Інструкція по роботі з комерційними документами (налаштування підписання)


Для налаштування підпису окремої процедури проводити не потрібно. Усі налаштування та додавання файлового ключа здійснюються при першому підписанні.

1 Створення, підписання та відправка комерційного документа

Розглянемо приклад створення комерційного документу на web-платформі (його можливо створити «з нуля» або на підставі іншого документу):

  • Для створення комерційного документу «з нуля» потрібно натиснути кнопку «Створити» та вибрати зі списку комерційний документ, наприклад «Видаткову накладну»

../_images/dodavannyu_klyuchiv024.png
  • Для створення комерційного документу на підставі іншого документу потрібно перейти в документ-підставу, при перегляді якого в верхній частині єкрану буде представлений запропонований перелік документів, які можливо створити на основі розглядаємого документу

../_images/dodavannyu_klyuchiv025.png

Розглянемо приклад на основі «Видаткової накладної»

  1. Для відправки комерційного документа необхідно створити комерційний документ: відкрийте необхідний документ та в доступному списку документів для створення натисніть “Видаткова накладна”:

../_images/dodavannyu_klyuchiv6.png
  1. Заповнити всі обовʼязкові поля комерційного документа, які позначені червоною зірочкою *, наприклад «Номер документа» є обов’язковим полем:

../_images/dodavannyu_klyuchiv026.png
  1. Обовʼязково «Зберегти» необхідний документ

  2. Натиснути кнопку «Підписати»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_07n.png

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий чи апаратний ключ (Token). При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../_images/file7.gif

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png ../_images/file5.png

Після підписання документу інформація щодо підписанта відображається в блоці «Дані про підписантів». Для відправки документу необхідно натинути на кнопку «Відправити».

../_images/dodavannyu_klyuchiv_05n.png ../_images/dodavannyu_klyuchiv_06n.png

Комерційний документ додається в папку «Вихідні»:

../_images/dodavannyu_klyuchiv023.png

2 Робота з вхідним комерційним документом

2.1 Підписання комерційних документів (COMDOC)

Одержувачу необхідно:

  1. Відкрити папку «Вхідні»

  2. Вибрати необхідний документ

../_images/dodavannyu_klyuchiv_11n.png

Вхідний документ потребує підписання (при перегляді документу тікети на схемі — «не активні»)

../_images/dodavannyu_klyuchiv_12n.png
  1. Натиснути кнопку «Підписати і відправити у відповідь»

  2. Додати ключ для підписання (за необхідністю)

  3. «Підписати» комерційний документ

Важливо

Після натискання кнопки «Підписати та відправити у відповідь» комерційний документ відразу відправляється одержувачу без можливості редагування документа

Після відправки наступний тікет в схемі документообігу стане «активним», користувачу стає доступна функція створення Запиту на анулювання.

../_images/dodavannyu_klyuchiv_13n.png

2.2 Відкликання підпису комерційних документів (COMDOC)

Відправлені комерційні документи (COMDOC) можуть бути відкликані («Відкликання підпису»). Відкликання використовується при помилковій відправці документа. Відкликати комерційний документ (COMDOC) може лише Відправник за умови, що Отримувач ще не підписав документ (COMDOC). Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Відкликання підпису» на web-платформі активується відповідною кнопкою:

../_images/comdoc_revoke_001.png

Для того аби здіснити «Відкликання підпису» обов’язково потрібно вказати причину відкликання та підтвердити дію підписом («Підписати»):

../_images/comdoc_revoke_002.png

Після чого документ змінює свій статус на «Підпис відкликано».

../_images/comdoc_revoke_003.png

Документообіг завершено.

2.3 Відмова від підписання комерційних документів (COMDOC)

«Відмова від підписання» (COMDOC_021 квитанція №13) формується у відповідь на підписаний з однієї сторони комерційний документ в тому випадку, коли документ неправильно оформлений, наприклад, невірно вказані дані в полях документа.

Для відмови від підписання потрібно натиснути на кнопку «Відмова від підписання»:

../_images/comdoc_reject_001.png

Відмова від підписання підтверджується за допомогою КЕП. В формі для підписання додатково потрібно ввести текст причини відмови:

../_images/comdoc_reject_002.png

Після підписання червоною іконкою відмічено процес відмови від підписання, вказується текст відмови, документообіг завершено:

../_images/comdoc_reject_003.png

2.4 Анулювання підписаних комерційних документів (COMDOC)

Анулювання здійснюється над підписаним з обох сторін комерційним документом (COMDOC). Сторона ініціатор («Вхідний» або «Вихідний» документ) формує через кнопку «Запит на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11):

../_images/comdoc_repeal_001.png

Запит на анулювання підписується КЕП. В формі для підписання (процес підписання описаний в окремому розділі інструкції) додатково потрібно ввести текст причини анулювання:

../_images/comdoc_repeal_002.png

Після підписання жовтою іконкою відмічено початок процесу анулювання, вказується текст анулювання, для завершення документообігу документ потребує підтвердження запиту на анулювання:

../_images/comdoc_repeal_003.png

Після того, як компанія-ініціатор створила «Запит на анулювання» його потрібно прийняти: створити COMDOC_019 (квитанція №12). Для цього потрібно знайти і відкрити комерційний документ, що потребує підписання (документ в статусі «Запит на анулювання» з іконкою info):

../_images/comdoc_repeal_005.png

В відкритій формі документа можливо ознайомитись з причиною анулювання і потрібно натиснути на кнопку «Підтвердження запиту на анулювання»:

../_images/comdoc_repeal_006.png

Підтвердження потребує підписання (процес підписання описаний в окремому розділі інструкції). Підтверджена заявка на анулювання має наступний вигляд і символізує завершення документообігу:

../_images/comdoc_repeal_007.png

Документообіг завершено.

2.5 Підтвердження запиту на анулювання комерційного документа (COMDOC)

Важливо

Підтвердження запиту на анулювання комерційного документа формується на основі Запиту на анулювання.

Для підтвердження запиту на анулювання підписаного комерційного документа необхідно:

  1. Відкрити документ у «Надісланих»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_16n.png
  1. Натиснути — «Підтвердження запиту на анулювання»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_17n.png
  1. Додати ключ для підписання (за необхідністю)

  2. Вибрати необхідний ключ та натиснути — «Підписати»

../_images/file3.png

Запиту на анулювання підтверджено, документообіг завершено (останній тікет на схемі стане жовтого кольору):

../_images/dodavannyu_klyuchiv_18n.png

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua