Робота з конвертами сервісу WhiteDoc


Вхід

WEB сервісом підтримуються Google Chrome та Safari браузери тому для роботи з документами рекомендовано використовувати саме їх. Для входу до сервісу платформи необхідно перейти за посиланням https://wd.edin.ua/login .

При переході за вказаним посиланням відкриється вікно авторизації. Необхідно ввести Вашу електронну пошту, пароль користувача і натиснути «Увійти»:

../../_images/Work_with_WD_002.png

За проставленої відмітки «Запам’ятати мене» вводити дані наступного разу самостійно вже не буде потреби (браузер це зробить автоматично).

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти «Реєстрацію» і долучитись до сервісу (детальніше в нашій інструкції).

1 Статуси конвертів

В сервісі WhiteDoc для конвертів передбачені наступні статуси:

  • Чернетка - створений, але ще не відправлений конверт (доступний до редагування);

  • В обробці - відправлений конверт, що ще чекає на дії заповнення/підписання зі сторони контрагентів-учасників;

  • Очікує на вас - відправлений конверт, очікує на дії заповнення/підписання з Вашої сторони;

  • Завершено - кінцевий статус конверта; усі дії з документами (заповнення/підписання) виконано;

  • Скасовано - кінцевий статус конверта; один з контрагентів-учасників відхилив конверт;

  • Прострочено - кінцевий статус конверта; сплинув строк чинності конверта (налаштування шаблону).

2 Формування та відправка конверта

Для створення конверта потрібно мати підготовлений шаблон згідно якого і буде створено конверт.

Порада

Перед початком роботи з конвертами рекомендовано ознайомитись з інструкцією по роботі з шаблонами.

Створюється конверт за допомогою кнопки «Новий конверт» (відображається в правому верхньому куті у всіх основних розділах сервісу):

../../_images/Work_with_Envelope_001.png

Після чого в попап вікні потрібно обрати шаблон в зручний для Вас спосіб:

  • з нещодавно використаних;

../../_images/Work_with_Envelope_002.png
  • за номером UUID:

../../_images/Work_with_Envelope_003.gif
  • з бібліотеки шаблонів:

../../_images/Work_with_Envelope_004.png

Після чого згідно шаблону автоматично створюється конверт (чернетка) разом з документами і відкривається форма для його заповнення (можуть бути випадки, коли створений конверт не потребує заповнення зі сторони відправника):

../../_images/Work_with_Envelope_005.png

Форма конверта складається з деталей конверта та самих документів (2), що створюються згідно шаблону. В лівій частині екрану є зручний показчик перебування (1). Конверт-чернетку можливо «Закрити» в будь-який момент чи «Зберегти» (3), якщо в нього заповнені поля «Тема» та «Повідомлення». Після збереження чернетки з’являється кнопка для її видалення («Видалити»).

Підказка

В збереженій чернетці можливо обмінюватись коментарями comment (детальніше про функціонал Коментарів)

В правому нижньому куті відображається кнопка (4) («Далі» чи «Відправити»), що одночасно інформує про заповненість конверта (готовність до відправки) та є підказкою, що вказує на необхідність заповнення конкретних полів в документах конверта:

../../_images/Work_with_Envelope_006.gif

В сервісі є два типи документів: структуровані structed та зовнішні external.

Примітка

external Зовнішній документ призначений для внесення файлу одним з учасників документообігу. Допускається додавання файлу-вкладення в форматі pdf, doc, docx, xls, xlsx, xml, dbf, txt, rtf, png, jpg, jpeg, zip не більше 5МБ (загальний розмір конверта при цьому не повинен перевищувати 25 МБ). В зовнішній документ можливо додати поля «ЕЦП» (інші поля не підтримуються).

structed Структурований документ може включати в себе текст та стандартні поля WhiteDoc (детальніше за посиланням).

Після того, як всі обов’язкові поля будуть заповнені і конверт буде готовий до відправки кнопка «Далі» міняється на «Відправити»:

../../_images/Work_with_Envelope_007.png

При натисканні на «Відправити» потрібно підтвердити дію відправки:

../../_images/Work_with_Envelope_008.png

Відправлений конверт змінює свій статус на «В обробці», показується наступний порядок обробки конверта, а також є можливість одразу начіпити на конверт «Новий ярлик»:

../../_images/Work_with_Envelope_009.png

Також у формі відправленого конверта можливо ознайомитись і експортувати в PDF «Протокол подій» (clock) - усіх дій, виконаних контрагентами з цим конвертом:

../../_images/Work_with_Envelope_012.png

Після того, як документообіг «Завершено» (статус конверта) в формі перегляду конверта відображається кнопка arrow «Завантажити конверт».

3 Відхилення конверта

Відправлений конверт в статусі «В обробці» чи «Очікує на вас» (на стороні поточного заповнювача/підписанта) можливо «Відхилити»:

../../_images/Work_with_Envelope_013.png

Для відхилення конверта обов’язково потрібно вказати причину відхилення і підтвердити відхилення:

../../_images/Work_with_Envelope_014.png

Після чого документ змінює свій статус на «Скасовано», а причина відхилення відображається учасникам в детялях конверта:

../../_images/Work_with_Envelope_026.png

Документообіг завершено.

4 Завантаження конвертів

Увага

«Завантажити конверти чи окремі документи» можливо лише після завершення документообігу!

Завантажити чи розрукувати окремі документи можливо при перегляді конверта (кнопки arrow та print):

../../_images/Work_with_Envelope_027.png

доступне масове завантаження конвертів з журналу документів. Для цього потрібно відмітити потрібні документи і натиснути кнопку «Завантажити»:

../../_images/Work_with_WD_141.png

Конверти завантажуються у вигляді zip-архівів (найменування архіву = Темі конверта). Кожен з архівів містить каталоги (найменування=назві документа) для кожного документа, а також протокол подій конверта (AuditTrail.pdf).

  • Кожен каталог стуктурованого документа structed містить:

    • Якщо документ не потребував підпису:

      • оригінал документа в xml форматі ({назва документа}.xml);

      • оригінал документа в pdf форматі ({назва документа}.pdf).

    • Якщо документ підписувався (ЕЦП чи електронно-чорнильним підписом):

      • оригінал документа в xml форматі ({назва документа}.xml);

      • оригінал документа в pdf форматі ({назва документа}.pdf);

      • сертифікат підписання документа ({назва документа}.підписи.pdf). Сертифікат містить детальну інформацію по електронному документу (ідентифікатори шаблону, конверта, документа, назви, кількість підписантів, дату, посилання на електронну версію документа) та дані про всі підписи і всіх підписантів;

      • форма для друку, що включає в себе оригінал документа + сертифікат підписання цього документа ({назва документа}.форма для друку.pdf). Якщо документ підписувався ЕЦП, то друкований макет додатково містить візуалізацію до всіх підписів в вигляді печаток на документі: stamp;

      • підписаний xml-документ ({назва документа}.xml.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів;

      • підписаний pdf-документ ({назва документа}.pdf.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів.

  • Кожен каталог зовнішнього документа external містить:

    • Якщо документ не потребував підпису:

      • оригінал документа-вкладення.

    • Якщо документ підписувався ЕЦП:

      • оригінал документа-вкладення;

      • сертифікат підписання документа ({назва документа}.підписи.pdf). Сертифікат містить детальну інформацію по електронному документу (ідентифікатори шаблону, конверта, документа, назви, кількість підписантів, дату, посилання на електронну версію документа) та дані про всі підписи і всіх підписантів;

      • підписаний документ-вкладення ({назва документа}.{формат вкладення}.{номер підпису}.p7s). Кількість p7s-файлів відповідає кількості підписів.

5 Коментарі

Функціонал дозволяє обмінюватись контрагентам повідомленнями, відповідати на уточнюючі питання, прикріпляючи коментарі до конкретної частини документа. Відкрити/закрити панель коментарів можливо за допомогою кнопки comment при перегляді конверта:

../../_images/Work_with_Envelope_017.png

Для того аби додати коментар потрібно виділити частину відкритого документа і правою кнопкою миші натиснути «Коментувати»:

../../_images/Work_with_Envelope_022.gif

Коментар потрапляє у вкладку «Відкриті», де лише у його створювача є можливість його відредагувати / видалити / вирішити (коментар потрапляє у вкладку «Вирішених» питань):

../../_images/Work_with_Envelope_018.png

У кожного коментаря є прив’язка - посилання на абзац (кнопка link), за допомогою якого легко знайти частину потрібного документа, до якого був зроблений коментар:

../../_images/Work_with_Envelope_023.gif

Учасники контрагенти можуть відповідати на коментарі за допомогою кнопки «Відповісти» та «Зберегти». При цьому всі «відповіді» зберігаються під коментарем, до якого вони були сформовані в хронологічному порядку:

../../_images/Work_with_Envelope_024.png

Для того аби була можливість переглянути всю переписку до конкретного коментаря чи згорнути її можливо скористатись відповідними кнопками «Показати більше» / «Показати менше». Коментар потрапляє у «Вирішені» разом з усіма «відповідями» до нього. У створювача початкового вирішеного коментаря є можливість перенести коментар з відповідями з «Вирішених» у «Відкриті» кнопкою roll_back «Відкрити знову»:

../../_images/Work_with_Envelope_019.png

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua