Документообіг з мережею «Варус» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція для Постачальника

Зміст:

• Документообіг з мережею «Варус» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція для Постачальника

  • Вступ

  • 1 Вхід на платформу

  • 2 Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

  • 3 Створення та відправка «Рахунку» (INVOICE) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

  • 4 Обробка вхідного «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005)

  • 5 Обробка вхідної «Прибуткової накладної» (COMDOC_007)

  • Підписання на платформі EDIN 2.0

    • Контакти

---

Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «Варус» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:

• Замовлення (ORDER)

• Підтвердження замовлення (ORDRSP)

• Рахунок (INVOICE)

• Акт про виявлені недоліки (COMDOC_005)

• Прибуткова накладна (COMDOC_007)

Загальна схема документообігу:

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі за допомогою Email. Змінити пароль, електронну пошту чи інші Ваші особисті дані можливо в Вашому «Профілі користувача».

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

2 Створення та відправка «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

Щоб сформувати «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) на підставі «Замовлення» (ORDER) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» увійти в папку «Вхідні» і обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаного «Замовлення» (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника та Одержувача - це Ваші дані та дані Вашого Контрагента, що заповнюються з документа підстави автоматично і не підлягають редагуванню.

За замовчуванням Тип документа зазначається як «Підтвердження замовлення»; за потреби Тип документа можливо переобрати з випадаючого списку: Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення:

Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача.

Автоматично вказується номер та дата «Замовлення» (ORDER), на базі якого був створений даний документ.

Блоки Додаткова інформація та Рампи (інформація про умови та час відвантаження) є необов’язковим до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично за табличними даними.

Товарні позиції переносяться з «Замовлення». Можливо коригувати значення Ціна без ПДВ та Підтверджена кількість товару прямо в таблиці чи «Змінити» «Дані позиції» в розширеній формі після натискання на штрих-код позиції:

Всі зміни за позиціями потребують узгодження з Вашим Контрагентом!

При редагуванні Підтвердженої кількості позиції (Замовлена кількість та Підтверджена кількість відрізняються) її статус автоматично змінюється на «Зміна кількості»:

За замовчуванням всі табличні позиції «Будуть доставлені» (колонка Дія). Для зміни даних підтвердження поставки потрібно обрати (відмітити галочкою) позиції в таблиці та в «Дії над вибраними» обрати: «Буде доставлено» або «Відмовлено»:

Після чого Підтверджена кількість за «Відмовленими» позиціями буде рівною нулю. В колонці Дії - буде відображатись поточний статус дії за позиціями. Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Після внесення всіх даних потрібно «Зберегти» (1) документ, після чого його можливо «Відправити» (2):

Після збереження документ можливо знайти в папці «Чернетки». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із «Замовленням»:

3 Створення та відправка «Рахунку» (INVOICE) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDERS)

Для формування документа «Рахунок» (INVOICE) на підставі вхідного «Замовлення» (ORDER) потрібно у папці «Вхідні» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити рахунок (для зручності можливо скористатись пошуком):

Потрібно відкрити вхідне «Замовлення» (ORDER) лівою кнопкою миші та створити «Рахунок» (INVOICE) в блоці ланцюжка документів для мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

У відкритій формі «Рахунок» (INVOICE) майже всі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок «Пошук контрагента» () чи «Вказати себе» ();

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» () або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При «Пошуку контрагента» () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:

В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Вантажовідправника, Вантажоодержувача, Кінцевого одержувача, Замовника, Платника.

Обов’язково потрібно заповнити поля, обравши значення з випадаючого списку:

1. Валюта рахунку - вибрати валюту: Гривня / Євро / Долар США

2. Зі ставкою ПДВ - вибрати ставку податку на додану вартість: 0% / 7% / 19% / 20%

Окрім цього важливо вказати Накладна № / від - номер та дата накладної - повинні повністю збігатися з номером/датою оригіналу паперової накладної! та обрати дату доставки (поле Поставка повинна бути проведена):

Дані з «Замовлення» переносяться автоматично і недоступні до редагування. Блоки Додаткова інформація та Інформація про постачальника необов’язкові до заповнення і «згорнуті» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.

Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!

Постачальник може редагувати «Кількість», «Ціну без ПДВ» прямо в таблиці чи «Змінити» дані позиції в розширеній формі «Дані товару» після натискання на штрихкод позиції:

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити». Також можливо «+Додати» нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2):

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із іншими документами (цифрою відзначається кількість документів в ланцюжку):

4 Обробка вхідного «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005)

Примітка

«Акт про виявлені недоліки» (COMDOC_005) може відправлятися зі сторони мережі за потреби зазначення причини повернення товарів, що були доставлені в рамках ланцюжка поставки та коригування документів поставки.

Для обробки «Акта про виявлені недоліки» (COMDOC_005) в сервісі «EDI Network» потрібно перейти у «Вхідні» та вибрати «Акт про виявлені недоліки» в статусі «Очікує на підписання отримувачем» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку):

Відкриється форма документа, де Ви зможете ознайомитись з документом. Якщо Ви згодні продовжити документообіг, потрібно «Підписати» вхідний документ:

Підказка

Процес підписання є типовим на платформі EDI Network та описаний в розділі нижче.

Після підписання документ змінює свій статус на «Підписано двома сторонами».

Примітка

Для того, щоб Відхилити «Акт про виявлені недоліки» (COMDOC_005) можливо оформити типову для комерціних документів «Відмову від підписання» (детальніше):

5 Обробка вхідної «Прибуткової накладної» (COMDOC_007)

Для обробки «Прибуткової накладної» (COMDOC_007) в сервісі «EDI Network» потрібно перейти у «Вхідні» та вибрати «Прибуткова накладна» в статусі «Очікує на підписання отримувачем» (для зручності можливо скористатись рядком пошуку):

Відкриється форма документа, де Ви зможете ознайомитись з документом. Якщо Ви згодні з документом, його потрібно «Підписати»:

Підказка

Процес підписання є типовим на платформі EDI Network та описаний в розділі нижче.

Після підписання документ змінює свій статус на «Підписано двома сторонами».

Примітка

Для того, щоб Відхилити «Прибуткову накладну» (COMDOC_007) можливо оформити типову для комерціних документів «Відмову від підписання» (детальніше):

Підказка

Також після підписання документа (документ підписаний з обох сторін в статусі «Підписано двома сторонами») за згодою сторін можливо відправити «Запит на анулювання» документа (детальніше):

Ініціатором анулювання може виступати, як Мережа так і Постачальник.

---

Підписання на платформі EDIN 2.0

Попередження

При роботі з контрагентом ТМ «АТБ» активні додаткові перевірки на:

• захищеність носія підпису: доступними способами підписання є «Token», «Гряда» та «Cloud»;

• наявність посади підписанта: КЕП має містити в собі інформацію про посаду підписанта:

Винятком для цих перевірок є водії «Перевізників» в сервісі «Е-ТТН» (на роль водія ці перевірки не розповсюджуються).

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

---

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua