Документообіг з мережею «BOX Market» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція Постачальника

Зміст:

• Документообіг з мережею «BOX Market» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція Постачальника

  • Вступ

  • 1 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDER)

  • 2 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

  • 3 Формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN)

  • 4 Обробка вхідного документа «Акт невідповідності» (COMDOC_009)

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «BOX Market» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:

• Замовлення (ORDER)

• Підтвердження замовлення (ORDRSP)

• Повідомлення про відвантаження (DESADV)

• Повідомлення про прийом (RECADV)

• Видаткова накладна (DOCUMENTINVOICE)

• при необхідності також Акт невідповідності (COMDOC_009)

Загальна схема документообігу:

1 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDER)

Мережа «BOX Market» формує і відправляє «Замовлення» (ORDER). Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) натисніть «Створити документ» в блоці ланцюжка документів для мережі «BOX Market» - документ створиться автоматично.

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) всі обов’язкові до заповнення поля (позначені червоною зірочкою *) заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення»:

1. Одержувач - дані одержувача (мережі), не підлягають редагуванню

2. № - номер підтвердження замовлення;

3. від - дата підтвердження замовлення, за замовчуванням вказана поточна дата;

4. Покупець - заповнюється автоматично, не підлягає редагуванню;

5. Постачальник - заповнюється автоматично, не підлягає редагуванню;

6. Місце доставки - заповнюється автоматично, не підлягає редагуванню.

В блоці Разом вказується загальна кількість табличних позицій.

В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Товарні позиції переносяться з «Замовлення» (ORDER): їх можна «+Додати», змінити, підтвердити/відхилити чи «Видалити».

Всі зміни за позиціями варто виконувати тільки після узгодження з мережею!

Зміни за позиціями можливо виконувати в табличній частині в колонках «Ціна без ПДВ», «Підтверджена кількість» або за конкретною позицією, натиснувши на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити».

Увага

Підтверджена кількість товарних позицій не може перевищувати зазначену в «Замовленні» (ORDER)!

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2).

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням» (ORDER).

2 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) можливо одразу на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER) або відправленого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP). Для створення відвантаження за вже підтвердженими позиціями потрібно у папці «Надіслані» обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), за яким потрібно зробити відвантаження (для зручності можливо скористатись пошуком):

Для формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) натисніть «Створити документ» в блоці ланцюжка документів для мережі «BOX Market» - документ створиться автоматично.

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

1. Одержувач - дані одержувача (мережі); заповнюється автоматично, можливо змінити за допомогою кнопки «Пошук контрагента» ();

2. Повідомлення про відвантаження № - номер «Повідомлення про відвантаження»;

3. від - дата «Повідомлення про відвантаження», за замовчуванням вказана поточна дата;

4. Доставка буде проведена - дата і час доставки;

5. Постачальник - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

6. Покупець - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

7. Місце доставки - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (), або за допомогою кнопки «Вказати себе» ();

8. Повідомлення на замовлення № - номер «Замовлення» в ланцюжку документів (поле не доступне до редагування);

9. За накладною № / від - номер та дата накладної. Номер «первинного» документа на паперовому носії повинен співпадати з номером накладної!

Важливо

Увага! Номер вказаної накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

Блоки Додаткова інформація та Транспортування необов’язкові для заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.

Перелік товарних позицій (які були замовлені), їх кількість, що постачається повинні збігатись. Система автоматично заповнює значення за позиціями з раніше відправленого документа «Підтвердження замовлення» (ORDRSP), на основі якого був створений документ «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Можливо вносити зміни в кількість і ціну позицій.

Всі зміни за позиціями варто виконувати тільки після узгодження з мережею!

Зміни за позиціями можливо виконувати в табличній частині в колонках «Кількість, що постачається», «Ціна без ПДВ», «Ціна з ПДВ», «Ставка ПДВ» або за конкретною позицією, натиснувши на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити».

Важливо

Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Увага

Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в «Замовленні»!

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2).

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із «Замовленням» і «Підтвердженням замовлення».

---

Примітка

У відповідь на «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) Мережа може створити та відправити «Повідомлення про прийом» (RECADV) для додаткового оповіщення про прийом товарів чи задля зазначеня розбіжностей між вказаним та фактично отриманим товаром.

3 Формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN)

«Видаткова накладна» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) може бути сформована на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Для формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) потрібно перейти в папку «Надіслані» та обрати документ-підставу (для зручності можливо скористатись пошуком):

Для формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) натисніть «Створити документ» в блоці ланцюжка документів «Товарна накладна»(DOCUMENTINVOICE).

При цьому для мережі «BOX Market» автоматично створюється саме «Видаткова накладна» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN):

У відкритій формі «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *).

Підказка

Номер контакту / Дата контакту - поля, що заповнюється автоматично з документа-підстави («Повідомлення про відвантаження» (DESADV) чи «Замовлення» (ORDERS)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору поставки» з цим контрагентом (Особистий кабінет-> Договори) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):

Також можливо «Додати» новий договір (після відправки документа дані договору зберігаються автоматично):

Про необхідність заповнення та інші помилки в табличній частині документа Ви будете проінформовані (вказується номер позиції та невідповідність), а також рядок позиції виділяється помаранчевим кольором:

Зміни за позиціями можливо виконувати в табличній частині в колонках «Код УКТ ЗЕД», «Кількість», «Ціна без ПДВ», «Ставка ПДВ» або за конкретною позицією, натиснувши на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити».

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого можливо «Підписати» (2):

3.1 Підписання та відправка «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN)

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка () можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

Після підписання «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа «BOX Market» зі своєї сторони переглядає та підписує документ.

4 Обробка вхідного документа «Акт невідповідності» (COMDOC_009)

У випадку розходження між відправленною і фактично прийнятою кількістю товару чи виникненням цінової розбіжності – мережа надсилає Вам «Акт невідповідності» (COMDOC_009). У вхідному документі в табличній частині будуть зазначені кількісні чи цінові розбіжності по кожному товару та причина невідповідності, наприклад:

Після ознайомлення з документом необхідно заново сформувати «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = DRN) на підставі раніше відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) з правками кількості/ціни згідно розбіжностей вказаних в «Акті невідповідності» (COMDOC 009) мережі «BOX Market».

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua