Документообіг з мережею «Файно Маркет» на платформі EDI Network 2.0. Схема роботи з Видатковою накладною. Інструкція для Постачальника

Зміст:

• Документообіг з мережею «Файно Маркет» на платформі EDI Network 2.0. Схема роботи з Видатковою накладною. Інструкція для Постачальника

  • Вступ

  • 1. Вхід на платформу

  • 2. Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

  • 3. Створення та відправка «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

  • 4. Створення та відправка «Рахунку» (INVOICE) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

  • 5. Створення та відправка «Видаткової накладної» (COMDOC_006) на підставі надісланого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

  • 6. Обробка вхідного «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005)

  • Підписання на платформі EDIN 2.0

    • Контакти

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Файно Маркет» за схемою роботи з Видатковою накладною на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:

• Замовлення (ORDER)

• Підтвердження замовлення (ORDRSP)

• Повідомлення про відвантаження (DESADV)

• Рахунок (INVOICE)

• Видаткова накладна (COMDOC_006)

• Повідомлення про відмову від підписання документа (COMDOC_021)

• Акт про виявлені недоліки (COMDOC_005)

• Повідомлення про прийом (RECADV)

Загальна схема документообігу:

1. Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі за допомогою Email. Змінити пароль, електронну пошту чи інші Ваші особисті дані можливо в Вашому «Профілі користувача».

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

2. Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

Щоб сформувати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі «Замовлення» (ORDER) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Вхідні» і обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника та Одержувача - це Ваші дані та дані Вашого Контрагента, що заповнюються з документа підстави автоматично і не підлягають редагуванню.

За замовчуванням Тип документа зазначається як «Підтвердження замовлення»; за потреби Тип документа можливо переобрати з випадаючого списку: Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення:

Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача.

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), на базі якого був створений даний документ.

Блоки Додаткова інформація та Рампи (інформація про умови та час відвантаження) є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Ціна без ПДВ та Підтверджена кількість товару прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

При редагуванні Підтвердженої кількості позиції (Замовлена кількість та Підтверджена кількість відрізняються) її статус автоматично змінюється на «Зміна кількості»:

За замовчуванням всі табличні позиції «Будуть доставлені» (колонка Дія). Для зміни даних підтвердження поставки потрібно обрати (відмітити галочкою) позиції в таблиці та в «Дії над вибраними» обрати: «Буде доставлено» або «Відмовлено»:

Після чого Підтверджена кількість за «Відмовленими» позиціями буде рівною нулю. В колонці Дії - буде відображатись поточний статус дії за позиціями. Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:

3. Створення та відправка «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

«Повідомлення про відвантаження» (DESADV) можна створити на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS) або на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP). Розглянемо створення «Повідомлення про відвантаження» на основі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP).

Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» ().

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), як початкового документа.

За накладною № - номер накладної.

Важливо

Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

Важливо

Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Після цього можна за необхідності прикріпити Сертифікати на товари, наявні в даній накладній (для використання цієї опції Ваша компанія має бути підписана на користування сервісом Е-Сертифікати). Для додавання сертифікатів до створеної видаткової накладної натисніть кнопку «Прикріпити сертифікати» та в з’явившомуся вікні «Обрати сертифікат» скористайтесь пошуком, щоб знайти потрібні сертифікати:

Пошук здійснюється автоматично в опублікованих Вами сертифікатах, в сервісі Е-Сертифікати:

• По номеру сертифіката,

• По прив’язаним товарам (товари, зазначені в повідомленні про відвантаження та в Сертифікаті, мають співпадати),

• По номеру партії.

Важливо

Увага! При відправці повідомлення про відвантаження з прикріпленим сертифікатом автоматично заповнюються дані по обраним Сертифікатам:

• вкладка “Пов’язані відвантаження”

• вкладка “Пов’язані товари”, по сертифіктах “Декларація виробника”, “Посвідчення/сертифікат якості”

Оберіть потрібні сертифікати в результатах пошуку та натисніть кнопку «Зберегти»:

Якщо в картці обраного сертифікату зазначено обмежений доступ, система перевірить наявність GLN отримувача повідомлення про відвантаження в правах перегляду цього сертифікату. В разі відсутності GLN отримувача повідомлення про відвантаження буде додано туди автоматично.

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із попередніми документами:

4. Створення та відправка «Рахунку» (INVOICE) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

Для формування документа «Рахунок» (INVOICE) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити рахунок (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Рахунок» (INVOICE) в блоці ланцюжка документів для мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Рахунок» (INVOICE) майже всі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Вантажовідправника, Вантажоодержувача, Кінцевого одержувача, Замовника, Платника.

Обов’язково потрібно заповнити поля, обравши значення з випадаючого списку:

1. Валюта рахунку - вибрати валюту: Гривня / Євро / Долар США

2. Зі ставкою ПДВ - вибрати ставку податку на додану вартість: 0% / 7% / 19% / 20%

Окрім цього важливо вказати Накладна № / від - номер та дата накладної - повинні повністю збігатися з номером/датою оригіналу паперової накладної! та обрати дату доставки (поле Поставка повинна бути проведена):

Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування. Блоки Додаткова інформація та Інформація про постачальника необов’язкові до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.

При формуванні документа для Міжнародної мережі в блоці Інформація про постачальника автоматично заповнюються дані по полям «Ім’я постачальника», «Адреса постачальника», «Місто постачальника», «ІПН постачальника», «IBAN постачальника», «SWIFT постачальника». Інформація береться з GLN, що є відправником документа «Рахунок». Всі поля в блоці Інформація про постачальника доступні до редагування.

Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!

Постачальник може редагувати «Кількість», «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із іншими документами (цифрою відзначається кількість документів в ланцюжку):

5. Створення та відправка «Видаткової накладної» (COMDOC_006) на підставі надісланого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Щоб сформувати «Видаткову накладну» (COMDOC_006) на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV), як документ-підставу (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) лівою кнопкою миші та створити «Видаткову накладну» (COMDOC_006) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Видаткової накладної» (COMDOC_006) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Номер, Дата документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби.

Також автоматично зазначаються дані замовлення та поставки з попередніх документів з поточного ланцюжка документів.

Другий блок містить інформацію про документ-підставу: необхідно обрати тип документа який свідчить про співпрацю, із випадаючого списку(додаткова угода, акт, накладна); його номер та дату складання.

Підказка

На підставі - поле для вибору типу документа-підстави. Заповнюється автоматично з документа-підстави (наприклад, «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору перевезення» з цим контрагентом (Довідники-> Довідник договорів) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):

Також можливо «Додати» новий договір прямо в документі (після відправки документа дані договору зберігаються в довіднику автоматично):

Третій блок містить інформацію про одержувача та відправника Комерційного документа, дані заповнюються автоматично з документа підстави.

Інформація переноситься з документу основи. Можливо редагувати дані, натиснувши на кнопку «Редагувати», чи змінити ролі контрагентів. При редагуваанні, поля відмічені червоною зіречкою повинні бути заповненні!

Також можливо Додати нового контрагента, наприклад, вказати платника або перевізника:

При додаванні контрагента, спочатку виберіть роль контрагента із випадаючого списку (1), а за тим натисніть на зелену кнопку «+» (2). Потім здійсніть пошук контрагента (3) по назві компаніі, GLN, ІПН або за назвою мережі (при виборі відповідного чекера). Можливі ролі:

1. Відправник

2. Замовник

3. Виконавець

4. Платник

5. Постачальник

6. Вантажовідправник

Параметри доставки та Коментарі

Наступний блок містить інформацію про товарні позиції, які поставляються. Результат - інформація по кількості товарів та загальній суммі з та без ПДВ:

Таблична частина з переліком позицій заповнюються автоматично з документа-підстави:

Даний блок містить такі колонки:

• № - номер позиції у списку, заповнюється автоматично

• Найменування – дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Штрихкод - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Базова ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• ПДВ за од. продукції - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Ціна - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Кількість - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Од. Вим. - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Артикул покупця - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Артикул продавця- дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Код УКТЗЕД - дані заповнюються автоматично з товарного довідника

• Сумма без ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

• Сумма з ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави

За допомогою кнопки «+Додати» можливо додати позицію вручну чи з Товарного довідника:

Після внесення всіх даних в документ можливо Зберегти (1), Підписати (2) та Відправити (3):

Підказка

Процес підписання є типовим на платформі EDI Network 2.0 та описаний в окремому розділі за посиланням.

Після підписання «Видаткової накладної» (COMDOC_006) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» зі статусом «Очікує на підписання отримувачем» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами:

Доступне Відкликання підпису - COMDOC_021 квитанція №14 (детальніше).

6. Обробка вхідного «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005)

Примітка

«Акт про виявлені недоліки» (COMDOC_005) може відправлятися зі сторони мережі за потреби зазначення причини повернення товарів, що були доставлені в рамках ланцюжка поставки та коригування документів поставки.

Для обробки «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005) в сервісі «EDI Network» потрібно перейти у «Вхідні» та вибрати «Акт про виявлені недоліки» в статусі «Очікує на підписання отримувачем» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку):

Відкриється форма документа, де Ви зможете ознайомитись з документом. Якщо Ви згодні продовжити документообіг, потрібно «Підписати» вхідний документ:

Підказка

Процес підписання є типовим на платформі EDI Network та описаний в розділі нижче.

Після підписання документ змінює свій статус на «Підписано двома сторонами».

Примітка

Для того, щоб Відхилити «Акт про виявлені недоліки» (COMDOC_005) можливо оформити типову для комерціних документів «Відмову від підписання» (детальніше):

---

Підписання на платформі EDIN 2.0

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

---

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua