«Акт виконаних робіт» на підставі «Заявки на транспортування» (створення, підписання, відправлення та відхилення)


При формуванні «Акта виконаних робіт» ініціатором документа виступає «Виконавець» (в сервісі ETTN передбачені наступні основні ролі учасників документообігу: «Замовник», «Виконавець», «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документом здійснюється між «Перевізником» та «Вантажовідправником». Обмін документом здійснюється між «Замовником» та «Виконавцем»:

«Замовник» -> «Виконавець»

Важливо

Функціонал створення актів доступний для компанії з роллю «Виконавець» з «нуля» чи на підставі підписаної з обох сторін «Заявки на транспортування» (в статусі «Підписано перевізником»):

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_001.png

1 Створення «Акта виконаних робіт» на підставі «Заявки на транспортування» («Виконавець»)

Для того аби створити «Акт виконаних робіт» потрібно перейти до каталогу «Вхідні» (1) та в розділі «Додатковий пошук» (2) скористатись фільтр фільтром «Для актів виконаних робіт на підставі Заявки на транспортування» (3), що дозволяє відсортувати «Заявки на транспортування», на підставі яких може бути створено акт:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_002.png

При створенні «Акту виконаних робіт» можливо вибрати 1 або кілька «Заявок на транспортування», на підставі яких він буде створений:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_003.png

Далі необхідно заповнити форму «Акта виконаних робіт» (обов’язкові поля документа позначені червоною зірочкою *):

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_033.png

Підказка

Таблична частина може бути одразу заповнена, якщо налаштоване автоматичне підрахування цін.

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_034.png

Поле «Дані договору» - номер/дата договору, на підставі якого створено документ (створити та переглянути всі договори можливо в розділі «Компанії» «Особистого кабінету»). Якщо договорів кілька, то можливо обрати договір зі списку або створити «+Новий договір» прямо в цьому документі, якщо їх поки немає:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_035.png ../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_032.png

Увага

При створенні документа шляхом клонування поле «Дані договору» заповнюється автоматично лише за наявності цього договору в «Особистому кабінеті».

Можливо «Додати» дані про новий вантаж або «Змінити» / «Видалити» дані, що автоматично підтягнулись з документа-підстави: «Заявки на транспортування» (за умови, що в «Замовника» не активовані налаштування заборони редагування вартості перевезення 1 в «Актах виконаних робіт»):

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_036.png ../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_037.png

Після того, як всі обов’язкові поля заповнені можливо «Зберегти» документ, в якості чернетки:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_038.png

До чернетки можливо додати супровідні документи на вантаж через кнопку «Додати файл»:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_039.png

Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву. Після того, як обов’язкові поля документа (позначені червоною зірочкою *) будуть заповнені документ за потреби можливо повторно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2):

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_040.png

1.1 Підписання та відправка «Акта виконаних робіт» «Виконавцем»

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий чи апаратний ключ (Token). При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../_images/file7.gif

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png ../_images/file5.png

Після підписання «Акту виконаних робіт» інформація щодо підписанта відображається в блоці «Підписанти», а документ можливо «Надіслати»:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_041.png

У «Виконавця» відправлений документ відображається у «Надіслані» зі статусом «Очікує підписання замовником».

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_012.png

Відправлений «Акт виконаних робіт» має наступний вигляд:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_042.png

На формі «Акта виконаних робіт» у лівій верхній частині відображаються QR-код та унікальний ідентифікатор документа.

Користувач може скористатись функціоналом для «Друку», «Завантаження» чи «Клонування» (1); також у разі виявлення помилки в документі у «Виконавця» є можливість «Відхилити» (2) відправлений «Акт виконаних робіт» до підписання «Замовником».

1.2 Відхилення «Акта виконаних робіт» «Виконавцем»

Для того, щоб відхилити документ (доступно до підписання «Замовником») потрібно натиснути «Відхилити».

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_043.png

Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_015.png ../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_044.png

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Скасовано виконавцем»).

Підказка

Якщо «Акт виконаних робіт» було відхилено однією зі сторін, то на основі однієї і тієї ж «Заявки на транспортування» «Виконавець» може створити і відправити новий акт (в посиланнях до «Підтвердження транспортування» будуть відображатись всі прив’язані акти).

2 Отримання «Акта виконаних робіт» «Замовником»

Відправлений з боку «Виконавця» «Акт виконаних робіт» зі статусом «Очікує підписання замовником» відображається в папці «Вхідні».

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_017.png

Вхідний підписаний документ можливо «Підписати» чи «Відхилити».

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_045.png

2.1 Підписання «Акта виконаних робіт» «Замовником»

«Замовник» акта («Вантажовідправник» чи «Вантажоотримувач») може «Підписати» вхідний документ за допомогою одноіменної кнопки в формі документа:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_046.png

Або масово підписати одразу кілька вхідних «Актів виконаних робіт» в журналі документів (детальніше про Масове підписання «Актів виконаних робіт»).

Підказка

Процес підписання «Замовником» не відрізняється від підписання «Виконавцем» та описаний в розділі вище .

Після підписання документ змінює свій статус на «Підписано замовником» система повідомить про завершення документообігу інформаційним повідомленням в формі документу:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_048.png

2.2 Відхилення «Акта виконаних робіт» «Замовником»

У «Замовника» є можливість відхилити «Акт виконаних робіт». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_047.png ../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_015.png

Для відхиленого «Замовником» «Акта виконаних робіт» присвоєно статус «Скасовано замовником».

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_049.png

Документ з цим статусом відображається у «Вхідних» «Замовника» - документообіг завершено.

Підказка

Якщо «Акт виконаних робіт» було відхилено однією зі сторін, то на основі однієї і тієї ж «Заявки на транспортування» «Виконавець» може створити і відправити новий акт (в посиланнях до «Підтвердження транспортування» будуть відображатись всі прив’язані акти).

3 Додатковий функціонал

Додатково в «Акті виконаних робіт» можливо налаштувати автоматичне підрахування цін за послугу «Перевізника».

Примітка

Налаштування здійснюються на стороні контрагента з роллю «Вантажовідправника»!

Для налаштування автоматичного підрахування цін за послугу «Вантажовідправнику» потрібно перейти в «Налаштування»:

../_images/Create_act_at_accepted_work_52.png

Далі серед своїх компаній (якщо їх кілька) обрати компанію, для якої потрібно налаштувати автоматичне підрахування цін за послугу «Перевізника».

../_images/Create_act_at_accepted_work_53.png

Обрати вкладку «Тарифи» та натиснути кнопку «+Додати»:

../_images/Create_act_at_accepted_work_54.png

Обрати (за назвою чи ЄДРПОУ) компанію-«Перевізника», яка вже зареєстрована на платформі EDIN (1) і встановити фіксований «Спосіб тарифікації» («Тариф за 1 т» або «Тариф за 1 км»), вказавши при цьому вартість та ставку ПДВ (2). Згідно вказаного тарифу буде проводитись автоматичний підрахунок цін (лише для обраного «Перевізника»). Кнопка «Зберегти» (3) зберігає вказані налаштування.

../_images/Create_act_at_accepted_work_55.png

Для цього ж «Перевізника» додатково можливо додати ще один альтернативний спосіб тарифікації або відредагувати/видалити раніше введені налаштування:

../_images/Create_act_at_accepted_work_56.png

Тож при формуванні «Акта виконаних робіт» на підставі «Заявки на транспортування» при заданих налаштуваннях в створюваному акті виконується автоматичний розрахунок вартості перевезення (тариф за 1км/1т - обирається в «Заявці на транспортування»):

../_images/Create_act_at_accepted_work_on_Proposal_028.png

4 Масове підписання «Актів виконаних робіт»

Увага

Лише «Замовник» акта («Вантажовідправник» чи «Вантажоотримувач») може підписати одразу кілька вхідних «Актів виконаних робіт», що мають статус «Очікує підписання замовником».

Для масового підписання «Актів виконаних робіт» потрібно перейти до каталогу «Вхідні» (1) та в розділі «Додатковий пошук» (2) скористатись фільтр фільтром «Для підписання Актів Виконаних робіт» (3), що дозволяє відсортувати акти для масового підписання:

../_images/Create_act_at_accepted_work_016.png

За такого підписання «Актів виконаних робіт» можливо вибрати 1 або кілька документів та натиснути «Підписати»:

../_images/Create_act_at_accepted_work_017.png

Далі відкривається стандартне модальне вікно для підписання (вибираємо необхідний ключ) - процес детально описаний в розділі 1.1. Після вибору ключа відкривається модальне вікно зі списком документів та їх статусом підписання:

../_images/Create_act_at_accepted_work_018.png

Є можливість зупинити операцію підписання документів за допомогою кнопки «Зупинити процес підписання». Після завершення операції підписання по кожному докумену відображається статус операції: «успішно» або «помилка» та текст помилки:

../_images/Create_act_at_accepted_work_019.png
1

Заборонити редагування вартості перевезення - додаткові налаштування «Замовника», що можуть бути виконані при зверненні через службу підтримки. Якщо ці налаштуванні активовані, то:

  • В «Заявці на транспортування» поля «Вартість перевезення без ПДВ», «Ставка ПДВ», «Загальна вартість перевезення», «Спосіб тарифікації» у «Заявці на транспортування» є обов’язковими до заповнення;

  • В «Актах виконаних робіт», створених на на підставі «Заявки на транспортування» / «Підтвердження транспортування», «Перевізник» («Виконавець»):

    • не може редагувати вартість перевезення (поля «Вартість перевезення без ПДВ», «Ставка ПДВ», «Загальна вартість перевезення»;

    • не може «Додавати» / «Видаляти» позиції в ВІДОМОСТІ ПРО ВАНТАЖ (табличні дані).


Служба сервісної підтримки: support@edin.ua