Документообіг з мережею «Сьогодні Аврора» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція для Постачальника


Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Сьогодні Аврора» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:

Загальна схема документообігу:

../../../_images/Avrora_EDI_001.png

1 Авторизація

Для початку роботи з платформою EDI Network потрібно здійснити авторизований вхід (https://edo-v2.edin.ua/auth). Вже зареєстрованим користувачам потрібно ввести логін (email) та пароль (встановлюється при Реєстрації чи Відновленні/зміні пароля) і натиснути «Вхід»:

../../../_images/User_registration_031.png

Підказка

Також, в якості альтернативи, можливо виконати «Вхід через Google» за допомогою відповідної кнопки:

../../../_images/User_registration_048.png

2 Реєстрація

Реєстрація користувача - це перший крок до отримання доступу до платформи EDI Network. Для реєстрації на платформі натисніть кнопку «Реєстрація» або перейдіть за посиланням:

../../../_images/User_registration_032.png

Після натискання кнопки «Реєстрація» користувачу потрібно:

  • Вказати Email (надалі він буде використовуватися в якості логіну при авторизації на платформі);

  • Придумати Пароль (має бути не менше ніж 8 символів) - потребує повторного введення (підтвердження);

  • Погодитись з офертою та політикою конфіденційності – встановіть позначку про підтвердження;

  • Натиснути кнопку «Реєстрація».

../../../_images/User_registration_033.png

Підказка

Також, в якості альтернативи, можливо «Зареєстуватися через Google» за допомогою відповідної кнопки:

../../../_images/User_registration_049.png

Після чого система проінформує, що відправила листа на зазначену адресу:

../../../_images/User_registration_024.png

Очікуйте на лист - він потрібен для підтвердження email!

Увага

Лист міг потрапити до спаму. Тому перевірте не тільки «Вхідні», але й «Спам». В разі попадання до спаму налаштуйте правила, щоб наступні листи від EDIN не потрапляли до спаму.

Після отримання листа, перейдіть за посиланням (дійсне 72 години) в ньому щоб підтвердити email:

../../../_images/User_registration_027.png

Примітка

Сервіс з електронного обміну документами «WhiteDoc» потребує окремої реєстрації.

Для доступу до сервісів та особистого кабінету (приватної області) потрібно створити обліковий запис (акаунт). При переході до цих сервісів потрібно ввести особисті дані, покроково заповнивши поля на формі реєстрації:

../../../_images/User_registration_034.png

Примітка

При переході до сервісу «Вільний» теж відкривається вище вказане модальне вікно, і зазначеної інформації достатньо для завершення реєстрації в даному сервісі:

../../../_images/User_registration_045.png

При переході в інші сервіси для створення облікового запису потрібно пройки ще кілька кроків. Доповнити цією інформацією після реєстрації у «Вільному» можливо натиснувши на кнопку «Створити обліковий запис».

На другому кроці створення облікового запису потрібно обрати країну з випадаючого списку (можливо скористатись зручним пошуком за назвою):

../../../_images/User_registration_036.png

Країна компанії – використовується для перевірки коректності введених даних.

Для України Ваші дані можливо внести за допомогою Кваліфікованого Електронного Підпису - вкладка «За КЕП» (не доступно для інших країн) та вручну - вкладка «За реквізитами»:

../../../_images/User_registration_035.png

При реєстрації за реквізитами потрібно вказати ЄДРПОУ/ІПН та Назву компанії (обов’язкові поля відмічені червоною зірочкою *). При введенні ЄДРПОУ/ІПН відбувається пошук і якщо Ваша компанія є у відкритих джерелах, то Назва компанії заповнюється автоматично:

../../../_images/User_registration_037.gif

Примітка

Якщо вказаний на етапі реєстрації код ЄДРПОУ чи ІПН вже зареєстрований на платформі EDI Network, то Ви можете створити запит на приєднання за допомогою кнопки «Приєднатися» (після чого реєстрація завершується) або повернутися «Назад», якщо допустили помилку при заповненні ЄДРПОУ/ІПН:

../../../_images/User_registration_038.png

Поки власник акаунта не підтвердить приєднання, користувач, який проходив реєстрацію не має доступу до сервісів:

../../../_images/User_registration_039.png

Адміністраторам компанії (ролі «Адміністратор» та «Супер адміністратор») відправляється лист на узгодження з посиланням на форму додавання нового користувача. Очікуйте на Вашу пошту лист-повідомлення про рішення адміністратора компанії:

../../../_images/User_registration_040.png

Підказка

Для зменшення терміну очікування зв‘яжіться з вашим адміністратором або зверніться до технічної підтримки EDIN.

Після реєстрації доступний демо режим у використанні платформи протягом 30 днів.

Якщо Ваша компанія ще не була зареєстрована, то відкривається третій крок, де потрібно заповнити Індекс/Область/Населений пункт/Адресу (поля теж автоматично заповнюються з відкритих джерел):

../../../_images/User_registration_041.png

Далі Ви можете заповнити опціональні, однак важливі поля КАТОТТГ (присутній пошук за назвою) та GLN (якщо маєте):

../../../_images/User_registration_042.png

Примітка

В разі відсутності GLN – поле не заповнюється, GLN буде створено автоматично (переглянути всі GLN можливо у відповідному розділі особистого кабінету: Налаштування – GLN.

В наступному вікні можете додати кілька слів про Вашу компанію:

../../../_images/User_registration_043.png

Ознаймившись з вступною інформацією, можете «Завершити» реєстрацію:

../../../_images/User_registration_044.png

Примітка

«Код ознаки джерела податкового номера» визначається автоматично під час реєстрації нового користувача на платформі, орієнтуючись на код ЕДРПОУ та ІПН компанії. Перевірити коректність автоматично заповненого значення можливо в налаштуваннях основного GLN акаунта (Налаштування – GLN).

По завершенню реєстрації створюється обліковий запис (акаунт) та надається доступ до платформи EDI Network відповідно до договору оферти та політикою конфіденційності. Користувач, який пройшов реєстрацію, стає власником облікового запису (акаунту) та наділяється максимальними повноваженнями щодо керування обліковим записом (акаунтом).

Після реєстрації доступний демо режим у використанні платформи протягом 30 днів.

3 Відновлення/зміна пароля

В разі якщо ви забули свій пароль є можливість його відновити. Для відновлення пароля потрібно натиснути на кнопку «Забули пароль?»:

../../../_images/User_registration_025.png

Далі в вікні ввести свою пошту, скориставшись кнопкою «Відновити»:

Важливо

Відновлення пароля можливе тільки для користувачів в яких в якості логіну використовується email. В разі якщо логін відрізняється від email для відновлення пароля прохання звернутися до технічної підтримки!

../../../_images/User_registration_026.png

Після чого система проінформує про відправку листа для відновлення пароля на раніше вказану адресу:

../../../_images/User_registration_028.png

На пошту прийде лист з посиланням для переходу на форму введення нового пароля:

../../../_images/User_registration_029.png

При переході за посиланням вкажіть новий пароль та підтвердіть його:

../../../_images/User_registration_030.png

Після введення нового пароля одразу можливо здійснювати авторизацію до платформи EDI Network.

4 Загальний вигляд платформи

Незалежно від сервісу, верхня панель складається з:

../../../_images/rabota_s_platformoj_117.png
  1. Пошуковий рядок;

  2. Контакти

  3. Новини;

  4. Повідомлення;

  5. Меню сервісів - відкриває меню для переходу в сервіси платформи;

  6. Меню користувача.

5 Меню (папки) платформи

При первинному вході на платформу буде виконаний вхід до каталогу з «Вхідними» документами.

../../../_images/rabota_s_platformoj_074.png

Для переходу в потрібний Вам розділ необхідно його вибрати (обраний розділ має помітку):

  1. «Вхідні» - розділ всіх вхідних документів від контрагентів.

  2. «Надіслані» - розділ всіх відправлених документів від Вашої організації до контрагентів.

  3. «Погодження» - розділ вхідних документів, що були запущені на погодження (на рівні Вашої організації).

  4. «Важливі» - розділ документів, що були зазначені як важливі.

  5. «Чернетки» - розділ всіх збережених на етапі створення, але поки не відправлених документів.

  6. «Архів» - розділ оброблених і перенесених в архів документів.

  7. «Масові дії» - розділ результатів виконання масових операцій (дії з обраними документами) за останні 7 днів.

  8. «Аналітика» - розділ інфографіки по документообігу організації.

6 Робота з документами на платформі

Після успішної авторизації на платформу відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

../../../_images/landing_edi.png

6.1 Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

Щоб сформувати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі «Замовлення» (ORDER) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Вхідні» і обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_001.png

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_002.png

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_003.png

Дані Відправника та Одержувача - це Ваші дані та дані Вашого Контрагента, що заповнюються з документа підстави автоматично і не підлягають редагуванню.

За замовчуванням Тип документа зазначається як «Підтвердження замовлення»; за потреби Тип документа можливо переобрати з випадаючого списку: Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення:

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_004.png

Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок);

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../../_images/ORDERS_na_EDI_Network_2.0_024.png

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача.

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), на базі якого був створений даний документ.

Блоки Додаткова інформація та Рампи (інформація про умови та час відвантаження) є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Ціна без ПДВ та Підтверджена кількість товару прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_005.png

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

При редагуванні Підтвердженої кількості позиції (Замовлена кількість та Підтверджена кількість відрізняються) її статус автоматично змінюється на «Зміна кількості»:

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_008.png

За замовчуванням всі табличні позиції «Будуть доставлені» (колонка Дія). Для зміни даних підтвердження поставки потрібно обрати (відмітити галочкою) позиції в таблиці та в «Дії над вибраними» обрати: «Буде доставлено» або «Відмовлено»:

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_006.png

Після чого Підтверджена кількість за «Відмовленими» позиціями буде рівною нулю. В колонці Дії - буде відображатись поточний статус дії за позиціями. Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_007.png

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_009.png

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_010.png

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:

../../../_images/ORDRSP_na_EDI_Network_011.png

6.2 Створення та відправка «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі надісланого «Підтвердження замовлення» (ORDRSP)

Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_009.png

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_010.png

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_011.png

Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа).

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../../_images/ORDERS_na_EDI_Network_2.0_024.png

Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок);

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), як початкового документа.

За накладною № - номер накладної.

Важливо

Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_004.png

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

Важливо

Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_005.png

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_006.png

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_007.png

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із попередніми документами:

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_008.png

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua