Заявка на транспортування (Створення, підписання, відправлення та відхилення)


При формуванні документообігу «Заявка на транспортування» ініціатором документа виступає користувач з роллю «Замовник» (в сервісі ETTN передбачені 4 основні ролі учасників документообігу: «Замовник», «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документом здійснюється між «Замовником» та «Перевізником»:

«Замовник» -> «Перевізник»

Підказка

При роботі з «Заявкою на транспортування» можливо організувати:

  1. Документообіг, в якому «Заявка на транспортування» пропонує перевезення між трьома компаніями-учасниками (1 «Замовник» - 1 «Перевізник» - 1 «Вантажоотримувач») з пункту навантаження в пункт розвантаження (дві адреси).

  2. Документообіг, в якому «Заявка на транспортування» пропонує перевезення одразу з кількома «Вантажоотримувачами» (1 «Замовник» - 1 «Перевізник» - N «Вантажоотримувачів») з відповідною кількістю пунктів навантаження та розвантаження (кілька адрес).

1 Створення «Заявки на транспортування» «Замовником»

Для створення «Заявки на транспортування» на платформі «Замовнику» необхідно натиснути на кнопку «Створити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_01n.png

Після цього необхідно вибрати тип створюваного документа в модальному вікні:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_02n.png

Далі необхідно заповнити форму «Заявка на транспортування» (кнопка «Зберегти» активується лише для заповненої форми).

В документі вказується:

  • Номер заявки на транспортування;

  • Дата заявки на транспортування;

  • Найменування вантажу – вказується загальний характер вантажу;

  • Вид транспорту – вказуються вимоги до виду транспорту;

  • Вид перевезень (покілометровий тариф, погодинний тариф, відрядний тариф, централізоване перевезення, внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне перевезення);

  • Перевізник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. перевізника, після цього обрати його з випадаючого списку);

  • Замовник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. перевізника, після цього обрати його з випадаючого списку);

  • Вантажовідправник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажовідправника, після цього обрати його з випадаючого списку), місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;

  • Кількість місць – вказуються вимоги до місткості грузового транспорту;

  • Температурні вимоги – вказуються температурні вимоги до перевезення вантажу;

  • Масою брутто,т – вказуються вимоги до вантажопідйомності грузового транспорту;

  • Вартість перевезення – вказуються вимоги до вартості послуги перевезення;

  • Дані договору – номер/дата договору, на підставі якого створено документ (створити та переглянути всі договори можливо в розділі «Компанії» «Особистого кабінету»). Якщо договорів кілька або поки немає, то можливо обрати договір зі списку чи створити «+Новий договір» прямо в цьому документі:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_110n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_111n.png

Важливо

  • При виборі «Спосіб тарифікації» = «за кілометраж» поле «Загальна відстань перевезення» стає обов’язковим до заповнення.

  • При виборі «Спосіб тарифікації» = «фіксована вартість» поля «Вартість перевезення без ПДВ» та «Загальна вартість перевезення» стають обов’язковим до заповнення.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_91n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_92n.png

Важливо

Вибір організації-перевізника, адрес навантаження/розвантаження доступні з випадаючого списку або при ручному додаванні! Якщо Перевізник відсутній на платформі EDIN, то його можливо додати через кнопку «Новий перевізник»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_77n.png

Відкриється модальне вікно, в якому потрібно заповнити всі обов’язкові поля (позначені червоною зірочкою *) та натиснути «Додати»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_93n.png

Дані нового контрагента автоматично додаються в таблицю «Додаткові дані» (детальніше детальніше). При корректному заповненні даних (унікальні email, ЄДРПОУ) на вказаний email відправляється запрошення з унікальним посиланням для подальшої реєстрації на платформі EDIN:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_89n.png

Важливо

Якщо контрагенти були введені вручну (поки не зареєстровані на платформі EDIN), то при збереженні документа відобразиться попередження, наприклад, для Перевізника:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_80n.png

Є можливість «Вказати дані по авто і водієві», якщо відомо хто буде здійснювати поставку (за замовчуванням блок згорнутий):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_99n.png

Для автомобілів та причепів реалізований автоматичний довідник, в який записуються «Реєстраційний номер», «Марка/модель», «Тип». Для раніше введеного реєстрайійного номеру, наприклад, КК1234КК користувач може скористатись пошуком (мінімум 3 символи): КК1, К12, 123, 234, 34К, 4КК.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_59n.png

Примітка

Якщо користувач вказує будь-які дані причіпа/напівпричіпа, то відповідні поля: реєстраційний номер, марка та тип стають обов’язковими до заповнення!

Якщо водій відсутній в списку його можливо додати через кнопку «Новий водій»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_60n.png

Після чого в модальному вікні потрібно буде заповнити дані про водія («Серія, номер посвідчення водія» заповнюється в форматі «3 заголовні кириличні/латинські літери + 6 цифр без пробілів», наприклад «DGJ123456», «АБВ123456»). Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * . Доданий водій прив’язується в системі до вказаного «Перевізника». Є можливість зробити доступним номер телефону водія для учасників документообігу (відмітка «Відображати номер телефону водія»).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_90n.png

Примітка

Згортання блоку після введення данних видаляє блок з документа разом з даними:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_98n.png

Окрім полей в формі документа необхідно заповнити табличну частину «Заявка на транспортування». Для заповнення табличної частини документа потрібно натиснути на кнопку «+Додати», після чого відкриється модальне вікно «Інформація про маршрут і вантаж» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою * ):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_104n.png

Вікно розділено на блоки з даними про маршрут (Навантаження і Розвантаження) та блоком з інформацією про маршрут. Для блоків Навантаження та Розвантаження вказуються відповідні значення адрес, дат, контактних осіб, телефони:

  • Адреса – необхідно обрати з випадаючого списку (для навантаження значення підтягуються з довідника «Вантажовідправника», а для розвантаження - «Вантажоодержувача») або можливо ввести «Нові адреси»;

  • Дата та час навантаження/розвантаження - для кожної адреси вказуються кінцеві терміни в яких потрібно здійснити забір та доставку вантажу;

  • Контактна особа та її телефон - вказуються для того, щоб водію було зрозуміло, до кого потрібно звертатись при навантаженні/розвантаженні.

  • Вантажоодержувач – для блоку Розвантаження необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажоодержувача, після цього обрати його з випадаючого списку), місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_106n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_107n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_105n.png

Порада

Для повторного вибору перевізника, вантажовідправника, вантажоодержувача, пунктів навантаження/розвантаження необхідно натиснути на кнопку «Обрати».

Для редагування інформації щодо вантажу необхідно навести курсор на рядок цього вантажу та натиснути «Змінити», для видалення – «Видалити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_31n.png

Для збереження «Заявка на транспортування» необхідно натиснути кнопку «Зберегти», документ потрапить у папку «Чернетки».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_94n.png

За необхідністю є можливість додати супровідні документи (лише в pdf форматі). Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати файл» (назва файлу повинна бути унікальною).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_95n.png

Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_96n.png

Після усіх проведених змін документ необхідно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2).

1.1 Підписання та відправка «Заявки на транспортування» «Замовником»

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Считати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1n.png ../_images/file2n.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):

../_images/file3n.png

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/wrong_key.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта;видалити помилкові ключі (del_key).

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4n.png ../_images/file5n.png

Після підписання «Заявки на транспортування» окремим блоком відображається інформація про підписантів. Для відправки «Заявки на транспортування» необхідно натинути на кнопку «Надіслати».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_97n.png

Після відправки документа контрагенту він відображається в журналі вихідних документів. Для відправленого «Замовником» «Заявка на транспортування» присвоюється статус «Очікує підтверження перевізником»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_52n.png

Відправлена «Заявка на транспортування» має наступний вигляд:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_53n.png

На формі «Заявка на транспортування» у лівій верхній частині відображаються QR-код та унікальний ідентифікатор документа.

Користувач може скористатись функціоналом для «Друку», «Завантаження» чи «Клонування»; також у разі виявлення помилки в документі у «Замовника» є можливість відхилити відправлене «Заявка на транспортування» до підписання «Перевізником». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити».

1.2 Відхилення «Заявка на транспортування» «Замовником»

Для того, щоб відхилити документ (доступно до підписання «Перевізником») потрібно натиснути «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_54n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_25.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_55n.png

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Скасовано замовником»).

2 Отримання «Заявки на транспортування» «Перевізником»

Відправлена з боку «Замовника» «Заявка на транспортування» відображається в папці «Вхідні».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_56n.png

Вхідний підписаний документ можливо «Підписати» / «Відхилити», а також «Надати дані по авто і водієві» - створення документа «Підтвердження транспортування»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_100n.png

Якщо «Замовник» вже вказав дані водія при формуванні документа, то блок «Дані по авто і водієві» вже буде в документі:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_101n.png

2.1 Підписання «Заявки на транспортування» «Перевізником»

Підказка

Процес підписання документа «Перевізником» не відрізняється від підписання «Замовником» та описаний в розділі вище .

Важливо

У випадку, якщо «Замовник» вірно вказав дані водія, то «Заявка на транспортування» не потребує створення «Підтвердження транспортування». Документообіг завершено. Однак, якщо дані водія не були зазначені, «Перевізник» підписав «Заявку на транспортування» і таблиця документа має кілька позицій, то у «Перевізника» є можливість «Розділити заявку» при формуванні «Підтвердження транспортування»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_108n.png

«Розділити заявку» - можливість формування «Підтвердження транспортування» на обрані пункти Навантаження-Розвантаження з «Заявки на транспортування». Після натискання на кнопку відкривається вікно «Поділ заявки на транспортування», в якому можливо обрати табличні позиції «Заявки на транспортування» за якими буде створено «Підтвердження транспортування»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_109n.png

Після натискання кнопки «Створити підтвердження заявки» відкривається форма «Підтвердження транспортування» (детальніше в розділі 2.3 Формування та відправка «Підтвердження транспортування»).

2.2 Відхилення «Заявки на транспортування» «Перевізником»

У «Перевізника» є можливість відхилити «Заявку на транспортування». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_102n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_25.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_103n.png

Для відхиленої Перевізником «Заявки на транспортування» присвоєно статус «Скасовано перевізником».

2.3 Формування та відправка «Підтвердження транспортування» «Перевізником»

Після того, як водій чи «Перевізник» «підтверджує» документ (кнопки «Надати дані по авто і водієві», «Створити підтвердження заявки» при розділенні заявки), відкривається форма «Підтвердження транспортування», в якій необхідно заповнити відомості про водія та натиснути «Зберегти»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_58n.png

Для автомобілів та причепів реалізований автоматичний довідник, в який записуються «Реєстраційний номер», «Марка/модель», «Тип». Для раніше введеного реєстрайійного номеру, наприклад, КК1234КК користувач може скористатись пошуком (мінімум 3 символи): КК1, К12, 123, 234, 34К, 4КК.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_59n.png

Примітка

Якщо користувач вказує будь-які дані причіпа/напівпричіпа, то відповідні поля: реєстраційний номер, марка та тип стають обов’язковими до заповнення!

Якщо водій відсутній в списку його можливо додати через кнопку «Новий водій»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_60n.png

Після чого в модальному вікні потрібно буде заповнити дані про водія («Серія, номер посвідчення водія» заповнюється в форматі «3 заголовні кириличні/латинські літери + 6 цифр без пробілів», наприклад «DGJ123456», «АБВ123456»). Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * . Доданий водій прив’язується в системі до вказаного «Перевізника». Є можливість зробити доступним номер телефону водія для учасників документообігу (відмітка «Відображати номер телефону водія»).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_90n.png

Після того, як документ буде «Збережено» з’являється можливість додати до «Підтвердження транспортування» супровідні документи (лише в pdf форматі). Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати файл» (назва файлу повинна бути унікальною).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_61n.png

Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_62n.png

Після усіх проведених змін документ необхідно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2).

Підказка

Процес підписання «Перевізником» не відрізняється від підписання «Замовником» та описаний в розділі вище .

Після підписання в «Підтвердження транспортування» додається інформація щодо підписантів документа. Документ можливо «Надіслати» контрагенту («Замовнику»):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_63n.png

Підписаний документ відображається в журналі надісланих документів зі статусом «Очікує підписання замовником»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_64n.png

2.4 Відхилення «Підтвердження транспортування» «Перевізником»

У «Перевізника» є можливість відхилити «Підтвердження транспортування» до його підписання замовником. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_65n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_25.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_66n.png

Для відхиленого перевізником «Заявка на транспортування» присвоєно статус «Скасовано перевізником». Документ з цим статусом відображається у «Вхідних» «Перевізника».

3 Отримання «Підтвердження транспортування» «Замовником»

Відправлене з боку «Перевізника» «Підтвердження транспортування» відображається в папці «Вхідні».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_67n.png

Вхідний відкритий підписаний документ доступно «Підписати» чи «Відхилити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_68n.png

3.1 Підписання «Підтвердження транспортування» «Замовником»

Для підписання Підтвердження транспортування потрібно натиснути на кнопку «Підписати».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_69n.png

Підказка

Процес підписання «Замовником» вже описаний раніше в розділі вище .

Після підписання інформаційне повідомлення сповіщає про те, що документообіг завершено («Процес завершено»), а статус документа «Підтвердження транспортування» змінюється на «Підписано замовником».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_70n.png

А на панелі підписаного «Підтвердження транспортування» з’являються дві кнопки:

  1. Створити ЕТТН - дозволяє створити ЕТТН за вибраним «Замовником» (якщо їх було кілька в «Замовленні транспортування»):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_71n.png

Необхідно вибрати для якої адреси із «Підтвердження транспортування» буде створено ЕТТН:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_36n.png

Після чого відкриється частково заповненя форма ЕТТН, що вже матиме зв’язок з раніше створеними документами:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_72n.png

Детальніше про заповнення, підписання, відправку в інструкції для роботи з «ЕТТН» )

  1. Створити Акт - дозволяє створити «Акт прийому-передачі» за вибраним «Вантажовідправником» (якщо їх було кілька в «Замовленні транспортування»):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_73n.png

Необхідно вибрати для якої адреси із «Підтвердження транспортування» буде створено «Акт прийому-передачі»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_39n.png

Після чого відкриється частково заповненя форма «Акта прийому-передачі», що вже матиме зв’язок з раніше створеними документами:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_74n.png

Детальніше про заповнення, підписання, відправку в інструкції для роботи з «Актом прийому-передачі» )

3.2 Відхилення «Підтвердження транспортування» «Замовником»

Для того, щоб відхилити документ потрібно натиснути «Відхилити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_75n.png

Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_25.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_76n.png

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Скасовано замовником»).


Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua