Документообіг з мережею «АТБ» на платформі EDI Network 2.0. Інструкція для Постачальника

Зміст:


Вступ

Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею «АТБ» на платформі EDI Network 2.0. В документообігу приймають участь наступні документи:

Постачальник може працювати з ТОВ «АТБ-Маркет» напряму або через логістичного оператора ТОВ «Логістик Юніон».

Загальна схема документообігу:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_112.png

1 Постачання товару в ТОВ «АТБ-Маркет»

1.1 Формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Сторона Постачальника

Для формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Замовлення» (ORDER), за яким потрібно зробити відвантаження. Для пошуку достатньо ввести коректний номер документа в полі «Пошук». Документи також можливо шукати за Відправником, Датою документа і Одержувачем.

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_014.png ../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_015.png

Для формування «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) виберіть відповідний документ на формі-підказці - документ створиться автоматично.

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_016.png

Підказка

Документ «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) підтримує версіонність (на рівні одного ланцюжка документів). «Версія» документа використовується при заміні документа (номер документа зберігається): потрібно збільшувати значення на одиницю (n+1).

У відкритій формі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_017.png
  1. Одержувач - дані одержувача (мережі), компанія;

  2. Повідомлення про відвантаження № - номер «Повідомлення про відвантаження»;

  3. від - дата «Повідомлення про відвантаження», за замовчуванням вказана поточна дата;

  4. Доставка буде проведена - дата і час доставки;

  5. Постачальник - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа), або за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок);

  6. Покупець - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа), або за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок);

  7. Місце доставки - заповнюється автоматично або за допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа), або за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок);

  8. За накладною № - номер накладної;

  9. від - дата накладної.

Підказка

За допомогою кнопки «Пошук контрагента» (лупа) або ж за допомогою кнопки «Вказати себе» (будинок) можливо вказати чи змінити дані Покупця або Постачальника. Для пошуку введіть назву компанії, GLN або ІПН:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_005.png

Важливо

Увага! Номер вказаної накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

Також повинні збігатись перелік товарних позицій (які були замовлені), їх кількість, що постачається. Система автоматично заповнює значення за позиціями з раніше відправленого документа «Замовлення», на основі якого був створений документ «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Можливо вносити зміни в кількість і ціну позицій.

Всі зміни за позиціями тільки після узгодження з мережею!

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_018.png

Увага

Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в «Замовленні»!

Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і «Видалити».

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1), потім «Відправити» (2).

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_019.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із «Замовленням» і «Підтвердженням замовлення».

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_020.png

Якщо у користувача (Постачальника) є доступ до сервісу «ЕТТН», то за допомогою вже відправленого «Повідомлення про відвантаження» (DESADV) можливо створити та відправити в Мережу документ «ТТН»:

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_08.png

При цьому деякі поля створюваного документа автоматично заповнюються полями з документа підстави («Повідомлення про відвантаження» (DESADV)):

../../../_images/DESADV_na_EDI_Network_09.gif

Кількість створених ТТН на підставі одного DESADV необмежено. Детальніше про створення ТТН за посиланням.

Важливо

Вимоги для використання функціоналу створення ЕТТН на підставі «Повідомлення про відвантаження» (DESADV):

  • для акаунта відправника DESADV підв’язана компанія-вантажовідправник, в якій заповнені місто та адреса;

  • поточний користувач підв’язаний під знайдену компанію-вантажовідправника;

  • для GLN-ів з DESADV заповнено ЕГРПОУ (varEdrpouCode) / ИНН (varInnCode);

  • в знайденій компанії-вантажоотримувача заповнені місто та адреса;

  • GLN з DESADV відноситься до адреси знайденої компанії-вантажоотримувача;

  • в знайденій адресі компанії-вантажоодержувача заповнені місто, вулиця, код КОАТУУ.

1.2 Формування «Видаткової накладної» (COMDOC_006). Сторона Постачальника

Перед початком роботи з «Видатковою накладною» необхідно заповнити всі реквізити, які будуть відображатися в документі з боку постачальника.

Важливо

Увага! Зверніть увагу, що реквізити заповнюються українською мовою і повинні відповідати інформації в реєстраційних документах компанії.

Для формування «Видаткової накладної» (COMDOC_006) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Для пошуку достатньо ввести коректний номер документа в полі «Пошук». Документи також можливо шукати за Відправником, Датою документа і Одержувачем.

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_021.png ../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_022.png

Для формування «Видаткової накладної» (COMDOC_006) виберіть відповідний документ на формі-підказці - документ створиться автоматично.

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_023.png

У відкритій формі «Видаткової накладної» (COMDOC_006) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_024.png
  1. Видаткова накладна № - номер «Видаткової накладної»;

  2. від - дата «Видаткової накладної», за замовчуванням вказана поточна дата;

  3. «Повідомлення про відвантаження №» - номер «Повідомлення про відвантаження»;

  4. від - дата «Повідомлення про відвантаження»;

  5. На замовлення № - номер «Замовлення»;

  6. від - дата «Замовлення»;

  7. Версія - версія «Видаткової накладної»;

  8. На підставі - поле для вибору типу документа-підстави;

  9. - номер документа-підстави;

  10. від - дата документа-підстави.

Підказка

Блоки даних контрагентів (Відправника і Замовника) заповнюються автоматично. За допомогою кнопки «Редагувати» ці дані можливо замінити вручну (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_025.png

Блоки згортаються за допомогою кнопки «Сховати»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_026.png

Змінити дані Замовника можливо також за допомогою «Пошуку», вказавши назву компанії, GLN або ІПН:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_027.png

Також можливо Додати нового контрагента, наприклад, Платника або Перевізника. При додаванні контрагента потрібно обрати роль контрагента із випадаючого списку (1) і натиснути на зелену кнопку «+» (2). Новий блок дозволяє здійснити пошук контрагента (3) за назвою компанії, GLN, ІПН:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_028.png

В блок Параметрів можливо «Додати» (плюс) чи «Видалити» (мусорка) власні значення. З документа-підстави автоматично заповнюються обов’язкові Параметри доставки - «Точка доставки» та «Адреса доставки»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_031.png

Блок Результат вираховується з табличної частини і містить загальну інформацію за товарними позиціями:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_032.png

Алгоритм розрахунку суми накладної: 1. Закупівельна ціна без ПДВ з двома знаками після коми множиться на кількість; 2. Отримана сума без ПДВ округляється до двох знаків після коми (Допустиме округлення: 0,5коп на одиницю товару); 3. Підсумкова сума без ПДВ розраховується шляхом підсумовування сум без ПДВ всіх рядків документа; 4. Підсумкова сума без ПДВ множиться на ставку ПДВ товару в документі- отримуємо суму ПДВ по документу (Допустиме округлення: 1коп); 5. Підсумкова сума з ПДВ документа розраховується як сума підсумкової суми без ПДВ і суми ПДВ.

Блок табличної частини з переліком позицій заповнюються автоматично з документа-основи DESADV (поля , Найменування, Штрихкод, Базова ціна, ПДВ за од. продукції, Ціна, Кількість, Артикул покупця, Сумма без ПДВ, Сумма з ПДВ) та з товарного довідника (поля Од. Вим., Артикул продавця, Код УКТЗЕД).

Можливо вносити зміни в кількість, ціну позицій та відсоток ставки ПДВ.

Всі зміни за позиціями тільки після узгодження з мережею!

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_033.png

Увага

Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в «Замовленні»!

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1) та «Підписати» (2):

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_034.png

Після збереження документ потрапляє в папку «Чернетки»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_035.png

Підказка

Процес підписання на платформі описаний в окремому розділі за посиланням .

Помилка

На платформі EDIN 2.0 здійснюються перевірки документів на валідність КЕП, на приналежність власника сертифіката КЕП зазначеному підприємству, перевірки на коректність заповнення документа і відповідність один одному в рамках одного пакета документів. Постачальнику відправляється квитанція про результати перевірки і в разі помилки статус файл з повідомленням:

  • помилок не виявлено

  • перевищення кількості

  • товар відсутній в повідомленні про відвантаження

  • помилка ціни

  • помилка дати поставки

  • помилка ставки ПДВ

  • помилка суми без ПДВ

  • помилка суми ПДВ

  • помилка суми з ПДВ

  • невідповідний договір

  • помилка назви постачальника

  • помилка назви перевізника

  • помилка назви покупця

  • невід. ЄДРПОУ постачальника

  • невід. ЄДРПОУ перевізника

  • невід. ЄДРПОУ покупця

  • помилка юридичної адреси покупця

  • в повідомленні про відвантаження вказана схема постачання через відповідальне зберігання

  • помилка дати документа

  • товари не збігаються з повідомленням про відвантаження

  • помилка адреси місця поставки

  • помилка дати договору

  • документ не відповідає договору постачання

  • постачальник не є платником ПДВ

  • в документі є товари з різними ставками ПДВ

Підписаний документ можливо «Відправити»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_036.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» зі статусом «Потребує підписання отримувачем»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_037.png

Доступне Відкликання підпису - COMDOC_021 квитанція №14 (детальніше).

Попередження

Після оприбуткування товару в обліковій системі складу, якщо кількість поставленого товару відповідає кількості DESADV і дата переходу права власності в COMDOC_006 відповідає фактичній даті приймання товару, приймальник складу мережі ТОВ «АТБ-Маркет» накладає КЕП на Видаткову накладну (COMDOC_006).

У разі якщо кількісно-цінові значення в позиціях в документі розходяться з фактичними, то мережа «АТБ» формує у відповідь «Акт приймання товару до ВН» - COMDOC_035 (детальніше у наступному підрозділі).

1.3 Отримання і підписання «Акта приймання товару до ВН» (COMDOC_035). Сторона Постачальника

Після того, як мережа «АТБ» сформувала «Акт приймання товару до ВН» (COMDOC_035), його потрібно затвердити підписанням. Для цього у папці «Вхідні» потрібно знайти і відкрити акт, що потребує підписання (документ в статусі «Поребує підписання отримувачем»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_108.png

В відкритій формі документа можливо ознайомитись з відхиленнями в табличній частині:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_109.png

Увага

Для того аби мережа «АТБ» підписала «Видаткову накладну» (COMDOC_006) потрібно узгодити (підписати) «Акт приймання товару до ВН» (COMDOC_035)!

«Акт приймання товару до ВН» (COMDOC_035) можливо «Підписати і відправити у відповідь»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_111.png

Підказка

Процес підписання на платформі описаний в окремому розділі за посиланням .

Після того, як обидві сторони підписали «Акт приймання товару до ВН» (COMDOC_035) мережа «АТБ» може підписати «Видаткову накладну» (COMDOC_006).

2 Постачання товару в ТОВ «АТБ-Маркет» з поставкою через логістичного оператора ТОВ «Логістик Юніон»

Примітка

Ця частина інструкції призначена лише для Постачальників, що працюють через ТОВ «Логістик Юніон»!

2.1 Формування «Акта приймання-передачі (додаток 8)» (COMDOC_032). Сторона Постачальника

Для формування «Акта приймання-передачі (додаток 8)» (COMDOC_032) потрібно у папці «Надіслані» обрати «Повідомлення про відвантаження» (DESADV). Для пошуку достатньо ввести коректний номер документа в полі «Пошук». Документи також можливо шукати за Відправником, Датою документа і Одержувачем.

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_041.png ../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_042.png

Для формування «Акта приймання-передачі (додаток 8)» (COMDOC_032) виберіть відповідний документ на формі-підказці - документ створиться автоматично.

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_039.png

У відкритій формі «Акта приймання-передачі (додаток 8)» (COMDOC_032) деякі поля заповнюються автоматично з пов’язаного документа-підстави (обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_040.png
  1. Акт приймання-передачі (додаток 9)(складська логістика) № - номер «Акта приймання-передачі (додаток 8)»;

  2. від - дата «Акта приймання-передачі (додаток 8)», за замовчуванням вказана поточна дата;

  3. «Повідомлення про відвантаження №» - номер «Повідомлення про відвантаження»;

  4. від - дата «Повідомлення про відвантаження»;

  5. На замовлення № - номер «Замовлення»;

  6. від - дата «Замовлення»;

  7. Версія - версія «Акта приймання-передачі (додаток 8)»;

  8. На підставі - поле для вибору типу документа-підстави;

  9. - номер документа-підстави;

  10. від - дата документа-підстави.

Блоки даних контрагентів (Замовника і Виконавця) частково заповнюються автоматично. Блок Замовника (відправника) містить додаткові обов’язкові до заповнення поля (позначені червоною зірочкою *):

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_043.png

Після того, як всі обов’язкові дані будуть заповнені блоки можливо згорнути за допомогою кнопки «Сховати»:

Увага

В якості Виконавця за допомогою «Пошуку» чи вручну (ввести дані через кнопку «Редагувати») потрібно зазначити компанію «Логістик Юніон»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_044.png

Також можливо Додати нового контрагента, наприклад, Платника або Перевізника. При додаванні контрагента потрібно обрати роль контрагента із випадаючого списку (1) і натиснути на зелену кнопку «+» (2). Новий блок дозволяє здійснити пошук контрагента (3) за назвою компанії, GLN, ІПН:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_045.png

В блок Параметрів можливо «Додати» (плюс) чи «Видалити» (мусорка) власні значення. З документа-підстави автоматично заповнюються обов’язкові Параметри доставки - «Точка доставки» та «Адреса доставки»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_031.png

Блок Результат вираховується з табличної частини і містить загальну інформацію за товарними позиціями. Блок табличної частини з переліком позицій заповнюються автоматично з документа-основи DESADV. Можливо вносити зміни в дані позиції (кількість, базову ціну позицій та відсоток ставки ПДВ).

Всі зміни за позиціями тільки після узгодження з мережею!

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_046.png

Увага

Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в «Замовленні»!

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти» (1) та «Підписати» (2):

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_047.png

Після збереження документ потрапляє в папку «Чернетки».

Підказка

Процес підписання на платформі описаний в окремому розділі за посиланням .

Підписаний документ можливо «Відправити»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_048.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Надіслані» зі статусом «Потребує підписання отримувачем»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_049.png

Доступне Відкликання підпису - COMDOC_021 квитанція №14 (детальніше).

2.2 Отримання і підписання «Акта приймання товару до АПП» (COMDOC_034). Сторона Постачальника

Після того, як компанія «Логістик Юніон» сформувала «Акт приймання товару до АПП» (COMDOC_034), його потрібно затвердити підписанням. Для цього у папці «Вхідні» потрібно знайти і відкрити акт, що потребує підписання (документ в статусі «Поребує підписання отримувачем»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_087.png

В відкритій формі документа можливо ознайомитись з відхиленнями в табличній частині:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_088.png

Увага

Для того аби компанія «Логістик Юніон» підписала «Акт приймання-передачі (додаток 8)» (COMDOC_032) потрібно узгодити (підписати) «Акт приймання товару до АПП» (COMDOC_034)!

«Акта приймання товару до АПП» (COMDOC_034) можливо «Підписати і відправити у відповідь»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_090.png

Підказка

Процес підписання на платформі описаний в окремому розділі за посиланням .

Після того, як обидві сторони підписали «Акт приймання товару до АПП» (COMDOC_034) компанія «Логістик Юніон» може підписати «Акт приймання-передачі (додаток 8)» (COMDOC_032), як це описано в інструкції для мережі.

2.3 Отримання «Акта приймання-передачі (додаток 9)» (COMDOC_033). Сторона Постачальника

«Акт приймання-передачі (додаток 9)» (COMDOC_033) від компанії «Логістик Юніон» знаходиться в папці «Вхідні». Для пошуку достатньо ввести коректний номер документа в полі «Пошук». Документи також можливо шукати за Відправником, Датою документа і Одержувачем.

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_070.png ../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_068.png

Відкритий «Акт приймання-передачі (додаток 9)» (COMDOC_033) можливо «Підписати і відправити у відповідь»:

../../../_images/ATB_external_EDI_instruction_072.png

Підказка

Процес підписання на платформі описаний в окремому розділі за посиланням .

Документообіг завершено.

Підписання на платформі EDIN 2.0

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../../../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../../../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../../../_images/file3.gif

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../../../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../../../_images/file4.png ../../../_images/file5.png

Відкликання підпису комерційних документів (COMDOC)

Відправлені комерційні документи (COMDOC) можуть бути відкликані («Відкликання підпису»). Відкликання використовується при помилковій відправці документа. Відкликати комерційний документ (COMDOC) може лише Відправник за умови, що Отримувач ще не підписав документ (COMDOC). Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Відкликання підпису» на web-платформі активується відповідною кнопкою:

../../../_images/comdoc_revoke_001.png

Для того аби здіснити «Відкликання підпису» обов’язково потрібно вказати причину відкликання та підтвердити дію підписом («Підписати»):

../../../_images/comdoc_revoke_002.png

Після чого документ змінює свій статус на «Підпис відкликано».

../../../_images/comdoc_revoke_003.png

Документообіг завершено.

Анулювання підписаних комерційних документів (COMDOC)

Анулювання здійснюється над підписаним з обох сторін комерційним документом (COMDOC). Сторона ініціатор формує через кнопку «Запит на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11):

../../../_images/comdoc_repeal_001.png

Запит на анулювання підписується КЕП. В формі для підписання (процес підписання описаний в окремому розділі інструкції) додатково потрібно ввести текст причини анулювання:

../../../_images/comdoc_repeal_002.png

Після підписання жовтою іконкою відмічено початок процесу анулювання, вказується текст анулювання, для завершення документообігу документ потребує підтвердження запиту на анулювання:

../../../_images/comdoc_repeal_003.png

Після того, як компанія-ініціатор створила «Запит на анулювання» його потрібно прийняти: створити COMDOC_019 (квитанція №12). Для цього потрібно знайти і відкрити комерційний документ, що потребує підписання (документ в статусі «Запит на анулювання» з іконкою info):

../../../_images/comdoc_repeal_005.png

В відкритій формі документа можливо ознайомитись з причиною анулювання і потрібно натиснути на кнопку «Підтвердження запиту на анулювання»:

../../../_images/comdoc_repeal_006.png

Підтвердження потребує підписання (процес підписання описаний в окремому розділі інструкції). Підтверджена заявка на анулювання має наступний вигляд і символізує завершення документообігу:

../../../_images/comdoc_repeal_007.png

Документообіг завершено.

Відмова від підписання комерційних документів (COMDOC)

«Відмова від підписання» (COMDOC_021 квитанція №13) формується у відповідь на підписаний з однієї сторони комерційний документ в тому випадку, коли документ неправильно оформлений, наприклад, невірно вказані дані в полях документа.

Для відмови від підписання потрібно натиснути на кнопку «Відмова від підписання»:

../../../_images/comdoc_reject_001.png

Відмова від підписання підтверджується за допомогою КЕП. В формі для підписання додатково потрібно ввести текст причини відмови:

../../../_images/comdoc_reject_002.png

Після підписання червоною іконкою відмічено процес відмови від підписання, вказується текст відмови, документообіг завершено:

../../../_images/comdoc_reject_003.png

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua