Документообіг з мережею «Comfy» на платформі EDI Network 2.0
Вступ
Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Comfy» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу за типовою схемою приймають участь наступні документи:
Загальна схема документообігу:
Опис взаємодії з контрагентом:
Comfy відправляє попереднє замовлення
Постачальник у відповідь формує та відправляє Підтвердження замовлення
Comfy формує та відправляє документ Замовлення
Постачальник відправляє Підтвердження замовлення у відповідь до документу «Замовлення».
Comfy відправляє Статус на «Підтвердження замовлення» - погоджуючись на пропозицію Постачальника.
По факту відвантаження, Постачальник відправляє Повідомлення про відвантаження та Видаткову накладну підписану зі сторони Постачальника за допомогою КЕП у ролі Вантажовідправника
Comfy склад виконує приймання товару і, якщо розбіжності та зауваження зі сторони Comfy відсутні, - Comfy склад підписує Видаткову накладну за допомогою КЕП у ролі Вантажоодержувача
Якщо розбіжності та зауваження зі сторони Comfy присутні, Comfy склад формує та відправляє Відмову від підписання Видаткової накладної з вказанням причини
Якщо Постачальнику необхідно повторно відправити Видаткову накладну і попередньо відправлена Видаткова накладна на замовлення ще не підписана зі сторони Comfy - Постачальник формує відклик підпису на попередньо відправлений документ Видаткова накладна, формує та відправляє коректний документ Видаткова накладна підписаний за допомогою КЕП
Якщо Постачальнику необхідно повторно відправити Видаткову накладну, але попередня Видаткова накладна на замовлення уже підписана зі сторони Comfy - формує та відправляє запит на Анулювання на попередньо відправлений документ
1 Вхід на платформу
Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:
Підказка
Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі за допомогою Email. Змінити пароль, електронну пошту чи інші Ваші особисті дані можливо в Вашому «Профілі користувача».
Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:
2 Створення «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)
Щоб сформувати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі «Замовлення» (ORDER) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Вхідні» і обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника та Одержувача - це Ваші дані та дані Вашого Контрагента, що заповнюються з документа підстави автоматично і не підлягають редагуванню.
За замовчуванням Тип документа зазначається як «Підтвердження замовлення»; за потреби Тип документа можливо переобрати з випадаючого списку: Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення:
Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (
) чи «Вказати себе» (
);
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:
В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача.
Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), на базі якого був створений даний документ.
Блоки Додаткова інформація та Рампи (інформація про умови та час відвантаження) є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.
Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Ціна без ПДВ та Підтверджена кількість товару прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:
Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!
При редагуванні Підтвердженої кількості позиції (Замовлена кількість та Підтверджена кількість відрізняються) її статус автоматично змінюється на «Зміна кількості»:
За замовчуванням всі табличні позиції «Будуть доставлені» (колонка Дія). Для зміни даних підтвердження поставки потрібно обрати (відмітити галочкою) позиції в таблиці та в «Дії над вибраними» обрати: «Буде доставлено» або «Відмовлено»:
Після чого Підтверджена кількість за «Відмовленими» позиціями буде рівною нулю. В колонці Дії - буде відображатись поточний статус дії за позиціями. Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:
Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):
Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:
3 Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)
Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» ().
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:
Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();
Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), як початкового документа.
За накладною № - номер накладної.
Важливо
Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.
Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.
Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:
Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!
Важливо
Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.
Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:
Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):
Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із попередніми документами:
4 Формування Комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)
Щоб сформувати «Видаткову накладну» (COMDOC_006) на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV), як документ-підставу (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) лівою кнопкою миші та створити «Видаткову накладну» (COMDOC_006) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Видаткової накладної» (COMDOC_006) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Номер, Дата документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби.
Також автоматично зазначаються дані замовлення та поставки з попередніх документів з поточного ланцюжка документів.
Другий блок містить інформацію про документ-підставу: необхідно обрати тип документа який свідчить про співпрацю, із випадаючого списку(додаткова угода, акт, накладна); його номер та дату складання.
Підказка
На підставі - поле для вибору типу документа-підстави. Заповнюється автоматично з документа-підстави (наприклад, «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору перевезення» з цим контрагентом (Довідники-> Довідник договорів) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):
Також можливо «Додати» новий договір прямо в документі (після відправки документа дані договору зберігаються в довіднику автоматично):
Третій блок містить інформацію про одержувача та відправника Комерційного документа, дані заповнюються автоматично з документа підстави.
Інформація переноситься з документу основи. Можливо редагувати дані, натиснувши на кнопку «Редагувати», чи змінити ролі контрагентів. При редагуваанні, поля відмічені червоною зіречкою повинні бути заповненні!
Також можливо Додати нового контрагента, наприклад, вказати платника або перевізника:
При додаванні контрагента, спочатку виберіть роль контрагента із випадаючого списку (1), а за тим натисніть на зелену кнопку «+» (2). Потім здійсніть пошук контрагента (3) по назві компаніі, GLN, ІПН або за назвою мережі (при виборі відповідного чекера). Можливі ролі:
Відправник
Замовник
Виконавець
Платник
Постачальник
Вантажовідправник
Параметри доставки та Коментарі
Наступний блок містить інформацію про товарні позиції, які поставляються. Результат - інформація по кількості товарів та загальній суммі з та без ПДВ:
Таблична частина з переліком позицій заповнюються автоматично з документа-підстави:
Даний блок містить такі колонки:
№ - номер позиції у списку, заповнюється автоматично
Найменування – дані заповнюються автоматично з документа підстави
Штрихкод - дані заповнюються автоматично з документа підстави
Базова ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави
ПДВ за од. продукції - дані заповнюються автоматично з документа підстави
Ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави
Кількість - дані заповнюються автоматично з документа підстави
Од. Вим. - дані заповнюються автоматично з товарного довідника
Артикул покупця - дані заповнюються автоматично з документа підстави
Артикул продавця- дані заповнюються автоматично з товарного довідника
Код УКТЗЕД - дані заповнюються автоматично з товарного довідника
Сумма без ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави
Сумма з ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави
За допомогою кнопки «+Додати» можливо додати позицію вручну чи з Товарного довідника:
Після внесення всіх даних в документ можливо Зберегти (1), Підписати (2) та Відправити (3):
Детальніше про підписання документів дивіться розділ
Контакти
Служба сервісної підтримки: support@edin.ua