Документообіг з мережею «Фора» на платформі EDI Network 2.0 за схемою «Match Invoice». Інструкція Постачальника

Зміст:

• Документообіг з мережею «Фора» на платформі EDI Network 2.0 за схемою «Match Invoice». Інструкція Постачальника

  • Вступ

  • 1 Вхід на платформу

  • 2 Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

  • 3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

  • 4 Створення «Інструкції з транспортування» (IFTMIN) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

  • 5 Створення «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

    • 1.1 Підписання та відправка «Накладної за кількістю»

  • 6 Створення «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

    • 1.1 Підписання та відправка «Цінової накладної»

  • Обробка вхідного документа «Акт невідповідності» (COMDOC_009)

  • Формування та відправка «Коригування до цінової накладної» (DOCCORINVOICE)

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу на платформі EDI Network 2.0 з мережею «Фора» за схемою «Match Invoice». В документообігу за даною схемою приймають участь наступні документи:

• Замовлення (ORDER)

• Підтвердження замовлення (ORDRSP)

• Повідомлення про відвантаження (DESADV)

• Інструкція з транспортування (IFTMIN)

• Накладна за кількістю (DOCUMENTINVOICE_TN)

• Цінова накладна (DOCUMENTINVOICE_PRN)

• Акт невідповідності (COMDOC_009)

• Коригування до товарної накладної (DOCCORINVOICE)

Документообіг здійснюється між двома Учасниками, де ініціатором виступає мережа «Фора».

Загальна схема документообігу:

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі за допомогою Email. Змінити пароль, електронну пошту чи інші Ваші особисті дані можливо в Вашому «Профілі користувача».

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

2 Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

В схемі документообігу «Match Invoice» з Мережею «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) створюється Постачальником на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER).

Важливо!

Даний документ формується відразу після отримання «Замовлення» (ORDER) від Мережі.

Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі «Замовлення» (ORDER) потрібно перейти в розділ «Вхідні» та обрати потрібний документ. Для зручності можливо скористатись пошуком (за типом документа (приклад в зображенні), номером документа чи GLN):

У відкритому документі на формі-підказці виберіть зі списку «Підтвердження замовлення»:

Після чого на підставі «Замовлення» (ORDER) автоматично створюється «Підтвердження замовлення» (ORDRSP). На формі створюваного документа значення більшості полів заповняться (пененесутся) з документа-підстави. Всі поля, позначені червоною зірочкою * - обов’язкові до заповнення:

1. Номер - може збігатися з номером замовлення.

2. Дата - дата підтвердження, автоматично вказується поточна дата.

3. Одержувач автоматично переноситься з замовлення.

4. Місце доставки - місце фактичного постачання товару по даному замовленню, переноситься автоматично з замовлення (в разі, якщо з мережею узгодженне інше місце, його потрібно змінити).

Нижче на сторінці створеного документу знаходиться перелік товарних позицій, які були замовлені, і їх кількість. Зверніть увагу, що у табличній частині з позиціями немає цін. Дані позицій можливо відредагувати та «Змінити» через pop-up вікно, що відкривається по кліку на штрихкод товару:

Інформація по позиціям, автоматично переноситься із Замовлення:

1. № - номер позиції

2. Найменування - назва позиції іх товарного довідника

3. Штрихкод - штрихкод товарної позиції, полегшує пошук, переноситься автоматично з замовлення

4. Артикул покупця- дані заповнюються автоматично з документа підстави

5. Замовлена кількість- кількість автоматично переноситься з замовлення

6. Мінімальна кількість замовлення - автоматично переноситься з замовлення

7. Підтверджена кількість - фактична підтверджена кількість, що буде доставлена

8. Дії - вибираються зі списку в залежності від ситуації: Буде доставлено, або Відмовлено, а при зміні Підтвердженої кількості автоматично зміниться на Зміна кількості:

При цьому в блоці «Додаткова інформація» поле «Документ повідомляє, що» автоматично заповнюється значеннями:

• «поставка змінена» - коли в документі по позиціям виконані різні Дії (Буде доставлено / Відмовлено / Зміна кількості);

• «поставка не прийнята» - коли по всім позиціям виконана Дія Відмовлено;

• «поставка прийнята» - коли по всім позиціям виконана Дія Буде доставлено.

Для відправки документа заповніть усі обов’язкові поля та натисніть на кнопку Зберегти (1), щоб внесені зміни вступили в силу, а потім - Відправити (2):

3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Формування документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на платформі EDI Network можливо здійснити, як на підставі «Замовлення» (ORDER), так і на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).

Розглянемо формування документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).

Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» ().

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), як початкового документа.

За накладною № - номер накладної.

Важливо

Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

Важливо

Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Після цього можна за необхідності прикріпити Сертифікати на товари, наявні в даній накладній (для використання цієї опції Ваша компанія має бути підписана на користування сервісом Е-Сертифікати). Для додавання сертифікатів до створеної видаткової накладної натисніть кнопку «Прикріпити сертифікати» та в з’явившомуся вікні «Обрати сертифікат» скористайтесь пошуком, щоб знайти потрібні сертифікати:

Пошук здійснюється автоматично в опублікованих Вами сертифікатах, в сервісі Е-Сертифікати:

• По номеру сертифіката,

• По прив’язаним товарам (товари, зазначені в повідомленні про відвантаження та в Сертифікаті, мають співпадати),

• По номеру партії.

Важливо

Увага! При відправці повідомлення про відвантаження з прикріпленим сертифікатом автоматично заповнюються дані по обраним Сертифікатам:

• вкладка “Пов’язані відвантаження”

• вкладка “Пов’язані товари”, по сертифіктах “Декларація виробника”, “Посвідчення/сертифікат якості”

Оберіть потрібні сертифікати в результатах пошуку та натисніть кнопку «Зберегти»:

Якщо в картці обраного сертифікату зазначено обмежений доступ, система перевірить наявність GLN отримувача повідомлення про відвантаження в правах перегляду цього сертифікату. В разі відсутності GLN отримувача повідомлення про відвантаження буде додано туди автоматично.

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із попередніми документами:

4 Створення «Інструкції з транспортування» (IFTMIN) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

В схемі документообігу «Match Invoice» з Мережею «Інструкція з транспортування» (IFTMIN) створюється Постачальником на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER).

Для формування «Інструкція з транспортування» (IFTMIN) на підставі «Замовлення» (ORDER) потрібно перейти в розділ «Вхідні» та обрати потрібний документ. Для зручності можливо скористатись пошуком (за типом документа (приклад в зображенні), номером документа чи GLN):

У відкритому документі на формі-підказці виберіть зі списку «Інструкція з транспортування»:

Важливо

1. Номер документа повинен бути наступного формату X_Y, де:

• Х - це порядковий номер машини, на поставку (порядковий № Повідомлення про відвантаження)

• Y - це загальна кількість машин, на поставку (загальна кількість Повідомлень про відвантаження)

Важливо, для кожної машини на поставку в один день повинен бути індивідуальний номер машини. Дві машини з однаковим номером машини будуть групуватися в одну.

Мінімальна к-ть 1, Максимальна - 99. Х повинен бути менше або рівним Y. Наприклад: 2_5

Увага

Особливість при заповненні Номера Кількісної накладної. Якщо в документі IFTMIN вказано кілька Замовлень і хоча б до одного прив’язана Кількісна накладна, то до інших замовлень теж повинні бути вказані накладні:

2. Дата - фактична дата відправки поставки

3. Номер замовлення - підтягується автоматично із замовлення

4. Місце доставки - підтягується автоматично із замовлення

5. Вантажовідправник - підтягується автоматично із замовлення

6. Тип пакування - вибрати з випадаючого списку

7. Фактична кількість палет - кількість палет, що відвантажується в вантажний транспорт

8. Максимальна кількість палет - максимальна місткість палет (вантажний транспорт)

9. Вантажопідйомність - маса вантажу, на перевезення якого розрахований транспортний засіб

Для відправлення документа натискаємо на кнопку Зберегти (1), після чого всі внесені зміни вступають в силу, а потім - Відправити (2):

5 Створення «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

«Накладна за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) є юридично значущим документом (ЮЗД) і може використовуватись при роботі з мережею Фора в схемі документообігу «Match Invoice». «Накладна за кількістю» може бути створена Постачальником на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER).

Увага

Дата поставки повинна дорівнювати даті підпису від постачальника.

Для формування «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) на підставі «Замовлення» (ORDER) потрібно перейти в розділ «Вхідні» та обрати потрібний документ. Для зручності можливо скористатись пошуком (за типом документа (приклад в зображенні), номером документа чи GLN):

У відкритому документі на формі-підказці виберіть зі списку «Накладна за кількістю»:

Після чого на підставі «Замовлення» (ORDER) автоматично створюється «Накладна за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN). На формі створюваного документа значення більшості полів заповняться (пененесутся) з документа-підстави. Всі поля, позначені червоною зірочкою * - обов’язкові до заповнення:

Дані позицій можливо відредагувати та «Змінити» через pop-up вікно, що відкривається по кліку на штрихкод товару:

Також можливо «Видалити» товарні позиції з табличної частини документа:

До табличної частини «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) можливо додавати лише ті позиції, що були вказані в «Замовленні» (вибрати зі списку). Якщо всі позиції співпадають з позиціями в «Замовленні» (ORDER), то в табличній частині кнопка «+Додати» не відображається:

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого можливо «Підписати» (2):

1.1 Підписання та відправка «Накладної за кількістю»

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Після підписання «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа зі своєї сторони переглядає та підписує документ.

6 Створення «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

«Цінова накладна» може бути створена Постачальником:

• на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER);

• на підставі відправленої «Накладної за кількістю» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN).

При цьому: якщо в ланцюжку документів вже відправлена «Накладна за кількістю», то «Цінову накладну» можливо створити лише на підставі «Накладної за кількістю».

Увага

Дата поставки повинна дорівнювати даті підпису від постачальника.

Для формування «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN) на підставі «Замовлення» (ORDER) потрібно перейти в розділ «Вхідні» та обрати потрібний документ. Для зручності можливо скористатись пошуком (за типом документа (приклад в зображенні), номером документа чи GLN):

У відкритому документі на формі-підказці виберіть зі списку «Цінова накладна»:

Після чого на підставі «Замовлення» (ORDER) автоматично створюється «Цінова накладна» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN). На формі створюваного документа значення більшості полів заповняться (пененесутся) з документа-підстави. Всі поля, позначені червоною зірочкою * - обов’язкові до заповнення:

Увага

Якщо при автоматичному заповненні чи подальшому редагуванні в товарних позиціях виникнуть логічні помилки, то Ви про це будете проінформовані, а позиції в таблиці, що їх налічують будуть виділені жовтим кольором:

Важливо

Дата «Цінової накладної» повинна співпадати з датою «Накладної за кількістю» (як в випадку передачі «Накладної за кількістю» через платфому EDIN, так і в паперовому вигляді)!

В табличній частині створеного документа знаходяться всі товарні позиції (перенесені з документа-підстави «Замовлення» (ORDER)). Детальну інформацію по позиції можливо переглянути натиснувши на кнопку біля номера позиції:

«Ставку ПДВ» можливо замінити при перегляді таблиці, а інші дані позицій можливо відредагувати та «Змінити» через pop-up вікно, що відкривається по кліку на штрихкод товару:

Також можливо «Видалити» товарні позиції з табличної частини документа:

До табличної частини «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN) можливо додавати лише ті позиції, що були вказані в «Замовленні» (вибрати зі списку). Якщо всі позиції співпадають з позиціями в «Замовленні» (ORDER), то в табличній частині кнопка «+Додати» не відображається:

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого можливо «Підписати» (2):

1.1 Підписання та відправка «Цінової накладної»

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Після підписання «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа зі своєї сторони переглядає та підписує документ.

Увага

При виявленні помилок у відправленому документі його можливо перестворити (замінити новим), підписати та відправити повторно. «Номер» повторно відправленої «Цінової накладної» обов’язково повинен співпадати з «Номером» попередньої «Цінової накладної»! Повторно відправити «Цінову накладну» можливо лише за умови, що Мережа ще НЕ підписала попередню «Цінову накладну».

Обробка вхідного документа «Акт невідповідності» (COMDOC_009)

У випадку розходження між відправленною і фактично прийнятою кількістю товару чи виникненням цінової розбіжності – мережа надсилає Вам «Акт невідповідності» (COMDOC_009):

У вхідному документі будуть зазначені кількісні чи цінові розбіжності по кожному товару та причина невідповідності.

Після ознайомлення з документом необхідно відправити «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE) з правками кількості/ціни згідно розбіжностей вказаних в «Акті невідповідності» (COMDOC_009) Мережі.

Формування та відправка «Коригування до цінової накладної» (DOCCORINVOICE)

Увага

Формування «Коригування до цінової накладної» (DOCCORINVOICE) можливе лише після того, як Мережа відправить «Акт невідповідності» (COMDOC_009)!

Для формування «Коригування до цінової накладної» (DOCCORINVOICE) на підставі «Цінової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = PRN) потрібно перейти в розділ «Надіслані» та обрати потрібний документ:

У відкритому документі на формі-підказці виберіть зі списку «Коригування до товарної накладної»:

Після чого автоматично створюється «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE). На формі створюваного документа значення більшості полів заповняться (пененесутся) з документа-підстави. Всі поля, позначені червоною зірочкою * - обов’язкові до заповнення:

В залежності від обраного значення поля «Причина коригування» (CorrectionReason) в табличній частині стає доступним «Коригування»:

Увага

При заповненні «Коригування» вказується фактична Кількість/Ціна без ПДВ (тобто без знаку мінус)!

• в блоці «Ціна без ПДВ» при «Причина коригування» = «Коригування повернення» (CorrectionReason=NRC/PRC):

• в блоці «Кількість» при «Причина коригування» = «Коригування прийомки» (CorrectionReason=NAC/PAC):

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого можливо «Підписати» (2):

Підказка

Процес підписання «Коригування до товарної накладної» не відрізняється від підписання «Цінової накладної» та описаний в розділі вище.

Після підписання «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами:

Мережа зі своєї сторони переглядає та підписує документ.

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua