Документообіг з мережею «Епіцентр» на платформі EDI Network 2.0. Інстукція Постачальника


Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Епіцентр» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:

Загальна схема документообігу:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_028.png

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

../../../_images/rabota_s_platformoj_072.png

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі.

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI+ЮЗД»:

../../../_images/landing_edi.png

2 Формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER)

Мережа є ініціатором документообігу і надсилає «Замовлення» (ORDER). Для формування «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_002.png

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_003.png

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_004.png

Дані Відправника / Одержувача заповнюються автоматично з документа-підстави та обраної компанії і не підлягають редагуванню. Підтип документа Підтвердження замовлення (Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення), Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок);

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» (лупа) у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_005.png

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача. Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування.

Блоки Додаткова інформація та Рампи необов’язкові для заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення табличних позицій.

В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Товарні позиції переносяться з «Замовлення» і за замовчуванням мають статус «Буде доставлено». Можливо коригувати значення Підтверджена кількість товару прямо в таблиці (при цьому в товарній позиції автоматично проставляється «Зміна кількості»):

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_006.png

Увага

Підтверджена кількість товарних позицій не може перевищувати зазначену в «Замовленні»!

Також можливо обрати (відмітити чекером) позиції, за якими потрібно змінити статус доставки на Буде доставлено (Підтверджена кількість = Замовлена кількість) або Відмовлено (Підтверджена кількість =0) за допомогою кнопки «Дії над вибраними»:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_007.png

Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!

Постачальник може редагувати «Підтверджену кількість» та «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_008.png

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_009.png

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_010.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_011.png

3 Формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE)

Для формування «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_002.png

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Видаткову накладну» (DOCUMENTINVOICE) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_012.png

У відкритій формі «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE) багато даних автоматично переносяться з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_013.png

Дані Відправника та Одержувача заповнюються автоматично з обраної компанії та документа-підстави відповідно і не підлягають редагуванню. Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа заповнюються автоматично поточною датою, але доступна до редагування за потреби. Дані Точки доставки також заповнюються автоматично з документа-підстави.

Підказка

Номер контакту / Дата контакту - поля, що заповнюється автоматично з документа-підстави («Повідомлення про відвантаження» (DESADV) чи «Замовлення» (ORDERS)). Якщо ці дані повністю чи частково відсутні, то при наявності «Договору поставки» з цим контрагентом (Особистий кабінет-> Договори) дані заповнюються автоматично. Якщо таких договорів кілька, то доступний вибір з випадаючого списку (з пошуком):

../../../_images/BOX_Market_Standard_029.png

Також можливо «Додати» новий договір (після відправки документа дані договору зберігаються автоматично):

../../../_images/BOX_Market_Standard_030.png

Номер та Дата «Замовлення» також переносяться автоматично. Блок Додаткова інформація необов’язковий до заповнення і «згорнутий» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличнии позиціями.

Про необхідність заповнення та інші помилки в табличній частині документа Ви будете проінформовані (вказується номер позиції та невідповідність), а також рядок позиції виділяється помаранчевим кольором:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_014.png

«Змінити» дані позиції можливо в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_015.png

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_016.png

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого можливо «Підписати» (2):

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_017.png

3.1 Підписання та відправка «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE)

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../../../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../../../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../../../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../../../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../../../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../../../_images/file4.png ../../../_images/file5.png

Після підписання «Видаткової накладної» (DOCUMENTINVOICE) документ потрібно «Відправити»:

../../../_images/Epicentr_EDI_instruction_017.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із пов’язаними документами. Мережа зі своєї сторони переглядає та підписує документ або формує у відповідь «Коригування видаткової накладної» (DOCCORINVOICE) у разі незгоди.


Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua