Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на базі інших електронних документів
Вступ
Дана інструкція описує порядок формування та відправки документа «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на платформі EDI Network. Даний документ є аналогом товарно-транспортної накладної. В результаті документообігу Контрагент (зазвичай роздрібна мережа) ще до приходу машини на рампу має точну інформацію про постачання і дана інформація одразу може бути завантажена в облікову систему Контрагента. Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) можливо здійснити, як на підставі «Замовлення» (ORDER), так і на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).
1 Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)
Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Замовлення» (ORDER) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Вхідні» і обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (
).
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (
) можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:
Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();
Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), на базі якого був створений даний документ.
За накладною № - номер накладної.
Важливо
Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.
Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.
Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:
Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!
Важливо
Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.
Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:
Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):
Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:
2 Створення «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)
Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:
У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» ().
Підказка
За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:
Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();
Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), як початкового документа.
За накладною № - номер накладної.
Важливо
Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.
Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.
Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:
Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!
Важливо
Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.
Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:
Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):
Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із попередніми документами:
Якщо у користувача (Постачальника) є доступ до сервісу «ЕТТН», то за допомогою вже відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) можливо створити та відправити в Мережу документ «ТТН»:
Примітка
Якщо у Вас до цього не була створена компанія, то Ви отримаєте сповіщення «Необхідно створити компанію» та система автоматично відкриє сторінку створення нової компанії в «Особистому кабінеті» платформи (Налаштування / Компанії) - детальніше в інструкції.
Увага
Для формування ТТН поля Номер і Дата «Замовлення» (ORDER), Номер і Дата «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) є обовʼязковими до заповнення (в ТТН -> блок «Додаткові дані» -> Тип). Для формування нової ТТН: відповідні поля Номер і Дата документів «Замовлення» (ORDER) і «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) повинні відрізнятись між собою згідно налаштувань Вантажоодержувача.
При цьому деякі поля створюваного документа автоматично заповнюються полями з документа підстави («Повідомлення про відвантаження» (DESADV)):
Кількість створених ТТН на підставі одного DESADV необмежено. Детальніше про створення ТТН за посиланням.
Важливо
Вимоги для використання функціоналу створення ЕТТН на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV):
для акаунта відправника DESADV підв’язана компанія-вантажовідправник, в якій заповнені місто та адреса;
поточний користувач підв’язаний під знайдену компанію-вантажовідправника;
для GLN-ів з DESADV заповнено ЄДРПОУ (varEdrpouCode) / ИНН (varInnCode);
в знайденій компанії-вантажоотримувача заповнені місто та адреса;
GLN з DESADV відноситься до адреси знайденої компанії-вантажоотримувача;
в знайденій адресі компанії-вантажоодержувача заповнені місто, вулиця, код КОАТУУ (заповнюється автоматично при наявності адреси компанії).
Контакти
Служба сервісної підтримки: support@edin.ua