Формування Комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)

Зміст:

• Формування Комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006)

  • Вступ

  • 1 Формування документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDERS)

  • 2 Створення «Видаткової накладної» (COMDOC_006) на підставі відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

  • Підписання на платформі EDIN 2.0

  • Статуси відправлених документів (Інформаційні повідомлення)

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок формування, підписання та відправки Комерційного документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006). Накладна фіксує факт отримання чи передачі товарів або послуг.

Важливо

Для коректного формування документа Видаткова накладна (COMDOC_006), необхідно заповнити Товарний довідник.

«Видаткову накладну» (COMDOC_006) можливо створити:

1. На підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

2. На підставі вихідного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

3. На підставі вихідного «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

4. На підставі вхідного «Повідомлення про прийом» (RECADV)

Рекомендується формувати документ «Видаткова накладна» (COMDOC_006) на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV).

Перед початком роботи з «Видатковою накладною» необхідно заповнити всі реквізити, які будуть відображатися в документі з боку постачальника.

Важливо

Увага! Зверніть увагу, що реквізити заповнюються українською мовою і повинні відповідати інформації в реєстраційних документах компанії.

1 Формування документа «Видаткова накладна» (COMDOC_006) у відповідь на вхідне «Замовлення» (ORDERS)

Щоб сформувати «Видаткову накладну» (COMDOC_006) на підставі «Замовлення» (ORDERS) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Вхідні» і обрати документ «Замовлення» (ORDERS), як документ-підставу (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDERS) лівою кнопкою миші та створити «Видаткову накладну» (COMDOC_006) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Видаткової накладної» (COMDOC_006) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (ORDERS) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Номер, Дата документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби.

Також автоматично зазначаються дані замовлення та поставки з попередніх документів з поточного ланцюжка документів.

Другий блок містить інформацію про документ-підставу: необхідно обрати тип документа який свідчить про співпрацю, із випадаючого списку(додаткова угода, акт, накладна); його номер та дату складання.

Підказка

На підставі - поле для вибору типу документа-підстави. Заповнюється автоматично з документа-підстави (наприклад, «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору перевезення» з цим контрагентом (Довідники-> Довідник договорів) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):

Також можливо «Додати» новий договір прямо в документі (після відправки документа дані договору зберігаються в довіднику автоматично):

Третій блок містить інформацію про одержувача та відправника Комерційного документа, дані заповнюються автоматично з документа підстави.

Інформація переноситься з документу основи. Можливо редагувати дані, натиснувши на кнопку «Редагувати», чи змінити ролі контрагентів. При редагуваанні, поля відмічені червоною зіречкою повинні бути заповненні!

Також можливо Додати нового контрагента, наприклад, вказати платника або перевізника:

При додаванні контрагента, спочатку виберіть роль контрагента із випадаючого списку (1), а за тим натисніть на зелену кнопку «+» (2). Потім здійсніть пошук контрагента (3) по назві компаніі, GLN, ІПН або за назвою мережі (при виборі відповідного чекера). Можливі ролі:

1. Відправник

2. Замовник

3. Виконавець

4. Платник

5. Постачальник

6. Вантажовідправник

Параметри доставки та Коментарі

Наступний блок містить інформацію про товарні позиції, які поставляються. Результат - інформація по кількості товарів та загальній суммі з та без ПДВ:

Таблична частина з переліком позицій заповнюються автоматично з документа-підстави:

Даний блок містить такі колонки:

• № - номер позиції у списку, заповнюється автоматично

• Найменування – дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Штрихкод - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Базова ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• ПДВ за од. продукції - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Кількість - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Од. Вим. - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Артикул покупця - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Артикул продавця- дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Код УКТЗЕД - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Сумма без ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Сумма з ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

За допомогою кнопки «+Додати» можливо додати позицію вручну чи з Товарного довідника:

Після внесення всіх даних в документ можливо Зберегти (1), Підписати (2) та Відправити (3):

Підказка

Процес підписання є типовим на платформі EDI Network 2.0 та описаний в окремому розділі за посиланням.

Після підписання «Видаткової накладної» (COMDOC_006) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами:

Доступне Відкликання підпису - COMDOC_021 квитанція №14 (детальніше).

2 Створення «Видаткової накладної» (COMDOC_006) на підставі відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Щоб сформувати «Видаткову накладну» (COMDOC_006) на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV), як документ-підставу (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) лівою кнопкою миші та створити «Видаткову накладну» (COMDOC_006) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Видаткової накладної» (COMDOC_006) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Номер, Дата документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби.

Також автоматично зазначаються дані замовлення та поставки з попередніх документів з поточного ланцюжка документів.

Другий блок містить інформацію про документ-підставу: необхідно обрати тип документа який свідчить про співпрацю, із випадаючого списку(додаткова угода, акт, накладна); його номер та дату складання.

Підказка

На підставі - поле для вибору типу документа-підстави. Заповнюється автоматично з документа-підстави (наприклад, «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору перевезення» з цим контрагентом (Довідники-> Довідник договорів) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):

Також можливо «Додати» новий договір прямо в документі (після відправки документа дані договору зберігаються в довіднику автоматично):

Третій блок містить інформацію про одержувача та відправника Комерційного документа, дані заповнюються автоматично з документа підстави.

Інформація переноситься з документу основи. Можливо редагувати дані, натиснувши на кнопку «Редагувати», чи змінити ролі контрагентів. При редагуваанні, поля відмічені червоною зіречкою повинні бути заповненні!

Також можливо Додати нового контрагента, наприклад, вказати платника або перевізника:

При додаванні контрагента, спочатку виберіть роль контрагента із випадаючого списку (1), а за тим натисніть на зелену кнопку «+» (2). Потім здійсніть пошук контрагента (3) по назві компаніі, GLN, ІПН або за назвою мережі (при виборі відповідного чекера). Можливі ролі:

1. Відправник

2. Замовник

3. Виконавець

4. Платник

5. Постачальник

6. Вантажовідправник

Параметри доставки та Коментарі

Наступний блок містить інформацію про товарні позиції, які поставляються. Результат - інформація по кількості товарів та загальній суммі з та без ПДВ:

Таблична частина з переліком позицій заповнюються автоматично з документа-підстави:

Даний блок містить такі колонки:

• № - номер позиції у списку, заповнюється автоматично

• Найменування – дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Штрихкод - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Базова ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• ПДВ за од. продукції - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Кількість - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Од. Вим. - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Артикул покупця - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Артикул продавця- дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Код УКТЗЕД - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Сумма без ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Сумма з ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

За допомогою кнопки «+Додати» можливо додати позицію вручну чи з Товарного довідника:

Після внесення всіх даних в документ можливо Зберегти (1), Підписати (2) та Відправити (3):

Підказка

Процес підписання є типовим на платформі EDI Network 2.0 та описаний в окремому розділі за посиланням.

Після підписання «Видаткової накладної» (COMDOC_006) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами:

Доступне Відкликання підпису - COMDOC_021 квитанція №14 (детальніше).

---

Підписання на платформі EDIN 2.0

Попередження

Під час роботи з контрагентом ТМ «АТБ» активуються додаткові перевірки, зокрема:

• Перевірка захищеності носія підпису - допускаються лише такі способи підписання: «Token», «Гряда» та «Cloud»;

• Перевірка наявності посади підписанта - КЕП має містити інформацію про посаду підписанта (за винятком випадків, коли документ підписує Водій).

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Статуси відправлених документів (Інформаційні повідомлення)

Після відправки документів, торговельна мережа обробляє їх і може присвоювати документам статуси, що відображаються в журналі документів навпроти кожного документа.

Для деяких документів можливо виконати відмову від підписання, анулювання, відкликання підпису. Такі документи мають помітку , при натисканні на яку відображається вікно з інформаційними повідомленнями, наприклад, з текстом причини одного з контрагентів:

Отримавши статус, що у документі були допущені помилки, необхідно виправити помилки, зазначені в повідомленні і відправити документ повторно.

---

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua