«Акт приймання-передавання» на підставі «Підтвердження транспортування» (створення, підписання, відправлення та відхилення)

Зміст:

• «Акт приймання-передавання» на підставі «Підтвердження транспортування» (створення, підписання, відправлення та відхилення)

  • 1 Створення «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

    • 1.1 Підписання та відправка «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

    • 1.2 Відхилення «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

  • 2 Отримання «Акта приймання-передавання» «Вантажоодержувачем»

    • 2.1 Підписання «Акта приймання-передавання» «Вантажоодержувачем»

    • 2.2 Відхилення «Акта приймання-передавання» «Вантажоодержувачем»

---

При формуванні «Акта приймання-передавання» ініціатором документа виступає «Вантажовідправник» (в сервісі ETTN передбачені 3 основні ролі учасників документообігу: «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документом здійснюється між «Вантажовідправником» та «Вантажоодержувачем»

«Вантажовідправник» -> «Вантажоотримувач»

Важливо

Функціонал створення актів доступний для компанії з роллю «Вантажовідправника»

1 Створення «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

Важливо

Створити «Акта приймання-передавання» можливо лише на підставі підписаного з обох сторін «Підтвердження транспортування» (детальніше про «Підтвердження транспортування» ))

Для того аби створити «Акт приймання-передавання» потрібно перейти до каталогу «Вхідні» (1) та в розділі «Додатковий пошук» (2) скористатись фільтром «Для актів приймання-передавання» (3), що дозволяє відсортувати «Підтвердження транспортування», на підставі яких може бути створений відповідний акт.

В журналі з відібраними документами потрібно вибрати один зі списку та відкрити його. У відкритому документі натиснути кнопку «Створити Акт»:

Якщо в «Підтвердженні транспортування» в табличній частині було вказано кілька «Вантажоотримувачів», то при створенні «Акта приймання-передавання» платформа запитає для якого вантажоотримувача потрібно створювати документ:

Далі відкриється форма «Акта приймання-предавання» з уже заповненою датою документа, Замовником та Виконавцем (дані контрагентів підтягуються з «Підтвердження транспортування»):

Окрім обов’язкових до заповнення номеру та дати договору потрібно додати (кнопка «Додати») та заповнити табличку частину «Відомості про вантаж»:

У модальному вікні обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою * :

Також для додавання табличних даних (вантаж) є можливість скористатись шаблоном. Для цього над таблицею необхідно натиснути «Зберегти шаблон Excel» (1).

На Ваш комп’ютер буде завантажено файл з назвою acceptance_products_sample.xlsx. Відкривши його, необхідно внести інформацію про вантаж.

Як і в web-формі бов’язковими до заповнення є наступні поля:

• Назва товару

• Кількість місць

• Одиниці виміру

• Маса брутто, кг

Важливо

Ні в якому разі не змінювати формат шаблону, не видаляти або додавати нові стовпці. Також не допускається зміна формату комірок.

Після збереження заповненої інформації завантажуємо файл на web-портал, скориставшись кнопкою «Завантажити позиції з Excel» (2).

Важливо

Якщо завантажений файл не відповідає очікуваному формату, то система повідомить про це «Звітом про помилки»:

За необхідністю є можливість доповнювати таблицю вантажів (активні кнопки «Додати» та «Завантажити позиції з Excel»).

Для редагування інформації щодо вантажу необхідно навести курсор на рядок цього вантажу та натиснути «Змінити», для видалення – «Видалити».

Загальна інформація по вантажу в полях «Кількість місць» і «Маса бруто» підтягується з таблиці автоматично:

Після того, як документ буде заповнений його потрібно «Зберегти» (документ потрапить в «Чернетки») :

Після всіх подальших змін в «Акті приймання-передавання» його можливо, за необхідності, повторно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2):

1.1 Підписання та відправка «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

Попередження

При роботі з контрагентом ТМ «АТБ» активні додаткові перевірки на:

• захищеність носія підпису: доступними способами підписання є «Token», «Гряда» та «Cloud»;

• наявність посади підписанта: КЕП має містити в собі інформацію про посаду підписанта:

Винятком для цих перевірок є водії «Перевізників» в сервісі «Е-ТТН» (на роль водія ці перевірки не розповсюджуються).

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Після підписання «Акта приймання-передавання» інформація щодо підписанта відображається в блоці «Підписанти», а документ можливо «Надіслати»:

У «Вантажовідправника» відправлений документ відображається у «Надіслані» зі статусом «Очікує підписання виконавцем» (Вантажоотримувач).

Відправлений «Акт приймання-передавання» має наступний вигляд:

На формі «Акта приймання-передавання» у лівій верхній частині відображаються QR-код та унікальний ідентифікатор документа.

Користувач може скористатись функціоналом для «Друку», «Завантаження» чи «Клонування»; також у разі виявлення помилки в документі у «Вантажовідправника» є можливість відхилити відправлений «Акт приймання-передавання» до підписання «Вантажоодержувачем». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити».

1.2 Відхилення «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

Для того, щоб відхилити документ (документ доступний до підписання «Вантажоодержувачем») потрібно натиснути «Відхилити».

Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку на «Скасовано замовником».

2 Отримання «Акта приймання-передавання» «Вантажоодержувачем»

Відправлений з боку «Вантажовідправника» «Акт приймання-передавання» відображається в папці «Вхідні».

Вхідний підписаний документ можливо «Підписати» чи «Відхилити».

2.1 Підписання «Акта приймання-передавання» «Вантажоодержувачем»

Для підписання документу потрібно натиснути на кнопку «Підписати»:

Підказка

Процес підписання «Вантажоодержувачем» не відрізняється від підписання «Вантажовідправником» та описаний в розділі вище .

Після підписання документ змінює свій статус на «Підписано виконавцем», система повідомляє про завершення документообігу інформаційним повідомленням в формі документу:

2.2 Відхилення «Акта приймання-передавання» «Вантажоодержувачем»

У «Вантажоотримувача» є можливість відхилити отриманий «Акт приймання-передавання». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

Для відхиленого «Вантажоодержувачем» «Акта приймання-передавання» присвоюється статус «Скасовано виконавцем».

Документ з цим статусом відображається у «Вхідних» «Вантажоотримувача» - документообіг завершено.

---

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua