Створення, підписання, відправлення та відхилення е-ТТН вантажовідправником


1 Створення документа

Важливо

Ініціатор документообігу повинен бути присутнім серед учасників документообігу!

Для створення е-ТТН на платформі необхідно натиснути на кнопку «Створити». Після цього необхідно вибрати тип створюваного документа в модальному вікні:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_48.png

Далі необхідно заповнити форму е-ТТН (кнопка «Зберегти» активується лише для заповненої форми):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_49.png

Підказка

Поля обов’язкові до заповнення позначені червоною зірочкою *!

Для автомобілів та причепів реалізований автоматичний довідник, в який записуються «Реєстраційний номер», «Марка/модель», «Тип». Для раніше введеного реєстрайійного номеру, наприклад, КК1234КК користувач може скористатись пошуком (мінімум 3 символи): КК1, К12, 123, 234, 34К, 4КК.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_50.png

Примітка

Якщо користувач вказує будь-які дані причіпа/напівпричіпа, то відповідні поля: реєстраційний номер, марка та тип стають обов’язковими до заповнення!

Важливо

Вибір організацій-контрагентів, водія, адрес навантаження/розвантаження доступні з випадаючого списку. Також дані Автомобільного перевізника та Вантажоодержувача можливо додати вручну (кнопки «Новий перевізник», «Новий вантажоодержувач» відповідно).

Примітка

Якщо контрагенти були введені вручну (поки не зареєстровані на платформі EDIN), то при збереженні документа відобразиться попередження, наприклад, для Вантажоодержувача:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_39new.png

Якщо Автомобільний перевізник відсутній на платформі EDIN, то його можливо додати через кнопку «Новий перевізник»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_51.png

Відкриється модальне вікно, в якому потрібно спочатку заповнити e-mail майбутного контрагента і після підтведження його унікальності заповнити обов’язкові поля: ЄДРПОУ чи ІПН та Назву компанії чи ПІБ та натиснути «Додати»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_82.png

Дані нового контрагента автоматично додаються в таблицю «Додаткові дані» (детальніше детальніше). При корректному заповненні даних (унікальні email, ЄДРПОУ) на вказаний email відправляється запрошення з унікальним посиланням для подальшої реєстрації на платформі EDIN:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_89.png
  • Водій (рядок стає активним тільки після вибору перевізника) – необхідно необхідно ввести мінімум 3 символи та обрати його з випадаючого списку;

Якщо водій відсутній в списку його можливо додати через кнопку «Новий водій»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_53.png

Після чого в модальному вікні потрібно буде заповнити дані про водія («Серія, номер посвідчення водія» заповнюється в форматі «3 заголовні латинські літери + 6 цифр», наприклад «DGJ123456»). Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * . Доданий водій прив’язується в системі до вказаного «Перевізника».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_90.png

При додаванні нового перевізника автоматично підтягуються дані вказаної особи, є можливість їх «Змінити»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_84.png
  • Серія, номер посвідчення водія буде додано автоматично після вибору водія;

  • Замовник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. замовника, після цього обрати його з випадаючого списку) або «Вказати себе» (кнопка green_house);

  • Вантажовідправник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажовідправника, після цього обрати його з випадаючого списку) або «Вказати себе» (кнопка green_house); місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;

  • Вантажоодержувач – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажоодержувача, після цього обрати його з випадаючого списку) або «Вказати себе» (кнопка green_house); місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;

Якщо Вантажоодержувач відсутній на платформі EDIN, то його можливо додати через кнопку «Новий вантажоодержувач»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_56.png

Відкриється модальне вікно, в якому потрібно спочатку заповнити e-mail майбутного контрагента і після підтведження його унікальності заповнити обов’язкові поля: Назву, ЄДРПОУ, ІПН, Місто, Адресу організації та співробітника та натиснути «Додати»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_85.png

Дані нового контрагента автоматично додаються в таблицю «Додаткові дані» (детальніше детальніше). При корректному заповненні даних (унікальні email, ЄДРПОУ) на вказаний email буде відправлено запрошення з унікальним посиланням для подальшої реєстрації на платформі EDIN:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_89.png
  • Пункт навантаження – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування, після цього обрати його з випадаючого списку);

  • Пункт розвантаження – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування, після цього обрати його з випадаючого списку);

Якщо адреси у вказаному списку немає, то її можливо додати вручну через кнопку «Нова адреса»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_58.png

Після чого в модальному вікні потрібно буде додати населений пункт, адресу та вибрати КОАТУУ (в цьому рядку можливо здійснювати пошук по назві чи коду). Код КОАТУУ вказується автоматично. Додана адреса навантаження прив’язується в системі до вказаного «Вантажовідправника», а адреса розвантаження - до «Вантажоодержувача».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_86.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_87.png

Існує можливість вказати за потреби «Спеціальну охорону вантажу» та документ, згідно з яким здійснюється супровід через кнопку «Додати»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_59.png

Порада

Для повторного вибору перевізника, водія, вантажовідправника, вантажоодержувача, пунктів навантаження/розвантаження необхідно натиснути на кнопку «Обрати».

Примітка

Значення для «Кількість місць», «масою бруто, кг», «Усього відпущено на загальну суму», «у т.ч. ПДВ» підтягуються автоматично з таблиці відомостей про вантаж і автоматично дублюються в буквенній формі:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_60.png

Для збереження е-ТТН необхідно натиснути кнопку «Зберегти», документ потрапить у папку «Чернетки».

1.1 Заповнення табличної частини

1.1.1 Відомості про вантаж

Заповнення «Відомостей про вантаж» є обов’язковим і його можливо здійснити кількома способами:

1) Вручну

Потрібно натиснути на кнопку «Додати»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_61.png

Після натискання на кнопку «Додати» відкриється модальне вікно, де необхідно заповнити рядки (найменування вантажу, кількість місць, одиниця виміру, ціна без ПДВ за одиницю, вид пакування (необов’язково), маса брутто, документи з вантажем) та натиснути на кнопку «Додати».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_62.png
2) Шаблоном

Також для додавання табличних даних (вантаж) є можливість скористатись шаблоном. Для цього над таблицею необхідно натиснути «Зберегти шаблон Excel» (1).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_63.png

На Ваш комп’ютер буде завантажено файл з назвою ettn_products_sample.xlsx. Відкривши його, необхідно внести інформацію про вантаж.

Обов’язкові для заповнення поля в файлі відмічені жовтим кольором («Найменування вантажу», «Маса брутто, кг»).

Важливо

Ні в якому разі не змінювати формат шаблону, не видаляти або додавати нові стовпці. Також не допускається зміна формату комірок.

Після збереження заповненої інформації завантажуємо файл на веб-портал, скориставшись кнопкою «Завантажити позиції з Excel» (2).

За необхідністю є можливість додавати ще вантаж(і), для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати» та заповнити інформацію в модальному вікні.

Для редагування інформації щодо вантажу необхідно навести курсор на рядок цього вантажу та натиснути «Змінити», для видалення – «Видалити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_64.png

1.1.2 Вантажно-розвантажувальні операції

Обов’язково повинні бути заповнені дані («Маса бруто, кг», «Дата прибуття», «Дата відправлення», «Відповідальна особа вантажовідправника») в таблиці вантажно-розвантажувальних операцій.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_65.png

Підказка

При переміщенні курсора в поле «Маса бруто, кг» система автоматично пропонує вказати (доступно до редагування) загальну масу всього вантажу із таблиці відомостей про вантаж:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_66.png

1.1.3 Додаткові дані

Опціонально можуть бути заповнені додаткові дані в таблицю, як для всіх учасників документообігу так і межах однієї сторони.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_67.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_68.png

Також при додаванні нових Перевізника та/або Вантажоотримувача дані автоматично додаються в таблицю «Додаткові дані»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_88.png

За необхідністю є можливість додати супровідні документи на вантаж (лише в pdf форматі). Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати файл» (назва файлу повина бути унікальною).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_69.png

Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву. Назва доданого файлу автоматично додається в поле «Супровідні документи».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_70.png

2 Підписання та відправка документа

Для підписання е-ТТН необхідно натинути на кнопку «Підписати».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_71.png

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1n.png ../_images/file2n.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):

../_images/file3n.png

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/wrong_key.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта; можливо видалити помилкові ключі (del_key).

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4n.png ../_images/file5n.png

Після підписання е-ТТН відображається інформація щодо підписантів. Для відправки е-ТТН необхідно натинути на кнопку «Надіслати».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_72.png

Після відправки документа контрагенту він відображається в журналі надісланих документів. Для відправленної Вантажовідправником е-ТТН присвоєно статус «Очікує підписання водієм / перевізником»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_73.png

Відправлена е-ТТН має наступний вигляд:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_74.png

На формі е-ТТН у лівій верхній частині відображаються QR-код та унікальний ідентифікатор документа.

Користувач може скористатись функціоналом для «Друку», «Завантаження» чи «Клонування» (1); також у разі виявлення помилки в документі у «Вантажовідправника» є можливість відхилити відправлену е-ТТН до підписання «Перевізником». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити» (2).

2 Відхилення документа

Для того, щоб відхилити документ (доступно до підписання «Перевізником») потрібно натиснути «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_30n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_75.png

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Скасовано вантажовідправником»).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_76.png

3 Створення документа на підставі чернетки Перевізника чи Вантажоотримувача

Існують схеми документообігу, в яких ініціатором виступає не «Вантажовідправник», а «Перевізник» чи «Вантажоотримувач». В такому випадку ініціатор створює та відправляє документ-чернетку, яку не потрібно підписувати.

Далі згідно оберненої схеми документообігу контрагент з роллю «Вантажовідправник» отримує документ-чернетку:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_77.png

Для ролі «Вантажовідправника» вхідний документ-чернетка відображається з інформативною підказкою і дозволяє «Створити» (1) на основі вхідної чернетки документ, що потребує підписання:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_78.png

В створений такий чином документ копіюється вся інформація та вкладення з чернетки. Документ можливо «Зберегти» (2) чи внести зміни («Змінити» (2)), «Підписати» (3) та «Надіслати» (4):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_79.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_80.png

Особливістю такого документообігу є те, що в ланцюжку документів присутня чернетка, як документ-ініціатор документообігу:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_ETTN_shipper_81.png

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua