Документообіг з мережею «Епіцентр» на платформі EDI Network 2.0. Інстукція Постачальника

Зміст:

• Документообіг з мережею «Епіцентр» на платформі EDI Network 2.0. Інстукція Постачальника

  • Вступ

  • 1 Вхід на платформу

  • 2 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

  • 3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

  • 4 Формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE)

  • 5 Обробка вхідної «Накладної на повернення» (DOCUMENTINVOICE_NP)

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Епіцентр» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:

• Замовлення (ORDERS)

• Підтвердження замовлення (ORDRSP)

• Повідомлення про відвантаження (DESADV)

• Видаткова накладна (DOCUMENTINVOICE_DRN)

• Акт розбіжностей (DOCCORINVOICE)

• Повідомлення про прийом (RECADV)

• Накладна на повернення (DOCUMENTINVOICE_NP)

Загальна схема документообігу:

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі за допомогою Email. Змінити пароль, електронну пошту чи інші Ваші особисті дані можливо в Вашому «Профілі користувача».

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

2 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

Мережа є ініціатором документообігу і надсилає «Замовлення» (ORDER). Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника / Одержувача заповнюються автоматично з документа-підстави та обраної компанії і не підлягають редагуванню. Підтип документа Підтвердження замовлення (Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення), Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача. Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування.

Блоки Додаткова інформація та Рампи необов’язкові для заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення табличних позицій.

В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Товарні позиції переносяться з «Замовлення» і за замовчуванням мають статус «Буде доставлено». Можливо коригувати значення Підтверджена кількість товару прямо в таблиці (при цьому в товарній позиції автоматично проставляється «Зміна кількості»):

Увага

Підтверджена кількість товарних позицій не може перевищувати зазначену в «Замовленні»!

Також можливо обрати (відмітити чекером) позиції, за якими потрібно змінити статус доставки на Буде доставлено (Підтверджена кількість = Замовлена кількість) або Відмовлено (Підтверджена кількість =0) за допомогою кнопки «Дії над вибраними»:

Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!

Постачальник може редагувати «Підтверджену кількість» та «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:

3 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Щоб сформувати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) на підставі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Надіслані» і обрати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Заповнити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» ().

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

Поля Номер, Дата документа, Дата/час проведення доставки заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки, Кінцевий одержувач також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), як початкового документа.

За накладною № - номер накладної.

Важливо

Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Блоки Додаткова інформація та Транспортування є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Кількість, що постачається, Ціна без ПДВ, Ціна з ПДВ (підраховується автоматично) та Ставка ПДВ прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

Важливо

Увага! У разі створення кількох видаткових накладних на замовлення, необхідно на кожну накладну формувати Повідомлення про відвантаження. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із попередніми документами:

4 Формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE)

Для формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити надіслане «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) лівою кнопкою миші та створити «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE) багато даних автоматично переносяться з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника та Одержувача заповнюються автоматично з обраної компанії та документа-підстави відповідно і не підлягають редагуванню. Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа заповнюються автоматично поточною датою, але доступна до редагування за потреби. Дані Точки доставки також заповнюються автоматично з документа-підстави.

Підказка

Номер контракту / Дата контракту - поля, що заповнюється автоматично з документа-підстави («Повідомлення про відвантаження» (DESADV) / «Замовлення» (ORDERS) / «Повідомлення про прийом» (RECADV)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору поставки» з цим контрагентом (Довідники-> Довідник договорів) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):

Також можливо «Додати» новий договір (після відправки документа дані договору зберігаються автоматично):

Номер та Дата «Замовлення» також переносяться автоматично. Блок Додаткова інформація необов’язковий до заповнення і «згорнутий» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличнии позиціями.

Про необхідність заповнення та інші помилки в табличній частині документа Ви будете проінформовані (вказується номер позиції та невідповідність), а також рядок позиції виділяється помаранчевим кольором:

«Змінити» дані позиції можливо в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Лише після видалення можливо «+Додати» товарні позиції, що були зазначені в «Замовленні»:

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого можливо «Підписати» (2):

4.1 Підписання та відправка «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE)

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

---

Після підписання «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE) документ потрібно «Відправити»:

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа зі своєї сторони переглядає та підписує документ або формує у відповідь «Акт розбіжностей» (DOCCORINVOICE) у разі незгоди - Ви зможете його знайти у вхідних та зможете підписати_ його в стандартний спосіб платформи EDI Network 2.0.

Наприкінці позитивного завершення документообігу Ви отримаєте «Повідомлення про прийом» (RECADV).

5 Обробка вхідної «Накладної на повернення» (DOCUMENTINVOICE_NP)

Примітка

«Накладна на повернення» (DOCUMENTINVOICE_NP) є додатковим (опціональним) документом, що відправляється зі сторони мережі за потреби повернення товарів, що були доставлені в рамках ланцюжка поставки.

Для обробки «Накладної на повернення» (DOCUMENTINVOICE_NP) в сервісі «EDI Network» потрібно перейти у «Вхідні» та вибрати «»Накладна на повернення» в статусі «Очікує на підписання отримувачем» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку):

Відкриється форма документа, де Ви зможете ознайомитись з причинами повернення, позиціями, кількістю (вся доступна інформація за позиціями відкривається при натисканні на кнопку «Показати повністю»):

Якщо Ви згодні зі змістом документа Ви можете Прийняти чи Відхилити «Накладну на повернення» (DOCUMENTINVOICE_NP). Для того, щоб Прийняти документ обов’язково потрібно «Підписати»:

Підказка

Процес підписання є типовим на платформі EDI Network та описаний в розділі вище.

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua