls, xlsx, xml, dbf, txt, rtf, png, jpg, jpeg, zip не більше 5МБ (загальний розмір конверта при цьому не повинен перевищувати 25 МБ). В зовнішній документ можливо додати поля «ЕЦП» (інші поля не підтримуються).
- 2
Структурований документ може включати в себе текст та стандартні поля WhiteDoc (детальніше за посиланням).
Служба сервісної підтримки: support@edin.ua