Інструкція по роботі з комерційними документами (налаштування підписання)


Для налаштування підпису окремої процедури проводити не потрібно. Усі налаштування та додавання файлового ключа здійснюються при першому підписанні.

1 Створення, підписання та відправка комерційного документа

Розглянемо приклад створення комерційного документу на web-платформі (його можливо створити «з нуля» або на підставі іншого документу):

  • Для створення комерційного документу «з нуля» потрібно натиснути кнопку «Створити» та вибрати зі списку комерційний документ, наприклад «Видаткову накладну»

../_images/dodavannyu_klyuchiv024.png
  • Для створення комерційного документу на підставі іншого документу потрібно перейти в документ-підставу, при перегляді якого в верхній частині єкрану буде представлений запропонований перелік документів, які можливо створити на основі розглядаємого документу

../_images/dodavannyu_klyuchiv025.png

Розглянемо приклад на основі «Видаткової накладної»

  1. Для відправки комерційного документа необхідно створити комерційний документ: відкрийте необхідний документ та в доступному списку документів для створення натисніть “Видаткова накладна”:

../_images/dodavannyu_klyuchiv6.png
  1. Заповнити всі обовʼязкові поля комерційного документа, які позначені червоною зірочкою *, наприклад «Номер документа» є обов’язковим полем:

../_images/dodavannyu_klyuchiv026.png
  1. Обовʼязково «Зберегти» необхідний документ

  2. Натиснути кнопку «Підписати»

../_images/dodavannyu_klyuchiv_07n.png

Попередження

При роботі з контрагентом ТМ «АТБ» активні додаткові перевірки на:
  • захищеність носія підпису: доступними способами підписання є «Token», «Гряда» та «Cloud»;

  • наявність посади підписанта: КЕП має містити в собі інформацію про посаду підписанта:

../_images/atb_check_001.png

Винятком для цих перевірок є водії «Перевізників» в сервісі «Е-ТТН» (на роль водія ці перевірки не розповсюджуються).

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png ../_images/file5.png

Після підписання документу інформація щодо підписанта відображається в блоці «Дані про підписантів». Для відправки документу необхідно натинути на кнопку «Відправити».

../_images/dodavannyu_klyuchiv_05n.png ../_images/dodavannyu_klyuchiv_06n.png

Комерційний документ додається в папку «Вихідні»:

../_images/dodavannyu_klyuchiv023.png

2 Робота з вхідним комерційним документом

2.1 Підписання комерційних документів (COMDOC)

Одержувачу необхідно:

  1. Відкрити папку «Вхідні»

  2. Вибрати необхідний документ

../_images/dodavannyu_klyuchiv_11n.png

Вхідний документ потребує підписання (при перегляді документу тікети на схемі — «не активні»)

../_images/dodavannyu_klyuchiv_12n.png
  1. Натиснути кнопку «Підписати і відправити у відповідь»

  2. Додати ключ для підписання (за необхідністю)

  3. «Підписати» комерційний документ

Важливо

Після натискання кнопки «Підписати та відправити у відповідь» комерційний документ відразу відправляється одержувачу без можливості редагування документа

Після відправки наступний тікет в схемі документообігу стане «активним», користувачу стає доступна функція створення Запиту на анулювання.

../_images/dodavannyu_klyuchiv_13n.png

2.2 Відкликання підпису комерційних документів (COMDOC)

Відправлені комерційні документи (COMDOC) можуть бути відкликані («Відкликання підпису» - COMDOC_021 квитанція №14). Відкликання використовується при помилковій відправці документа. Відкликати комерційний документ (COMDOC) може лише Відправник за умови, що Отримувач ще не підписав документ (COMDOC). Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Відкликання підпису» на web-платформі активується відповідною кнопкою:

../_images/comdoc_revoke_001.png

Для того аби здіснити «Відкликання підпису» обов’язково потрібно вказати причину відкликання та підтвердити дію підписом («Підписати»):

../_images/comdoc_revoke_002.png

Після чого документ змінює свій статус на «Підпис відкликано».

../_images/comdoc_revoke_003.png

Документообіг завершено.

2.3 Відмова від підписання комерційних документів (COMDOC)

«Відмова від підписання» (COMDOC_021 квитанція №13) формується у відповідь на підписаний з однієї сторони комерційний документ в тому випадку, коли документ неправильно оформлений, наприклад, невірно вказані дані в полях документа.

Для відмови від підписання потрібно натиснути на кнопку «Відмова від підписання»:

../_images/comdoc_reject_001.png

Відмова від підписання підтверджується за допомогою КЕП. В формі для підписання додатково потрібно ввести текст причини відмови:

../_images/comdoc_reject_002.png

Після підписання червоною іконкою відмічено процес відмови від підписання, вказується текст відмови, документообіг завершено:

../_images/comdoc_reject_003.png

2.4 Анулювання підписаних комерційних документів (COMDOC)

Анулювання здійснюється над підписаним з обох сторін комерційним документом (COMDOC). Сторона ініціатор («Вхідний» або «Вихідний» документ) формує через кнопку «Запит на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11):

../_images/comdoc_repeal_001.png

Запит на анулювання підписується КЕП. В формі для підписання (процес підписання описаний в окремому розділі інструкції) додатково потрібно ввести текст причини анулювання:

../_images/comdoc_repeal_002.png

Після підписання жовтою іконкою відмічено початок процесу анулювання, вказується текст анулювання, для завершення документообігу документ потребує підтвердження запиту на анулювання:

../_images/comdoc_repeal_003.png

Після того, як компанія-ініціатор створила «Запит на анулювання» його потрібно прийняти: створити COMDOC_019 (квитанція №12). Для цього контрагенту потрібно знайти і відкрити комерційний документ, що потребує підписання (документ в статусі «Запит на анулювання» з іконкою info):

../_images/comdoc_repeal_005.png

Контрагент, що отримав «Запит на анулювання» в відкритій формі документа може створити у відповідь «Підтвердження запиту на анулювання» чи «Відхилити запит на анулювання»:

../_images/comdoc_repeal_009.png

2.4.1 Підтвердження запиту на анулювання комерційного документа (COMDOC)

Виконати «прийняття анулювання» COMDOC може лише отримувач «запиту на анулювання» (є квитанція №11) до того, як документ змінить свій стан на «анульовано» (в документа є квитанція №12). Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Прийняття анулювання» на web-платформі активується кнопкою «Підтвердження запиту на анулювання»:

../_images/comdoc_repeal_accept_008.png

Підтвердження потребує підписання (процес підписання описаний в окремому розділі інструкції). Підтверджена заявка на анулювання має наступний вигляд і символізує завершення документообігу:

../_images/comdoc_repeal_accept_007.png

Документообіг завершено.

2.4.2 Відмова від анулювання комерційних документів (COMDOC)

Виконати «відмову від анулювання» COMDOC може лише отримувач «запиту на анулювання» (є квитанція №11) до того, як документ змінить свій стан на «анульовано» (в документа є квитанція №12). Відмова від анулювання використовується у разі незгоди в потребі анулювання вже підписаного документа. Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Відмова від анулювання» на web-платформі активується кнопкою «Відхилити запит на анулювання»:

../_images/comdoc_repeal_reject_001.png

Для здійснення «Відмови від анулювання» обов’язково потрібно вказати причину відмови (процес не потребує підписання) та «Відправити»:

../_images/comdoc_repeal_reject_002.png

Після чого документ змінює свій статус на «Підписано з обох сторін», а на етапі анулювання вказується кількість відмов від анулювання:

../_images/comdoc_repeal_reject_003.png

Кількість «запитів на анулювання» та «відмов від анулювання» не обмежується.

У випадках багатократного відхилення запитів на анулювання може бути корисно ознайомитись з усією історією причин формування анулювань та їх відхилень (завжди відображається останній активний коментар):

../_images/comdoc_repeal_reject_004.png
Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua