Формування Коригувальних Товарної і Податкової накладних (РКТН и РКПН). Інструкція для Постачальників мережі «МЕТРО»


Вступ

Дана інструкція описує порядок роботи з «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE) (далі РКТН) та «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12) (далі РКПН) для Постачальників мережі «МЕТРО Кеш енд Кері Україна» на web-платформі EDIN 2.0.

Загальна схема документообігу:

../../../_images/Metro_schema.png

Інструкція описує порядок формування цих документів, як то передбачено процесом: завершеним ланцюжком документообігу з мережею «МЕТРО» є відправлений документ «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE) з коректним статусом, а також створений на його підставі документ «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12).

1 Вхід на платформу

Для роботи з WEB сервісом Ви можете використовувати будь-який браузер (рекомендованим є Google Chrome останньої версії). Для входу до сервісу платформи необхідно Авторизуватись : перейти за посиланням https://edo-v2.edin.ua/auth, ввести Ваш логін і пароль користувача, натиснути «Вхід», як це зазначено на зображенні нижче:

../../../_images/rabota_s_platformoj_072.png

Підказка

Нові користувачі можуть самостійно пройти Реєстрацію на платформі.

Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці «Продукти та рішення» EDIN потрібно обрати сервіс «EDI Network»:

../../../_images/landing_edi.png

Увага

Перед початком роботи з даними документами необхідно заповнити всі реквізити компанії в «Особистому кабінеті» -> «Налаштування» -> «Компанії».

2 Формування «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE)

У випадку коли Постачальник чи Мережа знайшли помилки в підписаній «Товарній накладній» (DOCUMENTINVOICE), Постачальнику потрібно формувати «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE).

Щоб сформувати «Коригування товарної накладної» (DOCCORINVOICE) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» в папці «Надіслані» обрати «Товарну накладну» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN), на підставі якої потрібно створити новий документ-коригування (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_001.png

Потрібно відкрити надіслану «Товарну накладну» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) лівою кнопкою миші та створити «Коригування товарної накладної» (DOCCORINVOICE) в блоці ланцюжка документів для мережі за допомогою кнопки «Створити документ»:

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_002.png

У відкритій формі «Коригування товарної накладної» (DOCCORINVOICE) значна частина полів заповнюються автоматично з пов’язаної «Товарної накладної» (DOCUMENTINVOICE.DocumentFunctionCode = TN) (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_003.png

Дані Відправника - це Ваші дані, що заповнюються автоматично і не підлягають редагуванню. Змінити дані Одержувача можливо за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа).

Потрібно заповнити поле Номер та обрати Дату зі зручного picker-вікна. Точка доставки - ідентифікатор місця доставки (GLN, адреса), хоч і заповнюється автоматично, однак потребує перевірки/редагування (кнопки «Пошук контрагента» (лупа) / «Вказати себе» (будинок)): має бути зазначений GLN, де/звідки здійснюється прийомка/повернення (може відрізнятись від того, що автоматично переноситься з «Товарної накладної» (DOCUMENTINVOICE));

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) можливо вказати чи змінити дані контрагента, використовуючи в пошуку назву компанії, GLN або ІПН:

../../../_images/RECADV_na_EDI_Network_11.png

Поля «GLN для виставлення рахунку» та «Платник» також заповнюються і редагуються за допомогою кнопок «Пошук контрагента» (лупа) чи «Вказати себе» (будинок).

«Номер контракту» підтягується автоматично з документа-підстави, а значення для поля «Причина коригування» потрібно обирати з випадаючого списку:

  • Коригування прийомки на «-» / Коригування повернення на «-» - в блоці товарних позицій в поле «Коригування кількості» чи «Коригування ціни» потрібно вказувати значення зі знаком «-«. Поля «Кількість товару за накладною» і «Ціна без ПДВ» повинні залишатися незмінними.

  • Коригування прийомки на «+» / Коригування повернення на «+» - в блоці товарних позицій в поле «Коригування кількості» чи «Коригування ціни» потрібно вказувати значення без знаків. Поля «Кількість товару за накладною» і «Ціна без ПДВ» повинні залишатися незмінними.

Обов’язково заповнюються поля «Номер податкової накладної» / «Дата податкової накладної», а також «Номер Розрахунку коригування до ПН» / «Дата Розрахунку коригування до ПН» пов’язаного «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12).

Поля «Номер повідомлення про відвантаження», «Номер повідомлення про прийом» ( Для Мережі «МЕТРО» замість номера повідомлення про прийом указується номер повернення з metrolink!), «Номер товарної накладної», «Дата товарної накладної» теж є обов’язковими до заповнення (заповнюються з документа-підстави).

В полі Коригуючі дані потрібно обрати значення до коригування («Коригування ціни» / «Коригування кількості»).

Важливо

Увага! Номер вказаної накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Блоки Додаткова інформація необов’язковий для заповнення та «згорнутий» за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_004.png

В табличній частині створеного документа знаходиться перелік товарних позицій з документа-підстави. В залежності від обраного значення поля «Коригуючі дані», до швидкого редагування доступне поле «Коригування кількості» або «Коригування ціни»:

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_005.png

Попередження

Всі зміни за позиціями повинні виконуватись лише після узгодження з мережею!

«Змінити» дані товарної позиції можливо через pop-up вікно, що відкривається по кліку на штрихкод товару:

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_006.png

Для того, щоб поле Код УКТ ЗЕД при додаванні товарної позиції заповнювалось автоматично, необхідно, щоб дані були заповнені в Товарному довіднику.

Якщо по якійсь з позицій не було/буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити»:

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_008.png

Можливо також «+Додати» іншу позицію з вашого «Товарного довідника», заповнивши форму (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_009.png

Після внесення всіх необхідних змін в документ потрібно натиснути кнопку «Зберегти» (1), після чого документ можливо «Підписати» (2):

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_007.png

2.1 Підписання та відправка «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE) Постачальником

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../../../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../../../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../../../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../../../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../../../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Останній обраний Вами тип підписання запам’ятовується платформою і автоматично обирається при наступному підписанні. Також при застосуванні файлового ключа при повторному підписанні на рівні сесії потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../../../_images/file4.png ../../../_images/file5.png

Після підписання «Коригування товарної накладної» (DOCCORINVOICE) документ потрібно «Відправити»:

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_010.png

При відправці документа відредаговані дані товарних позицій автоматично оновлюються в «Товарному довіднику». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із пов’язании документами в статусі «Очікує на підписання отримувачем»:

../../../_images/Create_DOCCORINVOICE_from_011.png

Мережа «МЕТРО» зі своєї сторони обробляє документ та надає їм статуси:

  • «Документ переданий партнеру» - товарна накладна коректна.

  • «Документ переданий на ящик партнера» - товарна накладна коректна.

  • «Правильний канал не знайдено. Немає з’єднання з партнером» - в товарній накладній зазначений некоректний GLN одержувача і покупця.

  • «Помилка конвертації на вихідний формат» - є помилка у формі заповнення товарної накладної. Деякі поля були не заповнені або заповнені некоректно.

3 Формування «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12)

Щоб сформувати «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12) Вам потрібно в меню сервісу «EDI Network» в папці «Надіслані» обрати «Коригування товарної накладної» (DOCCORINVOICE), на підставі якої потрібно створити новий документ-коригування (для зручності можливо скористатись пошуком):

../../../_images/Create_DECLARj12_from_001.png

Потрібно відкрити надіслану «Коригування товарної накладної» (DOCCORINVOICE) лівою кнопкою миші та створити «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12) в блоці ланцюжка документів для мережі за допомогою кнопки «Створити документ» та обрати ставку ПДВ:

../../../_images/Create_DECLARj12_from_002.png

У відкритій формі «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12) обов’язкові до заповнення поля (позначені червоною зірочкою *) частково заповнюються автоматично з пов’язаного «Коригування до товарної накладної» (DOCCORINVOICE):

../../../_images/Create_DECLARj12_from_003.png

В нижній частині документа знаходиться перелік товарних позицій, які переносяться з «Коригування товарної накладної» (DOCCORINVOICE):

../../../_images/Create_DECLARj12_from_004.png

Після заповнення всіх даних документ потрібно (1) «Зберегти», (2) «Підписати» та (3) «Відправити»:

../../../_images/Create_DECLARj12_from_005.png

3.1 Підписання та відправка «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12) Постачальником

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../../../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../../../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../../../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../../../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../../../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Останній обраний Вами тип підписання запам’ятовується платформою і автоматично обирається при наступному підписанні. Також при застосуванні файлового ключа при повторному підписанні на рівні сесії потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../../../_images/file4.png ../../../_images/file5.png

Після підписання «Коригування до податкової накладної» (DECLARj12) документ потрібно «Відправити»:

../../../_images/Create_DECLARj12_from_006.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із пов’язании документами в статусі «Готовий до відправлення в ЄРПН»:

../../../_images/Create_DECLARj12_from_007.png

Після перевірки документа органом Державної Податкової Інспекції, йому буде присвоєно статус:

  • На коректний документ надійде статус «Зареєстровано в ЄРПН і відправлено покупцеві».

  • На некоректний документ надійде статус «Помилка при реєстрації в ЄРПН».


Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua